領収書をペーパーレス化する方法とは？メリット・ツール選びのポイントを解説

2023/02/14

近年、ペーパーレス化の推奨や電子帳簿保存法の規制緩和などから、領収書を電子化（デジタル化）して保存・管理する企業が増えています。
しかし、紙の領収書を電子化するには法律に則って正しく行う必要があるため、ペーパーレスにしたいが不安を持つ方もいるでしょう。
領収書などをはじめ、書類電子化の動きはますます加速することが予想されるため、ペーパーレス化へ素早く対応するためにも書類の電子化について知識をつけることが大切です。
そこで今回は、領収書・請求書を軸に、ペーパーレス化のメリットやデメリット、方法、注意点などをご紹介します。

目次

領収書を電子化しないと法律違反になる？
紙ベースの領収書・経費精算の課題
領収書・経費処理をペーパーレス化するメリット
領収書・経費処理をペーパーレス化するデメリット
1. 導入に費用・時間がかかる
2. 取引先に確認が必要
領収書・請求書のペーパーレス化の方法
領収書・経費処理をペーパーレス化するときの注意点
ペーパーレス化のシステム・ツールを導入するときのポイント
1. 現状を把握・導入目的を明確にする
2. 自社にあったツールを選ぶ
JBATのペーパーレスソリューション導入事例
1. C＆Cビジネスサービス株式会社様
まとめ

領収書を電子化しないと法律違反になる？

領収書の電子化に関係する法律の一つに「電子帳簿保存法」があります。
電子帳簿保存法は、領収書も含めた"国税関連の帳簿・書類"の電子化や保存に関しての決まりを定めた法律です。
より簡単にいうと、「一定の要件を満たせば、国税関連の帳簿・書類を電子データで保存しても良い」と認める法律です。
デジタル化が進む昨今、領収書や請求書を電子データとして受け取ることも増えています。いままではデータを紙に印刷し、それを保存・管理することを良しとしていました。

しかし、2022年1月の法改正により、電子データで受領した書類は電子データのまま保存・管理する義務が発生します。

2023年の税制改正大綱では、出力書面を保存しておけば、データの保存がなくても認められていましたが
本整備による猶予措置では、データの保存は必要という変更が新たに加えられました。

また、経過措置では「やむを得ない事情」があれば認められていましたが
新たな猶予措置では「相当の理由」があることが必要とされています。

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では、紙で受領した領収書や請求書はどういった扱いになるのでしょうか。
結論からいうと、紙で受け取った領収書や請求書は、これまでと同じく紙のまま保存して問題ありません。
あくまでも電子取引のものが対象です。しかし、紙の領収書と電子データを管理するのは非効率であること、またペーパーレス化の動きが高まっていることから
紙の領収書も電子化しようとする企業が増えているのです。

なお、スキャナ保存制度の要件（タイムスタンプの付与など）を満たして電子化し、それを記録媒体にて保管すれば、原本の紙書類は破棄しても問題はありません。

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紙ベースの領収書・経費精算の課題

こちらでは、紙での領収書・経費精算の課題についてご紹介します。

書類の印刷費・管理コストがかかる

紙での経費精算は、申請書類の印刷費や管理コストがかかります。
例えば、交通費や会食などの経費申請が多い職場だと、その都度申請書類を印刷しなくてはならないため印刷費が嵩みます。
また、経費精算に関連する書類は保管しなくてはならないため、保管スペースを確保するコストもかかってしまうのです。

手作業のためミスが起きやすい

紙による経費精算は、経費申請を行う方が自ら申請書を記入します。
手作業による申請はミスが起きやすく、またチェックや差し戻しなどの手間が発生してしまうため非効率です。
時間を取られすぎてしまうと他の業務にも影響し、結果として業務全体の生産性を下げてしまう恐れがあります。

経費処理に遅れが発生しやすい

紙での経費精算は作業が多く手間がかかるため、申請者側においては領収書の提出や経費申請を後回しに
承認者側においてはコア業務を優先して承認作業を後回しにする可能性もあります。
そうなると経費処理に遅れが発生し、より業務の圧迫・悪循環を招きます。

領収書・経費処理をペーパーレス化するメリット

こちらでは、紙ベースの領収書・経費処理をペーパーレス化するメリットを5つご紹介します。

印刷費・管理コストの削減

ペーパーレス化すると、印刷にかかる費用や書類の管理にかかるコストを削減できます。
また、経理担当者の業務負担が少なくなり、その分別の業務に注力できるため、業務効率化を図れます。

