誰でも分かる電子帳簿保存法！改定後の実現可能な対応を解説！

2022/04/25

2022年1月の電子帳簿保存法（電帳法）の改正に伴い、電子データでの保存方法が様変わりします。
電子取引については電子保存が義務化されるため、何が電子取引にあたるのか、どう対策すれば良いのかを知っておく必要があります。
そこで今回は、電子帳簿保存法の概要や改正内容、電子化導入のメリット・デメリット、電子取引の需要が高まっている要因などについてご紹介します。

目次

電子帳簿保存法とは何？
1. 電子帳簿保存法の概要や目的
2. 電子帳簿保存法に対応すべき理由
令和4年（2022年）の改正内容
電子化を通じて電子帳簿保存法に対応する
1. 電子化導入のメリット・デメリット
電子取引の需要が高まっている理由
1. 電子取引の保安要件
2. 電子システムを通じて、自社の不足分を補う
まとめ

電子帳簿保存法とは何？

こちらでは、電子帳簿保存法の概要や対応すべき理由などについてご紹介します。

電子帳簿保存法の概要や目的

電子帳簿保存法とは、所得税法・法人税法といった国税関係の帳簿や書類（※1）について、電子データで保存することを認めた法律。
正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」です。

従来は法令上、原則として国税関係の帳簿や書類の保存は紙で行うように定められています。しかし、紙の保存は整理・分類・保管・廃棄などに手間がかかる他、保管スペースを確保するなどのコストもかかります。また、電子データをわざわざ印刷するなど非効率な作業を強いるという課題もあったため、こうした負担を軽減することを目的に1998年に電子帳簿保存法が成立したのです。

なお、電子データ保存が認められているのは
「電子計算機など会計システムを使用し、一から自分で作成した電子データ」
「紙の書類をスキャナで読み取ったもの」
「電子取引によって授受したデータ」です。

※1：決算書類（貸借対照表・損益計算書）、契約書、注文書、領収書、現金出納帳、仕訳帳、売掛金元帳など

電子帳簿保存法に対応すべき理由

電子帳簿保存法に対応すべき理由として、「業務の効率化」と「不正のチェック強化」が挙げられます。

先でも述べたように、従来の紙ベースによる帳簿書類の管理では、原本の整理や保管、破棄などに時間や手間、コストがかかります。
そうなると、売上に直結するコア業務にあてるはずの労働力が失われてしまい、業務効率が著しく低下してしまう恐れがあるのです。

しかし、電子帳簿保存法に対応すれば、国税関係帳簿書類に関する業務に費やしていた時間が削減できるため、必要な業務に労力を割くことができます。

また、紙ベースによる経費決算業務は領収書の有無や内容の成否、領収書をなくした場合に代わりとなる書類の準備など、あらゆるチェックに時間と手間がかかります。加えて、領収書を使い回していないか、明らかに経費に収まらないものを計上していないかなど、不正の有無も確認しなくてはなりません。その過程でヒューマンエラーが発生する可能性はゼロではないため、税務調査で問題視される可能性も出てくるでしょう。

しかし、電子化することで領収書のチェックを自動化できる他、スキャナー保存の場合はタイムスタンプを付与するため領収書の使い回しなどの不正にも即座に対応可能です。

令和4年（2022年）の改正内容

国内企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）推進の動きが高まる中、電子帳簿保存法（1998年）、
e-文書法施行に伴う改正（2005年）、平成27年度税制改正（2015年）、平成28年度税制改正（2016年）というように
時代に合わせて多くの法改正がなされました。

しかし、電子化適用の要件は多く複雑だったことから、多くの企業で紙から電子への移行がスムーズに進みませんでした。
そのため電子帳簿保存法の内容を見直すことになり、2022年1月の法改正では従来の保存手続き・要件が緩和されることになったのです。

改正後の内容は、以下のとおりです。

国税関係書類の要件緩和

電子帳簿保存法の改正により国税関係書類の要件緩和が決まりました。

改正によって変わった点は以下の5つの項目です。

改正事項	改正前	改正後
税務署長の事前承認制度の廃止	国税関係帳簿（電子的に作成したものも含む）を電子データとして保存する場合、事前に税務署長の承認が必要でした。	事務負担軽減のため、令和4年1月1日以後に保存する国税関係帳簿書類やスキャナ保存に関しては事前承認は不要です。
システム要件緩和と優良保存認定制度の新設、過少申告加算税の軽減措置	電子帳簿保存法に準じ、データを自由に改変できない、または訂正削除の記録が残るシステム・クラウドサービスを利用しなくてはなりませんでした。	最低3つの要件を満たせば電子データ保存が可能です。また、詳細な保存要件と検索要件を満たしていると判断される帳簿は「優良な電子帳簿」に認定されることになり、過少申告加算税が5％軽減されます。
スキャナ保存時に行うタイムスタンプ要件緩和	領収書などの受領後、3営業日以内に自署・スキャン・タイムスタンプの付与を行う必要がありました。	付与期間が最長約2か月に延長された他、受領者の自署も不要です。訂正や削除の履歴を残す、または訂正や削除ができないシステムに保存するという条件を満たせばタイムスタンプの付与は必要ありません。
検索要件の緩和	国税関係の帳簿・書類に応じて主要な記録項目（取引年月日や勘定科目、取引金額など）を定め、検索機能をつける必要がありました。加えて、日付や金額については範囲を指定できること、2つ以上の記録項目を組み合わせて検索できる機能を確保することも条件でした。	記録項目が「取引年月日（その他日付）」「取引金額」「取引先」に限定されます。また、検索による範囲指定や項目の組み合わせといった機能の確保も不要です（※2）。 ※2：税務職員による電子データのダウンロードに応じられる場合のみ
適正事務処理要件の廃止	不正防止のため、電子帳簿保存に関しては2名以上の相互チェックを行う他、定期検査の実施などが必要でした。また、チェック時は紙の原本を使い、チェックが完了するまでは破棄せずに保管しなくてはなりませんでした。	相互チェックや定期検査は不要です。

