AI OCRは使えないのか？効果を発揮する活用シーン・業務改善事例を紹介

2023/06/20

「AI OCRは使えない」という声もありますが、本当か気になっている方もいるのではないでしょうか。
本記事では、AI OCRが使えないとされる理由をはじめ、AI OCRの適した活用シーンや導入事例をご紹介します。ぜひ、ご覧ください。

目次

AI OCRが使えないとされる理由
AI OCRを活用できるシーン
1. ・定形フォーマットの書類が大量にある
2. ・DX推進の一環として活用
自治体も業務改善のために導入したOCR事例
「Qanat Universe」導入による業務改善の事例紹介
1. ・FAX受注業務をQanat Universeペーパーレスソリューションで自動化
まとめ

「AI OCR」とは、従来のOCR（光学文字認識）にAI（人工知能）の技術を取り入れた仕組みやサービスのことです。
海外では「ICR（Intelligent Character Recognition）」と呼ばれることもあります。 AI OCRは機械学習やディープラーニング（深層学習）により従来のOCRよりも文字認識率が高いという特徴があり、DXやオフィスのペーパーレス化の強力なツールとして多くの企業で導入されています。しかし、「思ったような成果が得られない」など導入後に課題を感じる企業もあり、それにより「AI OCR＝使えない」という声も聞かれるようになっています。そこで今回は、AI OCRが使えないとされる理由に加えて、AI OCRに適した活用シーン、自治体のOCR導入事例などについてご紹介します。
ぜひ、ご参考にしてください。

１. AI OCRが使えないとされる理由

従来のOCRよりも文字認識精度が高いことで知られるAI OCRですが、AI技術が使われているからといっても決して完璧なわけではありません。下記のような苦手な部分があることも知っておくことではじめて、AI OCRを賢く業務に取り入れることができるのです。

文字の読み取りがうまくできず修正に時間がかかる

2022年6月、株式会社ハンモックによって行われた「AI OCR導入の実態調査」によると、AI OCR導入後の課題として多く挙げられているのが「確認作業の手間がなくならない」「文字認識の精度が低い」というものです。 AI OCRは手書き文字の読み取りにも対応できるほど精度が高いとされていますが、状況によっては認識できないケースもあります。
AI OCRは使い続けることで精度が高まるため、最初からどんな文字にも対応できると思って導入すると「意外と使えない」と思ってしまうでしょう。もちろん、それらを考慮して開発側で手厚いサービスを設けているところもありますが、その分コストはかかります。自社で精度を高めていくか、予算をかけてサポートを受けるかをじっくり吟味することが大切です。

定型化された書類しか読み取れない

AI OCRは、オフィスの業務効率の向上やDX化のサポートを目的としたソフトウェアなので、オフィスで多用される定型化された書類の読み取りを得意としています。具体的には「請求書」「領収書」「見積書」「報告書」のような、頻繁に活用する書類が挙げられます。 AI OCRは使用前に読み込む場所を指定しなくてはならないため、アンケートや調査書などのフォーマットがない書類・定型化されていない書類、縦書き書類などの読み取りは苦手としています。

コストがかかる

基本的にAI OCRは月額制なので、書類が多くても少なくても毎月同じ費用がかかります。月によって使用頻度に大きく差がある場合、必要以上にコストがかかっていると思ってしまうでしょう。導入してから失敗だった、使えないと後悔しないためにも、費用対効果を検証することが重要です。

他の業務システムとの連携が難しい

他の業務システムとの連携が難しいという理由から、使えないと思われてしまうケースもあります。
AI OCRでは、API連携によりさまざまな業務システムと連携できるものもあります。しかし、自社にAPIを扱えるエンジニアなどの詳しい方がいない、またはサポート面が充実していないソフトウェアを選んだ場合は、他の業務システムとの連携に手間取ってしまうこともあるでしょう。その場合、連携できないことで別の作業が増え、結果として業務効率化に至らないというケースもあります。

