ペーパーレス化の方法は意外と多い？9種類の具体施策とおすすめのシステムを紹介

働き方改革やSDGsの一環からペーパーレス化を進める企業がいる一方で、ペーパーレス化の有意性を知っていてもなかなか施策に踏み切れない企業も少なくありません。中には「何から手をつけて良いか分からない」「業務に追われていてそんな暇がない」という方もいるかもしれません。
しかし、「e-文書法」や「電子帳簿保存法」の規制緩和が進められていることからも分かるように、ペーパーレス化はどの企業もいずれ向き合わなくてはならない課題です。なるべく早く実現に向けて動き出す必要があります。
そこで今回は、ペーパーレス化の具体的な施策と、ペーパーレス化をサポートするおすすめのシステムについてご紹介します。

ペーパーレス化の施策をご紹介する前に、いま一度、ペーパーレス化のメリットについておさらいしましょう。
ペーパーレス化によるメリットはさまざまですが、企業におけるメリットは「業務の効率化」「コスト削減」「紙書類の保管スペースの節約」などが挙げられます。例えば、業務中に過去の資料が必要になることもありますが、紙書類だと探すのに時間も手間もかかります。
しかし、データで保管すれば検索するだけで瞬時に必要な情報を見つけることが可能ですし、整理や保管もデバイス内やクラウド上で行えるので管理がラクになります。加えて、紙の印刷頻度が低くなれば必然的に紙代やインク代などの印刷コストも下がるため、経費削減にもつながります。
この他、「環境保全」というペーパーレス化のメリットが企業にもたらす恩恵は少なくないといえます。
企業の直接的な売上にはつながらないでしょうが、「環境に配慮している企業」というラベリングは消費者へプラスの印象を与える可能性があるためです。とくに環境保全に関心が高い海外の消費者を相手にする企業の場合、消費者からSDGsへの感度の高さを見極められることもあります。
ペーパーレス化を行うことは、広い意味からみても企業にとって大きなメリットがあるのです。
なお、ペーパーレス化のメリットについては下記にも詳しくまとめています。

ペーパーレス化の方法はさまざまですが、こちらでは「電子化によるペーパーレス化の方法」と「紙を使用しない業務でのペーパーレス化の方法」の2つの軸に分けてご紹介します。

すでにある紙書類や、これから作成したり受け取ったりする書類のペーパーレス化には下記の方法がおすすめです。

請求書や受注書など、ふだんは印刷してファイリングしているものをPDFなどの電子ファイルで保存します。Wordのエクスポート機能、PDF化できるソフトウェア、オフィスの複合機、スキャナーなど、さまざまな方法でPDF化が可能です。

OCRやAI OCRを使用すれば、テキストを画像化できます。手書き文字の書類やメモ、アンケート、FAXなどを手作業で入力することなく自動で電子化できるため、紙資料を多く使用する企業にはとくにおすすめです。

大量の文書を電子化するなら、スキャニングサービスの利用もおすすめです。オフィスの複合機や小型スキャナーでも文書のスキャンは可能ですが、枚数が多いと作業に時間がかかります。スキャニングサービスを利用すれば、通常業務やコア業務を圧迫することなく、必要な文書を全てスムーズに電子化できます。

紙のFAXからペーパーレスFAXに変更することで、紙の消費を防げます。また、ペーパーレスFAXならオフィスに出社しなくてもFAX内容を確認できるため、リモートによる新たな働き方を提示できます。

紙を使わない業務では、下記の方法でペーパーレス化を実現しましょう。

請求書や見積書などの帳票を電子で作成し、取引先へメールで送るようにすれば、印刷コストや郵送コストを削減できます。

電子契約サービスを導入することで、契約書を電子化できます。また脱ハンコに対応したり、オンライン上にて契約のやり取りを完結したりと、契約に関する業務をよりスピーディーに進められるでしょう。

ワークフローシステムを導入することで、稟議書や経費精算書などの申請書の稟議フローを電子化できます。システム上から申請や承認、却下の手続きが可能になるため、どこにいてもスムーズに業務を遂行できるでしょう。

会議をWebに統一すれば、紙資料を印刷する必要はありません。Web会議に使用できるアプリはいくつかあり、制限はありますが無料で使用できるものもあります。画面共有やチャットシステムにより会議資料のデータなどを共有できるため、ペーパーレス化に貢献できるでしょう。

資料を電子化またはデータで作成し、クラウド上に保管すれば、アクセス権を持つ方なら誰でもスマホやタブレットから資料を確認できます。一人ひとりに会議資料などを印刷する必要がなくなるため、印刷コストや作業を行う社員の人件費の削減にもつながります。

JBアドバンスト・テクノロジー株式会社（以下、JBAT）の「QanatUniverse ペーパーレスソリューション」は、ペーパーレスに特化したサービスです。請求書の振り分けや転記業務、アンケートの電子データ化などあらゆる紙業務に対応できる他、最先端のAI技術を搭載したAI OCR技術によっては、手書き文字でも99.2%という高い読み取り精度でデジタル化をすることが可能です。

ペーパーレス化はどの企業も直面する課題ですが、最初から全ての紙書類をペーパーレス化する必要はありません。
経費削減が目的なら「コストのかかる書類」、テレワークを増やしたいなら「出社の必要がある書類」というように、自社の課題や目的ごとにペーパーレス化の対象を決めていくと良いでしょう。
ただし、社内には紙での業務を好む層も一定数いるはずです。そういった方はペーパーレス化に対してマイナスな印象を持つ可能性が高いため、ペーパーレス化の重要性を話して理解を得たり、ツールの使い方を指導したりといった配慮も必要になります。いきなりの変化は戸惑いを生むため、徐々にペーパーレス化を進めていくことが大切です。
ペーパーレス化についてのご相談は、ぜひJBアドバンスト・テクノロジー株式会社にお任せください。