電子取引における電子データ保存の義務化

電子帳簿保存法の対象は大きく分けて「国税関係帳簿・書類」と「メールなどの電子取引によって授受した電子データ（電磁的記録）」
の2つです。前者は任意ですが、後者は電子帳簿保存法の改正により電子データでの保存が義務化されます。

国税関係帳簿	・仕訳帳　・現金出納帳　・買掛金元帳・売上台帳　・補助元帳・総勘定元帳　など		紙 or 電子 ※任意
国税関係書類	決算関係書類	・賃借対照表　・損益決算書・棚卸表　など
	取引関係書類	・契約書　・納品書・請求書　・見積書・領収書　・注文書　など
電子取引によって授受する電子データ	・電子メール　・EDI取引　・HP　・カード・クラウドサービス　・DVDなどの記録媒体・ペーパーレスFAX　など		電子のみ ※義務

電子データ保存の義務化には2年間の宥恕措置があります。
つまり、令和5年12月31日までの電子取引に関しては、税務調査の際に提示・提出できれば電子データをプリントアウトして紙で保管しても問題はありません。事前申請も不要です。

令和6年1月からは法令に従った電子データの保存が義務づけられます。
電子データの保存を紙で行うと国税関係書類とは認められず、税優遇を受けられない恐れもあるため、きちんと社内整備を進めましょう。

罰則規定の強化

税務署長による事前承認制度が廃止されるため、罰則規定が強化されます。

スキャナ保存した国税関係帳簿書類（電子データ）について、偽装や隠ぺいなどの不正事実があった場合は、申告漏れなどに生じる重加算税が10％加重されることになりました。スキャナ保存と同様に、電子取引においても同じ罰則が設けられます。

国税庁「電子帳簿保存法Q&A（一問一答）～令和3年12月31日までの保存等に関するもの～」

国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」

電子化を通じて電子帳簿保存法に対応する

テレワークの推進といった働き方改革などにより、電子化の流れは今後ますます強まることが予想されます。

電子化によるメリット・デメリットは、以下のとおりです。

電子化導入のメリット・デメリット

国税関係帳簿書類をはじめ、あらゆる帳票や書類を電子化することで、これらを管理・保管にかかる負担を軽減できます。
また、出力や郵送にかかる手間やコストを削減できる他、紛失や盗難などの事故を防止することにも役立ちます。

さらに、電子化することで外回りや出張などで会社にいなくても、すぐに書類を確認することが可能です。
テレワークでの業務効率化にも貢献できるでしょう。

多大なメリットがある一方で、電子データはデータの破損や消失、ウイルス感染、情報漏えい、
メールなどでやり取りする際の誤送信といったリスクがあります。
これらは会社の信用や価値を著しく低下させる恐れがあるため、セキュリティシステムを導入するなどの対策が必要です。

電子取引の需要が高まっている理由

近年、インターネットの普及やITの進化により電子取引を利用するケースが増えていますが、
それ以外にも電子取引の需要を高めているとされる理由が以下の2つです。

電子取引の保安要件

電子帳簿保存法を導入するにあたり、管理・保存のしやすさなどから電子取引の需要が高まることが予想されます。
まだ自社では本腰を入れて取り組んでいないという場合でも、取引先やクライアントから電子データによるやり取りを
お願いされるケースもあるかもしれません。

電子取引による電子データの保存は、真実性・可視性を確保するために要件が細かく定められていますが、
今回の改正によって緩和された部分もあるため、急ピッチで電子取引にシフトする企業も増えるのではないでしょうか。

電子システムを通じて、自社の不足分を補う

国内企業のDX推進が叫ばれる今、電子システムの導入といった社内のIT化、DX化が急速に進んでいます。

電子システムなどの導入によって業務を効率化、簡素化しようという動きは増えており、

例えば帳票ツール等を利用して紙の帳票を電子化するといった取り組みを進めている企業も増えてきています。

ただ、電子帳票に移行したくても、これまで使っていた紙の帳票が複雑すぎたり、量が膨大だったりして、電子化出来ないという現場の声も多く聞こえてきます。

ＪＢアドバンスト・テクノロジーの『PrintPro 2.0』は、業務部門のスタッフでも手軽に素早く帳票設計ができるツールです。
今までの帳票をそのまま電子化したい、というニーズを持つ方は、無料体験版もあるので、一度試してみることをおすすめします。

まとめ

2022年1月に改正される電子帳簿保存法により、企業の電子化への取り組みはますます勢いを増すでしょう。
国税関係帳簿書類について、今回の法改正で緩和される部分もありますが、
その分罰則も強化されています。混乱を避けるための宥恕期間が設けられているため、
その間にきちんと社内整備を進めて対応できるようにすることが大切です。

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