上司や経営者からの「今すぐ欲しい」を一発でクリアする！ 分析データ作成のポイント

データ分析を行う時は最初に「狙い」と「要件」を的確に掌握しなければいけません。例えば、成果物の書式イメージを想定したり、顧客を含めた関係者全員で「狙い」を共有化したりして提出の「要件」を確認するわけです。

次に、完成した時の内容について一定のイメージを予想しておきます。こうしておけば、作業の方向性を早期に修正することができるようになります。上記の作業を終わらせた後、要件を満たすために必要なソースデータ例・方針・手順・手続等の作業プロセスを決定します。

この作業を行うことで必要な時間やツール等が具体的に判ってくるため、納期や費用の見積りを回答することが可能になるのです。

データが示唆する事実を知るために詳細に分割する段階を「分析/ａｎａｌｙｓｉｓ」と言います。料理に例えると、食材を切り刻み加熱する段階です。その作業を積み重ね、最終的な結論を導き出す段階を「総合/ｓｙｎｔｈｅｓｉｓ」と言います。つまり、食器に盛り付ける段階です。

顧客に満足してもらう、つまりお客様が笑顔になるには、ここまでの作業の両方を確実かつ正確に行うことが欠かせません。最初のオーダーと給仕するタイミングを間違えないことが大切という点も同じです。

【「狙い」を捕捉できていない例】

「前期の業績が悪かった原因を調べる」という要求に応えて「営業本部別売上分析」を提出した場合、それを受け取った側は部署別の実績について分析を検討することになります。

たとえば「第二営業本部の売上達成率が７６％だった。これが会社全体の業績低下につながった原因だ」と理解するかもしれません。だとすると結果的に、第二営業本部に対して「翌期は売上計画を達成してください」と指示を出すことにしかなりません。ほとんどのケース で、このようなレポートでは本当の解決策を導き出すことはできません。敢えて新たに分析しなくても、その程度のことは経営陣も第二営業本部自体も判っていたはず。つまり「失敗レポート」です。このように、失敗レポートの多くは「だから何？」「すでに知っている」 という反応を呼んでしまいます。

１.より細かく分ける⇒営業本部別だけはなく、営業部・営業課・営業掛・営業担当者まで 突っ込んで分析する

２.別の分析軸を用いる⇒品目別・商品番号別・月別・週別・金額帯別・地域別など細かく 分析軸を増やして解析する

３.複数の分析軸を組み合わせる⇒営業部門別・品目別・月別などの分析軸を加える

必要な資料を作成するために、対象とするソースデータを決め、範囲を限定したうえで必要なメッシュで収集・抽出します。例えば、取引毎の明細データが必要なのか、集約したデータが必要なのかを判断します。

また、データ発生・実現の期間範囲も定義します。直接的に 使用できるソースデータが存在しない場合には、他データからの変換を検討し、それでも不足ならアンケートや更なるデータ収集の実施を検討します。

この時点で行うべき作業としては、使用するＢＩツールを決定して、その優位性や特徴及び機能の限界を共有することです。

ソースデータの生成にしても、それを用いた分析資料作成にしても、ビジネスの場では必ず再現可能性が求められます。

「高度で複雑な手続と直感的操作の連続のため二度とできません」という言い訳は通用しないのです。

誰が実施しても同じ結果になることが必須です。

そのため、分析資料には仕様書や解説文書が整備されていることほうが望ましいと言われています。

万一、誤りの可能性が指摘された場合でも、それを否定するにも肯定するにも確固たる根拠が必要だからです。

極めて複雑な手順を行わなければ作成できないデータ分析資料の場合は、その手順自体をプログラム化して自動化するという方法もあります。

ただし、プログラム化＝ブラックボックス化ですから、詳細かつ完全でシステム変更のたびに更新されるようになったシステム仕様書の整備は必須なのです。

データを総合する段階では最初に要求との合致を確認します。つまり、データを選び、分析し、総合した過程で最初の要求から離れていないことを確認するのです。想定通りに仮説を 証明する結果になっていれば完成です。そうでない場合にはミスを疑い、ソースデータやプロセスあるいは資料作成手続を再確認してミスを探します。それでも問題点が発見できなければ、仮説を破棄して仮説設定からの作業を再実施する必要があるかもしれません。なお、 ミスもなく仮説も正しいことが証明されたのなら、未知の事象が隠れている可能性を追及します。経営上の新発見となるかもしれない事象が見つかるかもしれません。

いずれの場合でも、最終成果物は重要な結論がひと目で判るように構成されたものであることが重要です。時間と費用を使って経営者をミスリードすることは絶対に回避するという姿勢が大切なのです。

そのためには「読み込まなければ判らない資料となってしまっていないか？」「誤解を生ずる表現になっていないか？」を自問自答することが必要です。

場合によっては「結論は出ませんでした」「必要なデータが得られませんでした」「分析したがよく判りませんでした」という最終報告を、勇気を出して提出することがあるかもしれません。ですが、不正確な資料や誤った資料、偏った資料を提出するよりはずっとましです。この段階で的確な判断を行うためにも、分析の当初に行う「狙い」の掌握が重要なのです