注文書の電子化は法令に基づいた対応が必須！メリットや注意点を紹介

2023/10/01

企業間取引では、書類を送信するだけで簡単にやり取りができるFAXを使用する企業は多いです。
しかし、手書きの注文書などでは情報の抜け漏れや悪筆による読解ミスが発生したり、手書きでなくても手入力作業、仕分け作業や管理などさまざまな業務が発生します。
担当者に負荷がかかり、人員を割いた結果コア業務に注力できないというケースも少なくないため、「注文書を電子化したい」と考える企業も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、注文書を電子化するメリットや注意点、電子化の方法などについて解説します。
注文書の電子化についてよくある質問もまとめていますので、ぜひご参考にしてください。

目次

注文書を保管する方法
注文書電子化のメリット
注文書データ化の方法
注文書の電子化に関してよくある質問

注文書を保管する方法

まずは、注文書を電子化するメリットや方法をお話しする前に注文書の保管方法についてご紹介します。

紙で保管

一つは「紙で保管する」という方法です。FAXや郵送で送られてきた紙の注文書をそのまま保管する他、電子メールで送られたデータを印刷して保管します。
取引先ごとに分類するのはもちろん日付や帳票の種類なども細かく仕分け・管理します。
月ごとに別々に保管して探しやすくするなど、利便性を考えた工夫が必要です。

電子データで保管

もう一つは「電子データで保管する」という方法です。この方法には「スキャナ保存」と「電子取引」の2種類の方法があります。
前者は紙で届く注文書をスキャンしたり、スマートフォンで撮影したり、OCRで読み込んだりして電子化します。
後者はメールの添付データといったインターネット上での取引でやり取りした電子データをそのまま保管します。
スキャン保存とは異なりそもそも注文書がデータなので、電子化への移行に手間がかかりません。

注文書の保存期間

注文書には保存期間が定められており、法人の場合は「原則7年間（欠損金繰越がある年度は10年間）」、個人事業主の場合は「5年間」です。
保存期間の起算日は発注日ではなく、取引が発生した事業年度、確定申告の期限日翌日から数えられるため注意しましょう。

注文書電子化のメリット

注文書を電子化するメリットは、主に下記のとおりです。

コストの削減

紙の書類とは異なり、電子データには広い保管場所は必要ありません。クラウド上に保存でき、必要であればいつでもストレージを大きくできます。保存のために倉庫などを借りる必要はなく、また仕分けや管理に人手を割かなくても良いためコストを削減できます。

業務効率化・生産性向上につながる

電子データは、紙の書類に比べると短時間で作ることが可能です。発行日や件名、金額などが記載できるフォーマットをあらかじめ用意すれば、より作成時間を短縮できるので業務効率化や生産性向上につながります。

対応工数を削減できる

例えば、過去の書類を探す際、紙の書類だと膨大な時間がかかります。また、受け取った書類内容を管理画面に手入力で打ち込んだり管理したりと、時間はもちろん業務負荷もかかります。
電子化すれば書類探しは検索で可能になり、保存、保管の手間も減り手入力の工数も削減できるため、管理自体も楽になるでしょう。

セキュリティリスクの軽減

紙の書類には破損や紛失、盗難リスクがありますが、電子データはアクセスを許可した方のみ閲覧ができるため
きちんとアクセス制限をかければ紛失や盗難のリスクを軽減することができます。
また、ツールの導入によりセキュリティをより強固にできるため、より安全な注文書の管理を目指せます。

注文書を電子化する際の注意点

注文書などを電子化する際は、下記のことに注意しましょう。

法令に則ってデータを管理する

まずは、「法令に則ってデータを管理すること」です。注文書などの書類の電子化には、電子帳簿保存法によりルールが定められています。
それらの決まりを守り電子化をしなくては、法令違反になることもあるため注意しましょう。

取引先の協力を得る

次に「取引先の協力を得ること」です。自社でスキャンまたはスマホなどで撮影してPDF化する場合を除き、注文書の電子化は取引先の協力がなくては実施できません。いきなり「FAXでの受発注をやめて今後はデータで送ってください」といっても取引先は困ってしまいます。
取引先によっては「FAXでの受発注でないと困る」というケースもありますし、今後電子化に対応するとしてもいきなりだと困惑してしまうでしょう。注文書の電子化を進める前に、取引先などの社外の人にも理解を得ることが大切です。

情報漏洩のリスクを避ける

最後に「情報漏洩のリスクを避けること」です。紙書類よりセキュリティが高いといっても、情報漏洩のリスクはゼロではありません。
注文書の添付された取引先からの電子メールを誤送信してしまう、メールのccに無関係の人を入れてしまうなど、人的ミスにより情報漏洩が起きることもあります。情報の取り扱いには充分に注意することが求められます。

注文書データ化の方法

注文書をデータとして取り扱うためには、下記の5つの方法が有効です。

WordやExcelで作成

注文書のフォーマットをWordやExcelで作成し、それを取引先にも使用してもらいます。
そうすることで、電子データでやり取りできますし、名前をつけて取引先ごとにまとめて保存できるので管理も容易です。