経費精算書類のミスを削減

ペーパーレス化により、経費の申請書作成から承認・処理までの流れをシステム化すれば、経費精算書類の記入漏れや記入ミスなどを削減できます。
ミスしづらい環境を作れば、承認者の確認もスムーズに行われるため、差し戻しなどによるタイムロスも緩和されるでしょう。

場所を選ばずオンラインで完結できる

ペーパーレス化によりシステム上で手続きが行えるようになれば、どこにいてもオンラインで経費申請・承認・処理ができるようになります。
手間がかからないため申請がスピーディーになり、経費処理の遅れが出にくくなることが期待できるのです。

検索作業の効率化

紙の証憑書類を探す際、見つからなくて苦労したという経理担当者もいるでしょう。紙の保管ではファイルのラベルを見て探すしかなく
さらに年でまとめている場合はそこから1枚1枚めくって探さなくてはなりません。
しかし電子化すれば、領収書の発行日・発行者などを検索窓に入力するだけでほしいデータにたどり着きます。

印紙税の節税

紙の領収書の場合、額面が5万円以上になると印紙税がかかるため、収入印紙を貼りつける必要があります。
仮に貼り忘れた場合には過怠税（かたいぜい）の支払い義務が生じ、印紙税の3倍のお金が徴収されてしまいます。
しかし、電子領収書では印紙税は不要です。節税になる他、収入印紙を準備したり貼りつけたりする作業時間も削減できます。

領収書・経費処理をペーパーレス化するデメリット

紙ベースの領収書・経費処理のペーパーレス化には、下記のようなデメリットもあります。

導入に費用・時間がかかる

領収書の電子化などには、システム・ツールの導入が不可欠です。
導入のための費用がかかる他、社内ルールの作成や従業員への周知・賛同を得るための土台作りなどがあるため、導入までの準備に時間がかかります。

取引先に確認が必要

領収書の電子化を行う際は、取引先への確認も忘れてはなりません。
電子ではなく紙で領収書を発行したい・してほしいという取引先もいるので、事前に連絡し、確認を取ることが重要です。

領収書・請求書のペーパーレス化の方法

こちらでは、領収書や請求書、経費処理のペーパーレス化を進めるための方法をご紹介します。

スキャナ保存によるペーパーレス化

紙で受け取った領収書・請求書をスキャンし、電子データとして保管します。
先でも述べたように、一定の要件を満たせば紙原本を破棄しても問題はありません。
ただし、電子保存に問題がないかを定期的に検査・確認する必要があるため、それが完了するまで紙原本の破棄はできません。

領収書・請求書を最初から電子データで受領

領収書や請求書を"最初から電子データで受け取る"という手もあります。
スキャナ保存よりも満たすべき要件は少ないため、ペーパーレス化のハードルはある程度下がるでしょう。
ただ、電子データでの受領は取引先の協力が欠かせないですし、経費として扱う全ての領収書を電子データで受け取るのは困難です。
紙書類やスキャナ保存と併用しながら、徐々にペーパーレス化を進めていきましょう。

経費精算システムを導入

経費精算システムを導入すれば、経費の申請書類を作成する必要はありません。
会社に戻ることなくオンライン上で申請が可能になる他、ミスがあってもすぐに修正できます。
システム導入には費用がかかりますが、ペーパーレス化によって得られる効果は大きいので、前向きに検討してみてはいかがでしょうか。

電子帳簿保存法に対応する

領収書や請求書、経費処理などの電子化を目指すなら、電子帳簿保存法にいち早く対応することが大切です。社内ルールを作成し、経費処理システムが法令を遵守しているかを確認しましょう。不明な点があるなら、国税庁のホームページを確認したり、税理士・弁護士に相談したりするとスムーズです。なお、これまでは国税関係の帳簿・書類の電子化、スキャナ保存は管轄の税務署長の承認が必須でしたが、法改正により事前承認制度は廃止になりました（2023年1月1日以後より適用）。参考：国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」

領収書・経費処理をペーパーレス化するときの注意点

こちらでは、ペーパーレス化を進める上での注意点をご紹介します。

社内整備・教育が必要

ペーパーレス化を進めるなら、社内整備や従業員への教育は必須です。
人によってはIT化に苦手意識を持つ方や、デジタル機器への理解・関心度が異なる場合もあります。
こうした場合でも一様に推し進めるのではなく、社内ルールを作り、使い方の指導なども行うことが大切です。

