請求書処理を自動化するメリットは？デジタル時代の経理担当者必見！
2022/10/07
毎月の請求書の受領・処理業務にお困りの経理担当者さまも多いのではないでしょうか。
企業によって差はありますが、社内に届く請求書の数は膨大です。紙やデータなどの多様な受領方法に対応するため、「手作業だと作業が追いつかない」という担当者さまもいらっしゃることでしょう。請求書処理を自動化すれば、作業負担を軽減でき、さらにミスの発生を防ぐことも可能です。
今回は、手作業による請求書処理の課題、作業を自動化・効率化する方法、ツールの選定ポイントなどをご紹介します。
自動化するにあたって押さえておくべき法律や制度についても解説しますので、ぜひご参考にしてください。
- 目次
請求書処理の課題とは
こちらでは、請求書処理の主な課題を3つご紹介します。
取引先ごとにフォーマットが異なる
請求書の送付方法には明確な決まりはなく、紙でも電子データ（電子メールやWebサービスで届くPDFなど）でも届くため、受領業務は煩雑化してしまいます。
また、取引先ごとにフォーマットが異なるケースも珍しくなく、項目の場所や名称が違うことも往々にしてあります。
手作業で入力する際は、ミスがないように一つひとつ丁寧に確認するため、時間も労力もかかってしまいます。
また、取引先ごとにフォーマットが異なるケースも珍しくなく、項目の場所や名称が違うことも往々にしてあります。
手作業で入力する際は、ミスがないように一つひとつ丁寧に確認するため、時間も労力もかかってしまいます。
取引先からの請求書について、ルール変更をお願いするのは少々難しい部分もあるようです。
とくに付き合いが長く、昔気質の取引先が相手だと、言い出しづらさは増すでしょう。こうした取引先への配慮から、請求書処理の自動化が進まず困る担当者さまも少なくありません。
とくに付き合いが長く、昔気質の取引先が相手だと、言い出しづらさは増すでしょう。こうした取引先への配慮から、請求書処理の自動化が進まず困る担当者さまも少なくありません。
入力作業が面倒
請求書の受領業務も大変ですが、受領後の入力作業はさらに大変です。
先でも述べたように、取引先ごとにフォーマットや記載項目の名称などが異なると、確認しながらの作業になるため時間がかかってしまいます。
加えて、請求書処理は月末などに集中するため数が膨大になりやすく、通常業務と並行して進めるため担当者には体力的にも精神的にも大きな負担になります。
先でも述べたように、取引先ごとにフォーマットや記載項目の名称などが異なると、確認しながらの作業になるため時間がかかってしまいます。
加えて、請求書処理は月末などに集中するため数が膨大になりやすく、通常業務と並行して進めるため担当者には体力的にも精神的にも大きな負担になります。
ミスが発生しやすい
手作業による請求書処理は、ヒューマンエラーが発生しやすいです。
例えば、電卓で金額を計算するとき、数字が1つ違うだけでやり直しになります。
会計システムへの入力作業に関しても、手作業だとヒューマンエラーを100％防ぐことは困難です。
例えば、電卓で金額を計算するとき、数字が1つ違うだけでやり直しになります。
会計システムへの入力作業に関しても、手作業だとヒューマンエラーを100％防ぐことは困難です。
企業によっては二重チェックを設けているところもありますが、そもそもの作業量が膨大なので、より業務に割く時間が圧迫されます。
時間に追われながら作業を進めるため、ストレスやモチベーションの低下からミスを誘発する恐れがあるのです。
時間に追われながら作業を進めるため、ストレスやモチベーションの低下からミスを誘発する恐れがあるのです。
承認フローや管理に手間がかかる
紙の請求書だと承認フローの可視化がしづらく、どこで止まっているのか、どういう状況なのかを把握するのが困難です。
電子データとは違い、検索して確認することもできませんし、承認を行う担当者が不在の場合は作業がストップしてしまうこともあります。
電子データとは違い、検索して確認することもできませんし、承認を行う担当者が不在の場合は作業がストップしてしまうこともあります。
また、紙の請求書は保管義務があるため管理も大変です。ファイリングの手間だけでなく、保管場所の確保も必要になるため、あらゆる面でコストがかかります。
なお、電子データの請求書に関しても、データ管理が属人化してしまうと情報共有がスムーズに行えないという課題があります。
請求書の入力を自動化する上で押さえておくべき法律と制度
請求書の電子化には満たすべき要件があります。入力作業の自動化を推進する際は、下記の法律・制度を確認しましょう。
電子帳簿保存法
電子帳簿保存法は、国税に関する帳簿の保存方法に関する法律です。
1988年に施行された当初は、システム上で作られた電子データのみが対象でしたが、e-文書法が施行されたことで紙媒体のスキャナ保存が認められました。
もちろん国税関係書類に分類される請求書も電子化が可能です。
