RPA導入の落とし穴。よく起こる課題と解決方法について詳しく解説

2022/09/13

働き方改革や業務効率化のために「RPA」の導入を検討している企業も少なくないでしょう。
しかし、RPAの利便性だけにとらわれていると、いざ導入したときに大きな課題に直面してしまいます。
最悪の場合、業務が停止し、企業活動に大きな影響を及ぼすこともあるため注意が必要です。
そこで今回は、RPAの概要と導入前に把握しておくべき課題、対処法などについてご紹介します。RPAの導入を視野に入れている方は、ぜひご一読ください。

目次

RPAとは
RPAの課題
RPAの課題を解決する方法
まとめ

RPAとは

RPAとは、手順やルールが決まっている単純な定型業務を、ソフトウェアロボットにより自動化・代行する取り組みのことです。
「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の頭文字から「RPA」と呼ばれています。

RPAは、パソコン上で行うあらゆる業務が自動化できます。例えば、データ入力や集計、経費や給与の計算、メール送信などの単純で量の多い作業が該当します。
また、既存のシステム（商品・顧客・営業管理システム）とも連携できるため、業務効率化と生産性向上に役立ちます。

RPAとは？メリット・デメリットや注意点をわかりやすく解説

DXや働き方改革を進める企業に注目されているRPAツール。どんな機能があり何ができるのか気になる方もいるでしょう。本記事では、RPAの概要や導入のメリット・デメリット、注意点、ツール選定時のポイントなどをご紹介します。ぜひ、ご覧ください。

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RPAの課題

RPAは使いこなせば非常に強力なツールではありますが、適応できる業務に向き不向きがあり、全てにマッチする万能ツールというわけではありません。
こちらでは、RPA導入における課題をまとめました。

業務が停止する可能性がある

RPAは一度導入すればあとは放置というわけではありません。
導入時の動作テストをクリアしても、実際の業務では予期せぬ動作をしたり、動作遅延を起こしたりして、業務が停止することがあります。

また、運用方法の変更によってシステム連携に不具合が出たり、システム障害によってサーバーがダウンしたりと、企業活動に大きな損失を与える可能性があるのです。

属人化

RPAのように一定のITリテラシーが必要なシステムは、属人化しやすいという特徴があります。
RPAを利用するためには必ず自動化する業務の定義を設計する作業が必要となりますが、仮にその設計担当者が異動や転勤、転職をしてしまうと
たちまちRPAの扱いが難しくなることが予想されます。

担当者以外もRPAの業務内容を把握することはもちろん、引き継ぎに関してもきちんとしたルールを設けて属人化を防ぐことが大切です。

対象業務の選定が難しい

RPAをどの業務に活用したら良いか分からない、と頭を抱えるケースもあります。
RPAを適用できる対象業務は定型の事務作業や単純作業ですが、ホワイトカラーのバックオフィス業務は種類が多いため
どの業務をRPA化するのか悩むケースも少なくはないのです。

また対象業務の量が少ないと、RPAの導入・管理にかかるコストが導入メリットを上回ってしまうため
結果として企業にとってマイナスになる恐れもあります。仮に手作業で充分まかなえる業務もRPAで自動化してしまうと
導入の効果が感じられなかったり、作業効率が悪くなったりします。
RPAの導入そのものが目的にならないよう、対象業務の選定は慎重に行う必要があります。

RPA設計の人材不足

設計や運用におけるRPA人材の不足は、とくに中小企業に多くみられます。
RPAの定義設計・運用にはプログラミングなどの知識や経験がある程度は必要ですが
中小企業だとシステムエンジニアやプログラマーといった専門知識を持つ従業員が少ない傾向にあります。

専門知識がないとRPAの定義設計・運用ができず、RPAの利便性を発揮できません。

また、業務フローに変更があったときや、システム障害やエラーなどのトラブルが発生したときも
RPAに詳しい人材がいなければ修正などの対処ができず、業務がストップしてしまう恐れがあります。

設定方法が難しい

先でも述べたように、RPAの定義設計や運用には多少のエンジニアやプログラマーのような専門知識や経験が必要ですが
RPAの設定自体はプログラミング言語がいらないものも多く登場しています。

しかし、RPAは種類によってできることや設定方法が異なります。マニュアルやサポートセンターを利用しても
「想定した設定ができない」というケースは往々にしてあります。

RPA導入の成功はRPAの設定に関するノウハウと、業務に関する知識があることが前提です。
RPA＝プログラミング言語がいらないという情報だけで導入を決めると
「思うように動かない」「設定をどう変えれば良いか分からない」「非効率な設定になり必要以上にシステムに負荷がかかる」
などの失敗につながる恐れがあります。