セキュリティ対策の実施

システムを使用するにあたって、注意しなければならないのがセキュリティ対策です。
情報漏えいのリスクがあることも踏まえて、ペーパーレス化を講じる必要があります。

要件を満たすため税理士・弁護士にチェックを依頼

先でもお伝えしたように、領収書や請求書などの電子化には満たすべき要件があります。
最初は要件を満たしていても、また法律が改正されたり、ペーパーレス後の定期的な見直しを実施しなかったりすると、要件が合わなくなるケースもあるかもしれません。
どのような状況でも速やかに対応できるように、税理士や弁護士にシステムのチェックを依頼しましょう。

ペーパーレス化のシステム・ツールを導入するときのポイント

ペーパーレス化のシステム・ツールを導入する際は、下記の2点に留意しましょう。

現状を把握・導入目的を明確にする

システム・ツールを導入する際は、まずは業務内容を整理し、解決しなければならない問題点を洗い出します。
現状を把握した上で導入目的を明確にすることで、最適なシステム・ツールを見つけることができます。

自社に合ったツールを選ぶ

企業規模はもちろん、従業員のITリテラシーを考慮した上で、自社にあったシステムを導入しましょう。
同じような役割を持つシステム・ツールでも、機能においてそれぞれ得意・不得意があります。
機能面はもちろん操作性などもチェックした上で、導入するシステム・ツールの選定を行ってください。

ペーパーレス化の成功事例を紹介！成功させる方法や注意点についても解説

ペーパーレス化を進めるなら、成功事例から自社に役立つヒントを得ることも大切です。本記事では、ペーパーレス化の概要や3つの成功事例、ペーパーレス化を行う上での注意点、成功の方法、役立つシステム・ツールをご紹介します。ぜひ、ご覧ください。

ペーパーレス化の成功事例 ≫

JBATのペーパーレスソリューション導入事例

JBアドバンスト・テクノロジー株式会社（以下、JBAT）が提供する「Qanat Universe ペーパーレスソリューション」は
企業のあらゆる紙業務の課題にアプローチできます。

・紙業務を減らしてテレワーク対応を充実させたい
・手作業のミスをなくしたい
・電子データをテキスト化したい
・請求書や注文書を担当別に振り分けたい
・電子ノートの内容をそのまま読み取りたい

こうしたお悩みにもアプローチが可能です！
AI OCRによる文字認識で手書き文字も電子化できる他、レコメンド機能があるので文字が曖昧でも正しい文字を選べます。

データ連携基盤「Qanat Universe」を利用することで、紙業務に関する業務フローを一気通貫でフォローできますので

今までペーパーレス化に失敗してきた、という企業様にも自信を持ってご提案可能です。

下記にて、Qanat Universeの導入事例をご紹介します。

C＆Cビジネスサービス株式会社

ＪＢグループのバックオフィスを支えるC＆Cビジネスサービス株式会社（C&CBS）は、出社率100％の業務部門（情報システム室のバックオフィス業務）にてテレワーク7割を達成しています。
FAXを電子化（PDF化）してメールでのやり取りに変えたり、Qanat Universeを使って電子FAXをkintone上で受け取り社内システムと連携させたり
電子ハンコを導入したりと改革を推進。

2019年は年間78万枚使用していた紙を、2020年には40万枚まで削減することに成功しました。

ＪＢＣＣグループ業務センターの毎月900件の請求書処理をテレワークで実現

ＪＢＣＣグループ業務センターでは、取引先からの紙の請求書や、FAXでやりとりしていた納期回答書をPDF化し、様々な製品やサービスをつなぐクラウドプラットフォーム「Qanat Universe」に取り込みます。毎月900件の請求書の処理を自動化する他、手書きの納期回答書への対応も可能にしています。

事例詳細 ≫

まとめ

領収書や請求書、経理処理の電子化には満たすべき一定の要件があるため、専門家などの手を借りながら進めるのがおすすめです。
システム・ツールの導入についても、自社の課題にアプローチでき、従業員に受け入れられやすいものを選ぶことが大切です。
ペーパーレス化についてお悩みの方は、ぜひJBアドバンスト・テクノロジー株式会社にご相談ください