1988年に施行された当初は、システム上で作られた電子データのみが対象でしたが、e-文書法が施行されたことで紙媒体のスキャナ保存が認められました。
もちろん国税関係書類に分類される請求書も電子化が可能です。
なお、請求書を電子データで保存するには「可視性の確保」「真実性の確保」の2つの要件を満たす必要があります。
e-文書法
e-文書法は、法人税法・会社法・商法において保管義務のある帳簿や請求書に関して、電子データでの保存を認めた法律です。
「見読性」「完全性」「検索性」「機密性」の4つの要件があり、書類によって求められる要因は異なります。
「見読性」「完全性」「検索性」「機密性」の4つの要件があり、書類によって求められる要因は異なります。
インボイス制度
インボイス制度は、2019年の消費税率の引き上げ・軽減税率の導入に際して生まれた「仕入税額控除の新方式」です。
請求書への記載ルールが定められている他、適格請求書発行事業者への事前の登録を行うなど、適格請求書等保存方式に従い対応することが求められています。
請求書への記載ルールが定められている他、適格請求書発行事業者への事前の登録を行うなど、適格請求書等保存方式に従い対応することが求められています。
請求書処理を自動化・効率化する方法
請求書処理の自動化や効率化を図るなら、下記のポイントに留意しましょう。
業務フローの改善
業務フローを改善することで、多少なりとも効率化を図れます。請求書の受領・データ入力・銀行振り込みまでのフローに無駄はないかを再度確認してみましょう。
自分では気づけないこともあるため、同僚や上司に質問するなど第三者の目線で余計な作業が発生していないかを判断してもらうのも一つの手です。
自分では気づけないこともあるため、同僚や上司に質問するなど第三者の目線で余計な作業が発生していないかを判断してもらうのも一つの手です。
この他、受領後の返信メールにフォーマットを用意する、データ入力のマニュアルを刷新するなど、細かい点まで見直しを行うことが大切です。
データ化・フォーマットの統一
請求書をデータ化し、フォーマットも統一しましょう。「取引先に電子化してもらう」または「一部のアナログは許容しつつ、できる範囲で自動化を進める」という選択肢があります。
前者は取引先にお願いするためハードルはありますが、承認してもらえれば作業が一気に楽になります。
こちらでフォーマットを作成する、Webサービスを教えるなどのサポートをすれば、快諾してもらえる可能性は高くなるでしょう。
こちらでフォーマットを作成する、Webサービスを教えるなどのサポートをすれば、快諾してもらえる可能性は高くなるでしょう。
後者の場合、業務フローはほとんど変わりませんが、請求書情報を自動で認識・データ化するツールなどを導入することで、入力作業を効率化できます。
承認フローの簡略化
承認フローを簡略化すれば、請求書の状況を把握しやすくなります。
請求書受領サービスに、承認フローを簡略化できるシステムが搭載されているかを確認してみましょう。
請求書受領サービスに、承認フローを簡略化できるシステムが搭載されているかを確認してみましょう。
企業によってはあえて承認フローを複雑にしているケースもあるかもしれないので、その際はどこまで緩和してもらえるかを相談してみましょう。
ツールの導入
請求書の受領や入力を自動化できるツールを導入しましょう。
フォーマットが異なる請求書でもデータ化できたり、クラウド上で確認・修正できたり、一元管理できたりするツールはあります。
自社の課題を解決できるツールを選びましょう。
フォーマットが異なる請求書でもデータ化できたり、クラウド上で確認・修正できたり、一元管理できたりするツールはあります。
自社の課題を解決できるツールを選びましょう。
請求書自動化のツール選びのポイント
こちらでは、請求書の自動化をサポートするツールの選定ポイントについてご紹介します。
課題を解決できる機能はあるか
まずは、自社の課題を解決できる機能が搭載されているかを確認しましょう。
自動化できるツールは製品ごとに特徴があり、向き・不向きも違います。せっかく導入しても、課題にアプローチできなければ意味がありません。
後悔しないためにも、あらかじめ自社の課題を明確にし、その上でツールの機能を確認しましょう。
自動化できるツールは製品ごとに特徴があり、向き・不向きも違います。せっかく導入しても、課題にアプローチできなければ意味がありません。
後悔しないためにも、あらかじめ自社の課題を明確にし、その上でツールの機能を確認しましょう。
ツールの導入形態
ツールの導入形態にも注目して選びましょう。
例えば、自社サーバーでの管理が必要になるオンプレミス型は、人数が多くて長期的な活用を検討する企業におすすめです。
一方、月額課金が主流のクラウド型は、中規模企業や少人数で利用するケースに向いています。
例えば、自社サーバーでの管理が必要になるオンプレミス型は、人数が多くて長期的な活用を検討する企業におすすめです。
