kintoneとは？できることや導入に向いている企業や業界を紹介
サイボウズ株式会社が提供するクラウドサービス「kintone（キントーン）」。アプリに関する専門知識などがなくてもアプリ開発ができる手軽さから、業務効率をサポートするツールとしてさまざまな企業に活用されています。業務効率の向上にこうしたITツールを活用するのは一般的になりつつありますが、中には「本当に便利なのか」「使いやすいのか」などと疑問に感じる担当者さまもいるでしょう。
とくに、デジタルへの苦手意識が強い方は使用に抵抗があるケースも少なくないため、導入前に不安を取り除くことが大切です。今回は、kintoneの概要や導入メリット、利用例、使い方などを解説します。kintoneの導入に向いている企業の特徴についてもご紹介しますので、ぜひご参考にしてください。
- 目次
kintoneとは？
kintoneの強みは「情報の蓄積・活用」にあります。
アプリを介して入力した情報はkintone内に蓄積されますが、その情報を活用・管理できるアプリを簡単に開発することが可能です。100種類以上のテンプレートを使用してアプリを開発できる他、ゼロからカスタマイズしてアプリを作ることもできます。
kintoneはクラウドサービスなのでネット環境は必須ですが、逆に言えばネット環境さえ整っていればどこにいてもアプリの操作が可能です。営業や出張などで社外からも瞬時にアクセスし情報共有ができ、また複数人でアクセスできるため、時短をしつつ業務効率の向上を目指せます。
kintoneで何ができるのか？
データの共有と見える化
さまざまな端末からアクセス
基幹システムとの連携
一元管理ができる
kintoneを利用して企業が改善できること
紙やFAX中心の働き方からの脱却
手書き書類の多さに辟易している、データ入力の負担が大きくコア業務を圧迫している、FAX受け取りのために出社しなくてはならないなど、紙ベースの働き方には課題が多いもの。しかし、kintoneなら情報をデータベースに集約するので紙の資料は不要。社内の申請業務もkintone上でできるので承認待ちに時間がかかりません。
また、FAX受信の内容をkintoneにアップロードすれば、受け取りやファイリングの手間も省けます。
業務やスケジュール管理が見えてコミュニケーション率アップ
kintoneはスレッドやコメントといったコミュニケーションにつながりやすい機能を備えているため、業務の見える化につながりやすい面もあり、チームだけでなく部門全体の業務内容や進捗、スケジュールといった情報共有も生まれやすいです。お互いが声掛けしてサポートできる環境が生まれるため、コニュニケーション率がアップして団結力も育まれるでしょう。
業務の属人化の回避できめ細かな顧客対応が可能
kintoneによるワークフローや案件管理アプリといったものを構築することでクライアントなどとの電話やメールのやり取り、見積もりや契約に関する情報などが確認できるため、情報管理・共有を徹底につながります。
担当者がいなくても顧客対応に困ることは少なくなるため、顧客対応の改善にも効果があります。
脱Excelシートで快適に
納品日のお知らせなどを特定の社員へ自動アラートで通知することもできるので、Excel以上に便利に活用できます。
無駄なコストを削減できる
kintoneなら案件管理のツールを外注する必要がなく、社内で作成したアプリ内で案件ごとの収支をまとめられます。収支の内容が明確に管理できるため、不要なコストの削減を促せます。
各部門のkintoneの利用例
各部門での使い方
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経理・財務部門 |
商品管理、原価計算、棚卸管理、入出庫管理 など |
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人事・総務部門 |
採用管理、契約管理、社員名簿、入退社管理、研修管理 タイムカード、人事評価管理、エントリーシート管理 物品購入申請、健康診断問診票管理 など |
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販売管理部門 |
受発注管理、請求管理、支払管理、入金管理、出荷指示管理 など |
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システム部門 |
社内システム相談の受付、問い合わせ管理、ヘルプデスク窓口 貸し出し機器の管理、タスク管理 など |
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生産管理部門 |
プロジェクト管理、生産計画管理、工数管理 作業内容・実績管理、評価管理 など |
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営業・顧客サポート |
顧客情報、案件、見積書、受注・出荷管理、予算・実績管理 活動履歴管理、問い合わせ管理、コールリスト・クレーム管理 自社セミナー管理、アルコールチェック管理 など |