AI OCRについて詳しく知りたい方はこちら

2. AI OCRを活用できるシーン

こちらでは、AI OCRに適した活用シーンについてご紹介します。

定型フォーマットの書類が大量にある

先でもお伝えしたように、AI OCRは定型化された書類の読み取りが得意です。そうした書類が大量にある部署に導入すれば、繰り返しにより文字認識の精度が高まり、力を発揮できるようになるでしょう。

DX推進の一環として活用

DX化の一環として導入・活用するのもおすすめです。例えば、書類を手入力する代替としてAI OCRを使用すればデジタル化の一歩を踏み出せますし、単純作業を任せることで担当者はコア業務に注力できます。人件費の削減にもつながるでしょう。ペーパーレス化が浸透すればリモートワークに対応できる部署も増えるはずです。

３. 自治体も業務改善のために導入したOCR事例

企業だけでなく、自治体でもOCRを導入するケースは増えています。こちらでは、3つの自治体のOCR事例・地方行革の取り組みについてご紹介します。

東京都足立区

東京都足立区では、一斉申請や現況届などの大量の処理が必要になる業務を中心にAI-OCRやRPAの活用を実施しました。検証に選定した対象業務のうち申告書や異動届出書、支払報告書、現況届など、さまざまなデータ入力業務において合計1,436時間の削減を実現しました。「自由度が高く、フォーマットやレイアウトが統一されていない書類・帳票類は人がやるべき作業が多くなるため、導入の見送りや書類のフォーマットなどの見直しが必要になる」などと検証結果を発表しています。

長野県塩尻市

長野県塩尻市では、保育園の申請受付にOCRやRPAを活用しました。検証の結果、申請受付から入園決定通知の発送までにかかる業務時間を短縮することに成功しました。データ入力などの単純作業をAI-OCRやRPAが担うことで、正規職員がコア業務に注力する時間を確保できるようになり、保育園利用者の満足度の向上にもつながっています。

和歌山県橋本市

和歌山県橋本市では質の高い行政サービスの提供のため、窓口業務や事務業務の自動化にAI-OCRやRPAを活用しました。検証の結果、数字や記号、人名の文字単位認識率は高い一方で、日本語全般の文字認識には甘い部分があり、人手による確認・修正の手間が発生することに課題を感じたそうです。厳しい結果にはなりましたが、「AI-OCRの得手不得手を考えた活用を検討する必要がある」ということが分かる実のある検証といえるでしょう。

４.「Qanat Universe」導入による業務改善の事例紹介

JBアドバンスト・テクノロジー株式会社の「Qanat Universe　ペーパーレスソリューション」なら、業務課題を多方面から洗い出し解決することが可能です。あらゆる紙業務を自動化することを目的としており、紙書類の電子データ化、電子データのテキスト化、帳票分類・生成、AI-OCR化などさまざまな機能でペーパーレス用件に対応します。

FAX受注業務をQanat Universeペーパーレスソリューションで自動化

株式会社文理様では、FAXで送られる注文書の処理に課題を感じていたそうです。送られてくるFAX用紙のパターンが複数あることでミスが多くなり、また受注量が多いため処理に時間がかかっていました。そこで「kintone」と「AI-OCR」を「Qanat Universe」で連携し、FAX注文書の自動取り込みを実施したところ、ミスの減少、処理時間の短縮、人手不足の改善、テレワーク対応が可能になりました。

株式会社文理様の事例詳細はこちら

５.まとめ

AI-OCRは万能ではありませんが、上手く使うことで大きな武器になります。AI-OCRが得意とする業務に活用すれば、徐々に精度を高め、きちんとした成果を発揮するはずです。自社の課題は何か、その課題解決にAI-OCRは適しているかを考慮した上で導入を検討しましょう。 AI-OCR導入についてご検討中の方は、ぜひJBアドバンスト・テクノロジー株式会社へお気軽にご相談ください。

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