ペーパーレス化の成功事例を紹介！成功させる方法や注意点についても解説

2023/02/13

DX推進や業務効率の改善、コスト削減などのためにペーパーレス化に取り組もうと考えている企業もいるでしょう。
しかし、ペーパーレス化はそう簡単なことではありません。実際にペーパーレス化に取り組んでいる企業の中には、「思ってた以上に進まない」「社員からの否定的な意見がある」などと悩んでいるケースもあるでしょう。
その一方で、ペーパーレス化の成果を着実に出している企業もあります。自社の取り組みをプラスに導くためにも、成功事例からヒントを得てみてはいかがでしょうか。
そこで今回は、ペーパーレス化の概要、成功事例、ペーパーレス化を行う上での注意点、成功の秘訣などをご紹介します。ペーパーレス化を円滑に進めるために、ぜひご参考にしてください。

目次

ペーパーレス化とは
ペーパーレス化の成功事例
ペーパーレス化を行う上での注意点
ペーパーレス化を成功させる方法
1. 現在の紙を利用した業務を洗い出す
2. システム導入の際はテスト運用や教育を繰り返し行う
ペーパーレス化に役立つシステムとは
まとめ

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、紙媒体を電子化（デジタル化）して、データとして保存・管理・活用することです。
ビジネスにおいては、紙に印刷された文書・資料などを電子化することで業務効率を向上させたり、紙運用にかかるコストを削減したりすることをペーパーレス化といいます。

また広義には、紙の本や雑誌が電子書籍になる、紙のチケットから電子クーポンや電子チケットになる、ポイントカードからアプリになる、という変化もペーパーレス化の一環といえるでしょう。
ペーパーレス化が必要とされる背景には、DX化の推進や環境保全があります。
社内で取り扱う書類を電子化・データとして活用することでDX化の推進になり、データドリブンな意思決定に役立ちます。
また先でも述べたように、業務効率を改善・向上させたり、コストを削減したりできる他、セキュリティの強化やオフィスの省スペース化などのメリットも享受できます。
コロナ禍によって急速に進んだテレワークに対応する上でも、ペーパーレス化は無視できない取り組みといえるでしょう。
環境保全の観点からは、二酸化炭素を酸素へと変える森林を守ること、紙を生成・廃棄するときに排出される二酸化炭素を抑制することで地球温暖化を防ぐことの2つの効果が期待されています。

ペーパーレス化の成功事例

こちらでは、ペーパーレス化事例を3つご紹介します。

C＆Cビジネスサービス株式会社様

ＪＢグループのバックオフィスを支えるC＆Cビジネスサービス株式会社（C&CBS）は、出社率100％の業務部門（情報システム室のバックオフィス業務）にてテレワーク7割を達成しています。
FAXを電子化（PDF化）してメールでのやり取りに変えたり、Qanat Universeを使って電子FAXをkintone上で受け取り社内システムと連携させたり、電子ハンコを導入したりと改革を推進。2019年は年間78万枚使用していた紙を、2020年には40万枚まで削減することに成功しました。

JBグループ業務センターの毎月900件の請求書処理をテレワークで実現
ＪＢグループ業務センターでは、取引先からの紙の請求書や、FAXでやりとりしていた納期回答書をPDF化し、様々な製品やサービスをつなぐクラウドプラットフォーム「Qanat Universe」に取り込みます。毎月900件の請求書の処理を自動化する他、手書きの納期回答書への対応も可能にしています。

中学校の職員会議をペーパーレス化

ある中学校では、教職員用のタブレットを導入し、使用する紙の量を減らそうと試みました。
そもそも教育現場では授業に使用するプリントや宿題、お知らせのプリントの他、職員会議の資料など紙を使用する機会が多く、印刷コストが問題化しやすいといえます。
実際にこの中学校でも、職員会議では教職員全員分の資料を印刷していたそうです。
しかし、教職員向けにタブレットを導入したことでクラウド上の資料をデータのまま確認できるようになり
印刷コストの削減に成功しました。また、会議内容の聞き漏らしを抑制するなど、別の面でも効果を実感できているそうです。

地方議会をペーパーレス化

ある地方議会では、タブレットPCの導入によりペーパーレス化を進めています。
会議の多い地方議会において、紙資料はあって当たり前という認識を持つ方も少なくありません。
実際、ある地方議会でも膨大な紙資料が使用されており、その数は年間10万枚を超えるほどでした。紙代や印刷コストの他、プリンターやシュレッダーなどの機器のメンテナンスコストが自治体予算を圧迫する事態になり、ペーパーレス化に乗り出すことになったのです。

しかしながら、議員のITリテラシーに差があったこと、またキーボード操作を苦手とする議員が多かったこともあり、当初ペーパーレス化に難色を示す議員も少なくなかったそうです。そこで注目を浴びたのがキーボード操作がないタブレットPCです。
スマートフォンのように操作ができるタブレットPCは、パソコンが苦手な議員にも受け入れやすかったのでしょう。また、すぐに本会議に導入するのではなく委員会で試験導入し、徐々に拡大したことで成功につながりました。