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マーケティング部門 |
イベント管理、タスク管理、制作物の進捗管理、外注先管理 など |
経理部門のkintone利用についてはこちら
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経理部門でkintone（キントーン）を利用する際の悩みを、プラグイン「ATTAZoo+」で解決！
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開発製造部門のkintone利用についてはこちら
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開発製造部門でkintone（キントーン）を利用する際の悩みを、プラグイン「ATTAZoo+」で解決！今回のテーマは、"開発製造業務でのkintone活用法"です！具体的なシーンを挙げながらご紹介していくので是非ご覧ください。 |
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人事総務部門のkintone利用についてはこちら
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人事・総務部門でkintone（キントーン）を利用する際の悩みをプラグイン「ATTAZoo+」で解決kintoneを人事・総務部門で利用されている企業も多くいらっしゃいます。実際に、kintoneのサンプルアプリにも人事、総務向けのものが多数用意されています。今回は人事・総務部門でkintoneを利用する際に多い悩みについて、プラグインを活用して解決する方法をご紹介します。 |
kintoneの使い方
サンプルアプリから作成
自分ではじめから作成
「アクセス権を設定できるアクセス制限機能」「承認経路を設定できるプロセス管理機能」「他アプリのデータ取得・利用ができるルックアップ機能」などの機能が活用できます。
CSVやExcelデータを読み込んで作成
kintoneの導入はどんな企業が向いている？
導入する前に、自社がkintone導入に向いているかどうかを確認しましょう。
アプリ開発の専門家や知識がある人がいない
しかし、誰がどのように利用するか？という要件定義はkintoneアプリであっても大切です。「簡単にアプリが作れること」が必ずしも業務改善につながるわけではありません。アプリを作成する前に確認すべきことはしっかりと確認することも気を付けておいたほうがいい時もあります。
コストをかけずに業務管理システムを導入したい
データ管理が複雑でない業務管理アプリを求める企業
ただし、kintoneもカスタマイズや拡張機能（プラグイン）によってデータ連携を行えるケースもあります。まずはシンプルなデータ管理をしているものからkintoneで初めてみて、徐々に詳細な設計に入っていくことでkintoneであっても複雑な要件に応えることは可能なケースも多いです。
kintoneを活用した事例
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ＪＢＣＣグループ業務センターの毎月900件の請求書処理をテレワークで実現ＪＢＣＣグループ業務センターでは、取引先からの紙の請求書や、FAXでやりとりしていた納期回答書をPDF化し、様々な製品やサービスをつなぐクラウドプラットフォーム「Qanat Universe」に取り込みます。毎月900件の請求書の処理を自動化する他、手書きの納期回答書への対応も可能にしています。 |
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FAX受注業務をkintone とペーパーレスソリューションで自動化、作業時間4割削減株式会社文理様は、取引先からFAX で送られてくる注文書をOCRで読み込みデジタル化することに成功。取引先の業務を変えずにどのように受注処理を改善したのか。バックオフィス業務を取りまとめる担当者の方と情報システム課としてシステム構築に携わった担当者の方にお話を伺いました。 |
まとめ
クラウドサービスなのでいつでもどこでも情報を活用でき、テレワークの促進やペーパーレス化の後押しにも役立ちます。kintoneプラグイン「ATTAZoo（アッタゾー）シリーズ」などを活用すれば、より密な情報共有と業務効率化を図れます。
業務効率化のツールをお探しなら、kintoneの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
kintoneプラグイン「ATTAZooシリーズ」についてのご質問・ご相談は、ぜひＪＢアドバンスト・テクノロジー株式会社にお任せください。
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費用面や導入機関の不安
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