お客様対応の内容を共有できる問合せ管理アプリを作ってみよう！

こんにちは！

第三回目になりますブログを執筆する事になりました営業の渡部です。
当ブログはサイボウズ社のkintoneを使ってみたい、使い始めた、という方向けにお役立ちする情報を配信していく事を目的に今後も連載していきます。
第３回目は、日々お客様の問合せ対応をされている方向けの問合せ管理アプリを作ってみたいと思います。

お客様からの問合せに対して、一時受付者以外にも、営業、経理、技術、品質・・・とさまざまな人が対応しますが
対応する部門が多岐に渡れば渡るほど、社内の情報共有と連携はとても大切ですよね。

そこでkintoneにアプリを作成して問合せ対応をスムーズに運用してみましょう！

まずはアプリの作成で「アプリストアから選ぶ」を押して・・・・。

◆「ATTAZoo+」ご紹介ページはこちら

アプリの作成

問合せ管理のアプリを選択します。

レコード一覧画面

レコード詳細画面

あっというまにアプリの作成が完了しました。しかし、もう少し情報を加えたいので以下のフィールドを追加してみます。
・部署名
・電話番号
・メールアドレス
・受付者
・（問合せ種別に）在庫・納期について

これで必要と思われるフィールドは追加できました！ 「受付者」と「対応者」を分けて管理すれば、誰が対応中なのかがわかるので便利ですよね。

 フィールド追加後の画面

次に、実際に問合せデータを入力してみます。

まずは、受付者がお客様問合せの内容を入力していきましょう。・・・、「受付者」「対応担当者」をユーザー選択フィールドにしていますが、名前を入力していくと予測候補が表示・選択できてとっても便利じゃないですか！
う～ん、細かなところで気が利いています♪

さて、受付者（渡部さん）が問合せ内容をkintoneに登録しましたので、あとのことは対応担当者（綱田さん）に任せましょう！

おや？でも、登録しただけだと次の対応担当者は問い合わせがきたことが伝わらないじゃないですか（涙）

そうだ！第１回ブログの「プロセス管理」を使ってみましょう！

アプリストアの問合せ管理アプリには、すでにプロセス管理の設定がされていましたが、「プロセス管理を有効にする」がチェックされていなくて無効になってました。

なので、これを有効（チェック）にして。

プロセスの流れは、レコード保存（未処理）⇒処理開始（処理中）⇒完了する（完了）って感じでよいでしょうかね。

ここでポイント！
処理中ステータスの作業者を、フィールドから選択して「対応担当者」とします。すると、処理開始を実行すれば、入力した対応担当者へと作業が移ります。

さてと、ではさっそくプロセス管理の動作を試してみましょう。
いま一度レコード明細画面を開いてみると、よしよし、プロセスのボタンが出来上がってますねえ。

今度こそ綱田さんへ対応を依頼するぞ！処理開始ボタンを押すと、作業者に綱田さんがいますね。イメージどおりです！

実行をクリックすると。。。ステータスが処理中で、現在の作業者が綱田さんになりました！

では、綱田さんに伝わっているか、本人に確認してみます。
綱田さーん！
問合せ管理アプリからプロセスを飛ばしましたけど、自分が作業者として認識されてますか？？？
綱田さんのポータル画面の未処理に「問合せ管理」アプリが表示されました！
↓↓↓

これを見た綱田さんは、速攻この問合せに対応してくれました（＾＾）やったー！
問合せ対応をスムーズに運用する目標は達成しましたね♪

【次回予告！】

kintoneは簡単にアプリが作れちゃうから、最近アプリが増えてきたなあ。。。
アプリごとの管理番号ってちょちょいと付け足すことできないでしょうかね？　そんな相談されましたが果たして。。。

そんな問題をズバッと解決、kintoneプラグイン！ここに「簡単にしかも汎用性のあるレコード番号を採番したい！」をお送りします。