ペーパーレス化を行う上での注意点

こちらでは、ペーパーレス化を行う上での注意点をご紹介します。

初期コストがかかる

ペーパーレス化を実現するためには、システムやツールを導入する必要があります。
それに伴い、サーバーやインフラを整備したり、セキュリティ対策を行ったり、パソコンやタブレットなどデバイスを購入したりするため、どうしても初期コストがかかってしまうのです。
とはいえ、ペーパーレス化は長期的にみれば紙代や印刷コストなどの大幅削減につながります。
長期的なメリットに目を向けて、それを理解してもらうよう働きかけることが大切です。

システム障害のリスク

システムやツールを導入する場合、停電や災害などによるシステム障害のリスクは避けられません。
もしもシステム障害が起きてしまえば、復旧するまでデータが閲覧できなくなったり、場合によっては破損したりすることもあるかもしれません。
しかし、災害などによる破損リスクは紙媒体も同じです。紙媒体だと災害などで燃えたり汚れたりすると復元は難しいですが、データはバックアップできるためクラウド上に保存しておけば復元も可能です。

運用できるようフォローできる仕組みづくり

新しいシステムやツールを導入する上で大切なのは、運用できるように仕組みを作ることです。
社員間のITリテラシーに差があるとペーパーレス化は進みづらいのですが、社員の中にはデジタル機器に苦手意識を持つ方もいるでしょう。
その場合は、直感的に操作できるシステムを導入し、いつでもフォローできる体制を整える必要があります。ただし、企業が属する業界全体がアナログの場合、社内だけの改革ではペーパーレス化が難しいケースもあります。
例えば、請求書などもペーパーレス化したいと考えたとき、紙書類が慣習化している企業が取引相手だと受け入れてもらえない可能性もあります。
自社だけがペーパーレス化を進めても、取引先とのやり取りも含めて業務が滞ってしまうなら意味がありません。自社だけでなく他社も含めて、広い視野で仕組みづくりを行うことが求められます。

ペーパーレス化を成功させる方法

ペーパーレス化とは

こちらでは、ペーパーレス化を成功させる2つの方法をご紹介します。

現在の紙を利用した業務を洗い出す

まず初めにやらなくてはならないことは、業務の現状を把握することです。
様々な部署で紙を使用している業務をできる限り洗い出し業務フローを書き出してみましょう。契約書・請求書など、紙で管理している書類や文書をすべてリストアップして、その紙がどこから来て、どこに行くのか、前処理と後処理まできちんと把握しておくと、改善のイメージがつきやすくなりシステム導入も失敗しにくくなります。

システム導入の際はテスト運用や教育を繰り返し行う

重要なのは「テスト運用や教育を繰り返し行うこと」です。これまでとは違う新しい仕組みの構築は、企業にとって挑戦であり、一筋縄でいくほど簡単なものではありません。導入に際してさまざまな課題が出てくることが予想されるため
テスト運用を行い、一つひとつ問題をクリアしていくことが重要です。
また先でも述べたように、システムやツールを使えるようにサポートしたり、ペーパーレス化の重要性を説いたりと教育を施すことも大切です。

ペーパーレス化に役立つシステムとは

こちらでは、ペーパーレス化に役立つシステムを3つご紹介します。

ワークフローシステム

ワークフローシステムは、申請書や稟議書、契約書などの電子化や、文書の管理におすすめのシステムです。
申請業務の電子化により業務の迅速化が叶う他、人為的なミスの予防にもつながります。

WEB会議ツール

WEB会議ツールは、インターネットを介して遠隔で会議が行えるツールです。
画面上で資料や動画などをリアルタイムで共有できるため、ペーパーレス化にも役立つでしょう。
近年では、会社説明会や採用面接、営業活動に取り入れる企業が増えています。

文書管理システム

文書管理システムは、社内にある大量の書類の電子化・保管・管理に役立ちます。
検索機能がついているので必要なデータをすぐに探せますし、アクセス権限機能やセキュリティ機能も搭載されているため、コンプライアンス強化にも役立ちます。

まとめ

ペーパーレス化を行ったからといって、すぐに成果や利益につながるわけではありません。
しかし、ペーパーレス化は今後の企業活動にプラスになる取り組みといえます。さまざまな企業や自治体、教育現場でも取り入れられており成功事例も増えているため、DX化推進のため、また業務効率化やコスト削減のために、長期的な目線で取り組みを進めてみてはいかがでしょうか。

JBアドバンスト・テクノロジー株式会社では、ペーパーレス化に役立つシステムをご提案しています。
ペーパーレス化を進めたいという企業さまや担当者さまは、ぜひお気軽にご相談ください。

企業のあらゆる紙業務を自動化！

やりたいことをスピーディに実現！