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2022.01.31

ちょっとでも“ラク”したい人のための業務効率化ツールとは?

コロナ禍によって急速に進んだテレワーク環境下において、社内外の会議やコミュニケーション手段としてWEB会議は私たちにとってなくてはならないビジネススタイルになりつつあります。でもWEB会議の予約って意外に面倒ですよね。そこで今回はGroonのスケジュールとZoomの会議を同時に予約でき、一気に業務効率化できるツールをご紹介します。


目次
    1. 業務効率化
      1. 働き方改革推進において業務効率化するためには?
    2. 業務効率化ツールの選定のポイント
    3. サイボウズグループウェア「Garoon」とWEB会議システム「ZOOM」
      1. サイボウズグループウェア「Garoon」とは?
      2. WEB会議システム「ZOOM」とは?
    4. GaroonからスケジュールとWEB会議を同時に予約できるツール「ATTAZoo G」
      1. 「ATTAZoo G」の嬉しいポイント3点
      2. 商品ラインナップ
    5. まとめ

業務効率化

コロナ禍で急速に進んだ企業のテレワークとともに、政府が掲げる「一億総活躍社会実現」に向け、働く人々の労働環境を大きく見直す取り組み「働き方改革」も社会に浸透し、当たり前のように企業にも根付いてきています。
業務効率化を進めるにあたっては各企業自身によって様々な工夫がなされているかとは思いますが、まず最初に思いつくのは「ムリ・ムダ・ムラ」を省くことで作業時間を削減し、残業を減らすということではないでしょうか。残業の軽減は体力・精神的な負担軽減のメリットもあり、また今まで着手できなかった業務にとりかかれるなど生産性向上も期待できます。

働き方改革推進において業務効率化するためには?

弊社グループ会社向けに業務委託サービスを展開している企業の業務効率化の成功事例から、実際に何をするべきかを現場の声からピックアップをしてみました。

現状の業務をすべて洗い出し、業務内容を把握する。
その業務が本当に必要なのかどうかを検討する。
必要な業務についても課題点を洗い出す。
部門の工数削減目標から個人の工数削減目標を掲げ、自分の業務にあてはめる。
工数削減目標を達成できた場合、またはできるためのアイディアを出した人も
評価するなど、モチベーションアップをしながら業務改善を実施していく。

各企業の実施方法は様々かと思いますが、この事例を通しても、個人の意識を企業がどのように変えていくかが業務効率化のカギだと考えます。
ただ本業の仕事も忙しい上に、それにまつわる諸々のちょっと面倒な作業もあったりしますよね。WEB会議予約もそんな中の一つ。Zoomで会議を予約して、関係者の予定表にZoom URLを登録、、、なんてことも皆さんの業務の一部として毎日のように起こっているのではないでしょうか?

業務効率化ツールの選定のポイント

① 手軽にはじめられる
② 費用もリーズナブル
③ 体験版などで実際に体験できて効果を把握できる

サイボウズグループウェア「Garoon」とWEB会議システム「ZOOM」

業務効率化を支援するツールは数多く存在しますが、その中でも人気の高い、導入社数6000社、利用者数280万人のサイボウズグループウェア「Garoon」と、2020年10ライセンス以上の国内顧客数が2500社から20,000社に増加し、全世界で75万人以上の方に利用されているWEB会議システム「ZOOM」についてご紹介いたします。

(参考サイト: zoom | 世界75万以上の企業が選んだWeb会議システム (k-idea.jp))

サイボウズグループウェア「Garoon」とは?

「Garoon」は、グループウェア、ポータル、ワークフローをオールインワンで提供しており一人ひとりの業務はもちろん、チーム全体の業務を効率化します。
実際に、「Garoon」を導入したお客様の89%が業務効率化アップを実感しているとのことです。

(参考サイト: クラウド型グループウェア「ガルーン」|残業なくして定時で帰ろう)

WEB会議システム「ZOOM」とは?

Zoomはいつでも、どこでもWEB会議を実現できるクラウドサービスです。ビジネスに最適化されており、Windows、MacOS、Android、iOSなど、あらゆるOSに対応しているのも特徴で、利便性もとても高く無料プランでもそれなりに使用可能で、有料プランでも比較的安価な設定になっています。


GaroonからスケジュールとWEB会議を同時に予約できるツール「ATTAZoo G」

上記2つのサービスを効率よく利用できるために開発されたのものが「ATTAZoo G (アッタゾージー)」
(正式名称:ATTAZoo G for Zoom予約)になります。
「ATTAZoo G」とはGaroonでスケジュール登録するだけで、Zoomミーティング予約も同時にできるツールです。Garoon上でミーティングを登録すると、
自動でZoomのミーティングURLを取得しGaroonの予定メモ欄に取得したURL記載します。
Zoomミーティング開催時に必要だったURLコピペ作業が不要となり、ZoomミーティングURLの貼り忘れもな
くなります。ニューノーマルな時代に定着したWeb会議のスケジュール予約作業を簡単に効率化します。

◆詳細はこちら

操作方法はとても簡単で2ステップで完了します。
【Step1】Garoonで会議スケジュール登録時、紐づけたいZoomユーザーを選択します。


【Step2】GaroonおよびZoomにスケジュールが同時に登録され、Garoon上にZoomのURLが反映されます。

「ATTAZoo G」の嬉しいポイント3点

うれしいポイントが3点あります。
1. 会議メンバーにZoomミーティングのURLを手間なく共有できます。
2. GaroonとZoomミーティングを同時にスケジューリングできるため、都度Zoomにログインする必要がありません。(Zoom のスケジュール取得忘れを防止)
3. GaroonでスケジュールすることによりZoomミーティングの重複を防止します。

商品ラインナップ

 

無償版

スタンダード

アドバンス

プロ

価格

\0

\25,000/月

\48,000/月

\100,000/月

登録可能Zoomライセンス数

1-10

1-20

1-50

無償アカウント

-

-

-

有償アカウント

-

 

利用状況可視化※

-

-

サポート


まとめ

会議予約なんて大した手間ではないと思われるかもしれませんが、
仕事に集中している際に、個々のサービスにログインして予約を反映させるということは結構面倒な作業かなと思います。
またそれが毎回重なると、意外に時間もとられてしまいます。ATTAZoo Gを活用すれば、業務のちょっとした手間をラクにすることができ、なおかつ重複予約のリスクも排除できます。
ちょっとでも業務効率化してラクしたい方にはおススメです。
無料体験版のご用意もありますので、ぜひご質問がございましたらJBアドバンスト・テクノロジー株式会社にご相談ください。



 

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