自社内でPDF化する

紙の注文書をスキャンし、自社でPDF化します。スキャナがあればすぐにできるため、複合コピー機がある企業ならツールの導入コストはかかりません。また、スマートフォンなどで撮影したものを画像データとして保管することも可能です。
ただし、自社のリソースが必要なので書類の量によっては非効率ですし、人件費もかかってしまいます。

紙の書類をPDFに変換する方法や注意点を解説

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書類をPDFファイルにする方法 ≫

AI OCRなどでデータ化

AI OCRとはAIの機能を搭載したOCR（光学文字認識）です。スキャンした書類の文字をテキストデータとして読み込むことが可能です。通常のスキャンは画像データとして読み取るだけなので、何が書かれているのかを判別することはできません。
しかし、AI OCRなどで読み取りを行うと文字認識ができるので、注文書を探す場合に検索機能が使用できます。

AI OCRとは？メリット・注意点・活用事例をご紹介

AI OCRは、従来のOCRよりも高い精度で文字認識が可能です。大量の紙データをデジタルデータに変換したいなら、AI OCRの利用がおすすめです。本記事では、AI OCRの概要やOCRとの違い、導入メリット、注意点などをご紹介します。

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OCRは本当に実用的？現在の精度や向上させるための方法を徹底紹介

OCRの精度について懐疑的な方もいるかもしれません。そこで本記事ではOCRの概要に加えて、現在のOCRの精度や精度を向上する方法などをご紹介します。OCR導入を検討している方、ペーパーレス化を進めたいという方は、ぜひご覧ください。

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電子化ツールでデータ化

紙書類を電子化するための専用ツールを使用するのも一つの手です。現在はさまざまな帳票電子化ツールが開発されているため、自社に導入しやすいものも見つけられるはずです。
ペーパーレス化全般に役立つものもあるので、お試しなども利用しながら自社に合うものを探してみてください。

取引先に電子データで送付してもらう

取引先から協力を得られる場合は、注文書の形態をFAXから電子データに変えてもらいましょう。
メールやチャット、クラウドストレージなど、さまざまなツールを利用してデータをやり取りすることが可能になるため利便性が向上します。

注文書の電子化に関してよくある質問

こちらでは、注文書の電子化に関しての質問をまとめています。

単純な電子ファイルでのやり取りは法に触れる可能性がある？

注文書を電子化するのは比較的簡単ですが、電子帳簿保存法の保存要件を満たしていなければ法令違反となる可能性が高いです。
不正な申告漏れと判断されると追徴課税が課せられる他、欠損金の繰越が認められない、青色申告の承認が取り消されるなどの罰則もあります。

電子メールでのやり取りは全て保存しなければいけないのか？

注文や請求に関する書類をメールにてやり取りする場合、それらの内容が記載されている電子メールは本文も含めて全て保存する必要があります。サーバーに保存したり、PDFに出力してHDや外部メディアに保存したりする方法があるので確認してみましょう。

相手の了承を得ずに電子書類を送付した場合はどうなる？

電子書類を送付すること自体は違法ではありませんが、相手の了承を得ていない場合はトラブルに発展する恐れがあります。
電子データを扱う場合、注文書を送付する側だけでなく受け取る側も電子帳簿保存法の要件を満たす必要があるため、対応が難しい取引先だと大きな混乱を招く可能性があります。信頼を失い、取引先を失うこともあるため必ず事前に了承を得ましょう。

JBAT「ペーパーレスソリューション」導入事例

JBアドバンスト・テクノロジー株式会社（以下、JBAT）の「QanatUniverse ペーパーレスソリューション」は、ペーパーレスに特化したサービスです。
請求書の振り分けや転記業務、アンケートの電子データ化などあらゆる紙業務に対応できる他、最先端のAI技術を搭載したAI OCR技術によっては、手書き文字でも99.2%という高い読み取り精度でデジタル化をすることが可能です。

ＪＢＣＣグループ業務センターの毎月900件の請求書処理をテレワークで実現

ＪＢＣＣグループ業務センターでは、取引先からの紙の請求書や、FAXでやりとりしていた納期回答書をPDF化し、様々な製品やサービスをつなぐクラウドプラットフォーム「Qanat Universe」に取り込みます。毎月900件の請求書の処理を自動化する他、手書きの納期回答書への対応も可能にしています。

事例詳細 ≫

FAX受注業務をkintone とペーパーレスソリューションで自動化、作業時間4割削減

株式会社文理様は、取引先からFAX で送られてくる注文書をOCRで読み込みデジタル化することに成功。取引先の業務を変えずにどのように受注処理を改善したのか。バックオフィス業務を取りまとめる担当者の方と情報システム課としてシステム構築に携わった担当者の方にお話を伺いました。

事例詳細 ≫

まとめ

今後、注文書などの電子化は避けては通れません。猶予期間はありますが、少しずつ移行していかなくては取引先とのやり取りも難しくなってしまうでしょう。
法令に則り導入を行う必要があるため、環境整備などに苦戦する企業も少なくないでしょう。システム・ツールの導入なども視野に入れながら、自社に適した方法を見つけてみてください。

注文書の電子化、ペーパーレス化にお悩みの方は、ぜひJBアドバンスト・テクノロジー株式会社へご相談ください。

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