一方、月額課金が主流のクラウド型は、中規模企業や少人数で利用するケースに向いています。
費用
ツール選定では、費用も大きなポイントになります。
例えば、オンプレミス型よりも安いからと月額課金のクラウド型を選んだのに、大人数で利用した結果費用がかさんでしまった、ということにもなりかねません。
初期費用はもちろん、メンテナンス費用やランニングコストも踏まえながらツールを選定しましょう。
例えば、オンプレミス型よりも安いからと月額課金のクラウド型を選んだのに、大人数で利用した結果費用がかさんでしまった、ということにもなりかねません。
初期費用はもちろん、メンテナンス費用やランニングコストも踏まえながらツールを選定しましょう。
サポート体制
サポート体制も確認すべき重要なポイントです。
ツールを導入したばかりだと使い方に慣れないため、何らかの問題やトラブルが発生したときの対処が難しいでしょう。
しかし、提供元のサポート体制が充実していれば迅速な対応が期待できます。
業務が長時間ストップする心配もないため、業務効率を下げることなく作業に集中できます。
しかし、提供元のサポート体制が充実していれば迅速な対応が期待できます。
業務が長時間ストップする心配もないため、業務効率を下げることなく作業に集中できます。
請求書受発送の自動化にはデータ連携が必要
請求書の受発送を自動化するためには、基幹システムと自動化ツールを連携するためのツールが必要です。
JBアドバンスト・テクノロジー株式会社が提供する「Qanat 2.0」は、個別開発が不要の自動連携ツール。
企業内外に点在するデータを、ノンプログラミングでシステムへ連携・データ変換できます。
オンプレミス・クラウドシステム、API、その他外部システムなどと連携できるため、企業内のデータ活用がスムーズになります。
企業内外に点在するデータを、ノンプログラミングでシステムへ連携・データ変換できます。
オンプレミス・クラウドシステム、API、その他外部システムなどと連携できるため、企業内のデータ活用がスムーズになります。
また、帳票配信クラウドサービス「@Tovas」を連携したタイプもあり、会計システムへの連携、請求書などの帳票データの配信もシステム化・自動化できます。
データ連携システムQanatでできること
JBアドバンスト・テクノロジー株式会社が提供する「Qanat 2.0」を活用し、請求業務の自動化を実現した事例もございます。
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帳票配信サービスと連携し、請求業務の自動化を実現 !繁忙期でも残業がほぼゼロに
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まとめ
膨大な量になりがちの請求書処理業務を自動化できれば、経理担当者の負担を軽減できる他、業務効率の向上にもつながります。
人的ミスのリスクも減らせるため、自動化するメリットは大きいといえます。
人的ミスのリスクも減らせるため、自動化するメリットは大きいといえます。
さまざまなツールを比較し、自社の課題にアプローチできる最適なツールを探しましょう。
JBアドバンスト・テクノロジー株式会社が提供する「Qanat 2.0」を利用すれば、請求書の自動化により経理担当者の作業負担を軽減できます。
また、ドラックアンドドロップで操作でき、誰でも扱えることから業務の属人化も防げます。
DXや働き改革を目指す企業にもおすすめのツールなので、ぜひQanat 2.0の利用を検討してみてください。
また、ドラックアンドドロップで操作でき、誰でも扱えることから業務の属人化も防げます。
DXや働き改革を目指す企業にもおすすめのツールなので、ぜひQanat 2.0の利用を検討してみてください。
Qanat 2.0について詳しく知りたいという方は、ぜひJBATまでご相談ください。
お客様業務の自動化を素早く実現
データベースやCSVの入出力を短期間で構築し、柔軟に変化へ対応
Qanat2.0は、企業内外に存在するシステムのデータを抽出・加工・変換し、
他のシステムへ柔軟につなぐデータ連携ツールです
データ連携ツールである「Qanat2.0」なら
複数のシステム間のデータ連携を柔軟に実現
様々なクラウドサービスとの連携
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業務データを様々な形にアウトプット
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導入後のお客様自身による運用・管理
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「Qanat2.0」はデータを抽出・加工・変換し、柔軟につなぐデータ連携ツールです
既存の社内システムを活かしながら、新たにクラウドサービスを導入したい
発注や請求等のバックオフィス系業務を自動化したい、
などのご要望にお応えします！
