帳票を電子化するメリットとは？作業時間を4割削減した事例も紹介。
DX化やペーパーレス化が推進される昨今、帳票（帳簿・伝票）の電子化を検討している企業は少なくないでしょう。
しかし中には、「なぜ電子化しないといけないのか分からない」「今までどおりのやり方で良いのでは？」「電子化するメリットやデメリットはあるのか」など疑問に思う方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、帳票の電子化が進められている背景や紙帳票の課題、電子化のメリット・デメリット、電子化のスムーズな進め方などをご紹介します。ぜひ、ご参考にしてください。
- 目次
帳票の電子化が進められている背景
リモート環境の普及
インボイス制度や電子帳簿保存法などの法令整備
2023年10月導入開始！デジタルインボイス（電子インボイス）とは？
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業務における紙の帳票の課題
帳票作成に手間がかかりリスクが生じる
印刷や送付によるコストがかかる
作成のたびにコストがかかるため、一枚一枚は微々たる金額でも後々は会社の経費を圧迫することになります。
書類の保管や管理が煩雑になる
必要なときにすぐに探せず、確認に時間を要することがあります。また、紙の帳票類は紛失リスクや摩耗による破損リスクもあるため保管や管理が難しいという側面もあります。
帳票を電子化するメリット
紙や人件費に関するコスト削減
また、帳票作成にかかる人件費もカットできるため、重要な案件に費用を回すことができます。
業務効率化・生産性向上
しかし、電子化すればこれらの手間を削減でき、空いた時間をコア業務にあてられます。結果、業務効率化や生産性向上につながります。
多様な働き方に柔軟に対応できる
しかし、帳票類を電子化できれば在宅勤務でも帳票の発行業務が可能になります。リモートワークが可能な仕事を選ぶ求職者もいるため、多様な働き方に対応することで有能な人材を獲得するチャンスを得られるでしょう。
セキュリティ性の確保
書類の内容を書き換えられたり、情報漏洩をしたりといったリスクを軽減できます。
帳票の電子化で生じうるデメリット
電子化ツールやシステム導入の初期費用が発生する可能性がある
初期費用よりもコストの削減効果が上回るなら導入の価値はありますが、帳票類が少ないなどそもそもコストがそこまでかかっていない場合は、導入コストのほうが高くなるため慎重に考えることが大切です。
取引先に電子帳票の理解を得る必要がある
理解を得ないまま施策を推し進めると取引先からの信頼を失うことにもなりかねないため、電子発行と紙の発行のどちらにも対応できるよう対策を講じることが大切です。
社内の業務フローを見直す必要がある
ただし、属人化していた業務を見直すきっかけにもなるため、必ずしもデメリットになるわけではありません。
帳票をスムーズに電子化するための進め方
帳票を電子化する書類の範囲を決める
混乱を招く恐れが多く、導入前よりも業務効率が低下することがあります。新しい業務フローに慣れさせるためにも、段階的に進めることが重要です。
業務フローへの影響範囲を確認する
電子化に関わる全ての従業員と連携を取ることは、施策を円滑に進めるためには必要不可欠です。業務フローが不透明な場合は、簡単なもので良いのでマニュアルを作成します。
業務フローを把握することで、電子化の影響を受ける現場の混乱を最小限にできます。
自社システムへの連携可否を確認する
連携できないと業務効率化は難しいですし、新たにシステムやツールを導入するとなると多大な費用がかかります。
電子帳簿保存法に対応しているかどうかを考える
自社にとって必要な機能があるかどうかを確認する
帳票を電子化する方法
帳票を電子化する方法はいくつかあり、紙の帳票をスキャンしてPDF化する方法や、ExcelやWordで作成した帳票をPDF出力する方法、AI OCRによるテキストの電子化などがあります。
・紙帳票をスキャンしてPDF化・紙帳票をスマートフォンなどで撮影して電子化
・ExcelやWordで作成した帳票をPDFで出力
・OCRやAI OCRによるテキストの電子化
当然ですが、企業によって適した電子化の方法は異なります。紙の帳票類がどの程度あるのか、どこまで電子化の範囲にするのかなどを考えた上で、自社に適した方法を探しましょう。
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まとめ
すぐに全ての紙帳票を電子化するのは難しいですが、少しずつ電子化を進めることで経理担当者負担を軽減できるはずです。
まずは自社の紙業務の課題や業務フローを可視化し、改善に適したシステム・ツールの導入を進めてみてください。
帳票類やその他紙業務のペーパーレス化にお悩みの方は、ぜひJBアドバンスト・テクノロジー株式会社へご相談ください。
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