ミス・トラブルの多発

RPAは業務効率を高めるのに役立ちますが、運用設計そのものにミスがあると、業務自動化の乱立
システム連携の不具合、システム障害の発生などにつながります。

またRPAの知識がない方や、業務に携わっていない方がRPA設定を行ってしまうと
「動作を把握できない」「誤作動を起こす」などといった野良ロボット（※1）の発生トラブルが起こりやすくなります。

ミスやトラブルが多発してしまうと、RPAによる業務効率化はたちまち破綻してしまうでしょう。
結果として、RPA導入が企業の損益につながる恐れがあるため注意が必要です。

※1：管理者不在などにより存在や動作の把握・管理ができていないRPAロボットのこと。

RPAの課題を解決する方法

こちらでは、RPAの課題を解決する方法について解説します。

RPAの課題を解決する方法

改善したい業務を明確化

まずは、RPAの導入によって改善したい業務を明確化しましょう。
あらかじめ業務課題と達成目標を明確にしておけばRPAツールの選定がしやすくなる他、RPAを活用する目的や運用方法が分からなくなる心配もありません。

RPAにより自動化する業務を選ぶ際は、下記2つをポイントにしましょう。

・手順やルールが単純な定型業務で、ある程度の業務量がある

・導入効果が見込める業務

逆に、頻繁にルール変更がある、人による業務判断が必要といった業務はRPA化にはおすすめできません。
RPAの導入前に部署内の業務を整理し、自動化に向いている業務と向いていない業務を仕分けておくとスムーズです。
また、RPA化する業務を事前に決めることで「なぜRPAを導入するのか」という点を従業員に説明できるため、理解を得られた上で導入を進められます。

業務にマッチするツールの選定

RPA化したい業務の選定が終わったら、その業務にマッチしたツールを選びましょう。
RPAツールと一口に言っても製品ごとに提供形態（デスクトップ型、クラウド型、オンプレミス型）の種類が異なったり
導入が簡単だけど単純なもの、設定が複雑だけど細かい部分まで対応できるものなど特徴が異なるため、業務によって向き不向きがあります。
長所と短所をきちんと見極めて、自社に適したルーツを選ぶことが大切です。

ある程度ツールの選定が完了したら、無料体験を活用しつつスモールスタートでRPA化に取り組みましょう。
RPA導入には費用がかかるので、各部署に一気に導入するとコスト高になります。また運用に手が回らない可能性があるため
仮にシステム障害などが起こった場合には対応が後手に回ることも考えられます。
本格的な導入の前に無料体験を活用し、自社システムや自社業務との相性を確かめることが大切です。

なお、ツールを提供するベンダーのサポート体制についても確認しておくと安心です。
ベンダーが対応する範囲と、自社で対応する範囲を事前に把握できれば、RPAツールを安全かつ長期的に活用できるでしょう。

ETLツールの導入

RPAの導入は自動化による業務課題の解決に役立ちますが、ETLツールでも業務自動化は可能です。

RPAが得意なことは主に人間が画面上で行う作業や操作になります。マウス操作やファイル操作などが該当します。
一方でETLは、様々なアプリケーションやサービスに接続し、データの流し込み、加工、集計などの処理を行い、目的のデータへ出力するといった、より内部的な処理に近いものとなります。

これら2つは得意とする分野が異なるものなので、自社の業務課題によってはETLツールのほうが適しているというケースもあります。

ETLとは？基礎からツールが求められている理由、導入事例まで紹介

DX化を進めるためにデータ連携・活用を行うなら、ETLツールの利用が有効です。本記事では、ETLの概要と3つの機能、他ツールとの違い、導入メリットなどを解説します。JBATのETLツールについてもご紹介しているので、ぜひご覧ください。

ETL 詳細 ≫

まとめ

RPAの導入には、開発や設定、運用などに難しい課題が多くあります。安易に導入を決めてしまうと失敗する恐れがあるため
「自社の課題解決に役立つかどうか」「導入後も問題なく運用ができるか」などを踏まえた上で慎重に検討することが大切です。

先でも述べたように、業務自動化の観点からシステムを選ぶならETLツールという選択肢もあります。
例えば、JBATの「Qanat 2.0」は、個別開発が不要なデータ自動連携ツールです。
オンプレミス・クラウド上のデータを、ノンプログラミングで他システムに連携可能。
データの抽出・加工・変換を自動化することで、業務効率アップや運用コスト削減を目指します。

業務の自動化といっても向いているツールはさまざまです。
RPAツールのほうが良いケースと、ETLツールのほうが良いケースがあるため、自社の業務課題に合わせて最適なツールを選びましょう。

Qanat 2.0について詳しく知りたいという方は、ぜひJBATまでご相談ください。

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