ペーパーレス化とは？進め方や成功事例、法改正について解説

DXの取り組みやリモートワークの浸透により、ペーパーレス化が加速してきました。また2022年の電子帳簿保存法の改正により、2024年1月から電子取引のデータ保存が完全義務化されることも、ペーパーレス化の追い風になっています。
しかしデータ保存の要件が厳格でハードルが高い、ペーパーレス化の進め方がわからない、紙の業務に慣れている社員への指導、導入費用の問題などからペーパーレス化がなかなか進まない企業も少なくありません。紙書類に頼る企業にペーパーレスを根付かせるには、どうすれば良いのでしょうか。
ＪＢグループでは、業務センターの紙・FAX業務を自動化し、毎月900件の請求書処理をテレワークで実現しました。このノウハウをもとに、他の企業への業務改善の支援も行っています。今回はＪＢグループが持つノウハウをもとに、ペーパーレス化の進め方や成功事例、法改正についても解説していきたいと思います。

DXについてはこちら

ペーパーレス化が必要な理由として、コロナ禍への対応や働き方改革、DXの取り組みの他にも、電子帳簿保存法の改正があります。 企業においては、決算関係書類や取引書類を7年間保存する必要があります。これらの書類は紙の状態だと膨大な枚数になるため、紙の消費や保管スペースといった大きなコストがかかります。 そのため特例として電子保存をするための要件を定めたのが電子帳簿保存法です。2022年の法改正で電子保存の要件が緩和されたことでハードルが下がり、ペーパーレス化しやすくなりました。 2022年に改正された電子帳簿保存法の主なポイントは次の通りです。

これまで帳簿や請求書、領収書等を電子保存するには、税務署への届け出が必要でしたが、今回の改正で不要になりました。ただし、すでに届け出をしており緩和された要件で運用したい場合は、その旨を届け出る必要があります。

紙で提出された請求書や領収書はスキャナーで読み取って画像で保存することが認められています。改正では保存する際の要件が緩和されました。例えば改正前は国税関係書類をスキャナーで読み取った際に帳簿と相互に関連性を確認できるようにしておく必要がありましたが、改正後は契約書、領収書のように資金や物の流れに直結・連動する書類に限定されています。

紙で提出された請求書や領収書は紙で保存しても問題ありませんが、PDFで提出された請求書やインターネットで購入した備品は電子データが原本となるため、紙で保存することができなくなりました。2023年までは猶予期間でしたが、2024年1月から完全に義務化されるため、注意が必要です。
電子帳簿保存法についてはこちらで詳しく解説しております。

DX化の一歩ともいえるペーパーレスですが、下記の課題から施策が進んでいない企業も少なくありません。

・紙書類を好む方が一定数いる

・導入費用がかかり設備が不足している

・デジタル機器の扱いに慣れていない従業員への指導ができていない

・オフィスと自宅で機材格差がある

・ペーパーレスに関する社内ルールが整備されていない

しかし、ペーパーレスへの取り組みを意識または実施している企業は75％以上ともいわれています。

75％の企業がペーパーレスを意識している

ペーパーレスのメリットは、主に下記の4つです。

ペーパーレスを導入する場合、セキュリティ強化やシステム障害対応に力を入れましょう。

例えば、ウイルスの侵入やハッキングなど外部から攻撃を受けると、大切なデータが盗まれたり、破壊されたりする恐れがあります。顧客情報の流出などのリスクもゼロではないでしょう。

また、災害などによってシステム障害が起きると、データの閲覧すらできなくなります。業務が停滞し、取引先からの信頼も低下してしまうため、あらかじめセキュリティやシステム障害については対策を講じることが大切です。

様々なメリットがあるペーパーレス化ですが、実現するのは簡単なことではありません。例として手書きの申込書を処理する場合を考えてみましょう。
申込書をスキャナーで読み込み画像を保存すればペーパーレス化したと言えますが、業務効率は変わりません。紙で業務を回しているからこそ生まれる煩雑な作業を効率化しなければ、真のペーパーレス化とは言えません。
ＪＢグループには、グループのバックエンド業務を担当する業務センターがあります。業務センターでは取引先と紙でやり取りする業務があり、ペーパーレス化の大きな課題となっていました。 そこで取引先からの紙の請求書やFAXでやり取りしている納期回答書をデジタル化しました。デジタル化とともに毎月900件の請求書処理を自動化したことで、テレワークで業務ができています。 ＪＢグループではこの時に得た経験を活かし、他の企業のペーパーレス化を支援しています。この経験からペーパーレス化の進め方には、次のポイントがあると考えています。

業務の見える化

ペーパーレス化を進めるには、どのような作業を行っているのかを棚卸し、リストやフローにして可視化するところから始めることが大切です。紙を扱う業務がどれだけあって、どれくらいの時間をかけているかという量的な部分を可視化することが、業務改善の第一歩となります。

業務の整理・見直し

業務を可視化すると、改善するべきことが見えてきます。業務の中で非効率な作業、ムダな作業について改善をしてから、ペーパーレス化をするという順序を守ることがポイントです。

必要なツールの検討

ビジネスに関するシステムにはさまざまなものがあり、クラウドだけでなく、オンプレミスのレガシーシステム（負の遺産）を抱えた企業も少なくありません。それらのデータを有意義に活用するためには、自社のシステムに適したツールを選ぶ必要があります。

テスト運用と教育を繰り返し実施

新たな仕組みを浸透させるのは簡単ではありません。導入では様々な課題が出てくることを想定してテスト運用を繰り返し、出てきた問題を一つひとつ解決していく必要があります。 テスト運用と並行して、教育を実施するのも重要なポイントです。ペーパーレス化の重要性を啓蒙したり、操作方法のサポートを行ったり、といった取り組みで利用者が積極的に活用する土壌を作っていきましょう。

ペーパーレスのシステム構築をするためには？

ＪＢアドバンスト・テクノロジーはペーパーレスに特化したサービスを提供しています。
アンケートの電子データ化はもちろん、請求書の振り分けや転記業務など、あらゆる紙業務に対応できる他、最先端のAI技術を搭載したAI OCR技術によっては、手書き文字でも99.2%という高い読み取り精度でデジタル化をすることが可能です。

DX化の一歩としてペーパーレスの導入を進めるなら、デジタル機器などに慣れていない方でも利用できるよう工夫することが大切です。
紙書類・資料と同じように使いやすいと感じられるツールを探したり、APIなどを活用して自社に合うシステムを開発したりと、自社でできることを考えてみましょう。

またDX化を進める中で、ペーパーレス以外にもあらゆる施策を行う必要が出てきます。
そのときにも、デジタル機器に不慣れな従業員の方へ配慮しながらツールなどを選びましょう。心を配ることで、ペーパーレス化などに前向きに取り組んでもらえるはずです。