データ入力の自動化で業務効率をアップさせよう！導入のポイントも解説

2024/02/06

データ入力は単純な作業ではありますが、正確な打ち込みが必要な他、数が膨大になりがちなので時間と手間がかかります。コア業務に支障をきたし、生産性や売上低下を招く要因ともなりかねないため早急な対策が必要です。
そこで今回は、データ入力の自動化についてご紹介します。データ入力の自動化に向いている業務やツールを導入する前に確認すべきことなどを解説していますので、ぜひご参考にしてください。

目次

データ入力の自動化がおすすめな理由
データ入力の自動化に向いている業務内容
データ入力自動化ツールを導入する前に確認したいポイントと流れ
データ入力自動化おすすめツール
JBATの『AI OCRパック』なら転記作業だけでなく集計の効率化も実現可能
1. AI OCRの可能性
JBAT「ペーパーレスソリューション」導入事例
まとめ

データ入力の自動化がおすすめな理由

本来のデータ入力は人が手入力で行うものですが、ツールを利用して自動で処理することを「データ入力の自動化」といいます。データ入力の自動化をおすすめする理由は下記のとおりです。

初めての人でもわかりやすい

自動化ツールは誰でも簡単に扱えます。近年はプログラミングの知識経験がなくても扱える自動化ツールが流通しているため、導入することで従業員の業務負担を軽減できます。

直感的な操作で設定ができる

近年流通するデータ入力自動化ツールは、ドラッグ＆ドロップなどの直感的な操作で設定できるものもあります。
複雑な工程がないため、コア業務を圧迫することなく作業効率を高められます。

ヒューマンエラーを未然に防げる

自動化ツールを使用すれば、ミスタイプや誤入力など手入力で起こりやすいヒューマンエラーを防ぐことが可能です。

24時間データの更新が可能になる

人ではなくツールによって自動化されるため、時間帯を問わず作業が可能になります。
これによりデータの更新性が高まることで業務効率や生産性の向上にも役立つことがあります。

データ入力の自動化に向いている業務内容

こちらでは、データ入力の自動化に向いている業務について解説します。

営業

営業は取引先との関連業務を自動化することで業務効率を高められます。
例えば、取引先からいただいた名刺データを登録する業務に対しては、OCR機能やデータ連携ツールを活用することで
「名刺に記載された顧客情報の抽出」→「システムへの入力」→「ダイレクトメールの送信」といった作業を自動化できます。

営業の自動化できる業務

・名刺データの登録

・請求書や納品書の作成

・見積もり、受発注に関する書類の作成

・プレゼンなどに使用する資料の作成

経理

経理業務は手順の決まったルーティン作業に対しては自動化の恩恵を享受しやすいことがあります。
例えば、給与計算であれば
「経理システムのデータから給与を算出」→「従業員の銀行口座へ振り込み依頼」→「帳票の作成」などの流れを自動化することができる場合があります。

経理の自動化できる業務

・帳票作成

・決算書の作成

・税金などの計算

・経費精算

・給与計算

人事総務

人事総務の業務を自動化すると、ヒューマンエラーの防止や工数削減などにつながります。
例えば、採用活動であれば
「会社説明会の案内メール送付」→「書類選考・採用試験の採点」→「面接スケジュールの調整」→「採用結果のメール送付」などを自動化できます。

人事総務の自動化できる業務

・個人情報の管理

・採用活動関連のメール送付

・マニュアルの完備および配布

・研修関連の情報発信

この他、近年多くの企業が取り組んでいるECの運営に関しても自動化が検討できます。
業務の複雑化や人手不足などの課題を抱える企業にとって、データ入力などの単純作業を自動化するメリットは大きいでしょう。各部門の課題を洗い出しつつ、導入に向けて前向きに検討してみてはいかがでしょうか。

データ入力自動化ツールを導入する前に確認したいポイントと流れ

データ入力の自動化は有益ではありますが、ただ導入すれば良いわけではありません。
導入前に下記のポイントを確認し、納得した上で導入を決定することが大切です。

データ入力自動化で効率アップが可能か

まずは、自動化によって業務効率アップが可能かを確認しましょう。当然ですが自動化ツールの導入にはコストがかかるため、目に見える結果がなければ導入する意味がありません。また慣習的にデータ入力をしているが、実はそもそも必要ない業務だったという可能性もあります。その場合、自動化ツールを導入するよりもデータ入力業務自体をなくしたほうが効率的ということもあります。本当に自動化が必要なのか、導入することで効率アップは可能か、をきちんと見極めることが大切です。

業務内容の可視化

業務内容を可視化することも重要です。業務内容をきちんと把握することで、「自動化ツールを導入したのに利用できない」「いざ導入したときの業務実態のヒアリングに時間がかかる」などの問題が起こりづらいでしょう。明文化されていない業務も少なくないはずなので、マニュアルを作成するなどして手順や内容の確認を行いましょう。

データ入力自動化ツールの選定

自動化ツールの種類はさまざまで、それぞれ特徴が異なります。操作性やセキュリティ面、価格帯など、あらゆる面を比較検討しながら自社に適したものを探してみましょう。

自動化前と自動化後の効率の比較

ツール導入後は、自動化前と自動化後の効果を比較しましょう。数値化することで、データ入力自動化への取り組みに対して理解や協力を得やすくなります。手作業で行った場合の手順や時間を記録し、どの部分に時間がかかっているのか、自動化によってどれほどの時間削減が見込めたのかを測定します。継続しながら改善することで、より業務効率化を図れます。