kintoneで請求書を作成する方法を解説！プラグインから管理方法まで紹介

2024/02/24

kintone（キントーン）を活用すれば、kintone上にあるデータを使用して請求書を自動作成することが可能です。また、プラグインによりkintoneをカスタマイズすることで請求書の作成に加えて送付までを自動化できます。
今回は、kintoneの請求書管理アプリ（以下、請求書アプリ）がどんな悩みにアプローチできるのかを解説するとともに、請求書アプリを作成する上で欠かせない3つのアプリ、請求書アプリ作成時のポイントなどをご紹介します。kintoneプラグインについても触れていますので、ぜひご参考にしてください。

目次

kintoneの請求書管理アプリで解消できるお悩み
1. 請求書発行の悩み
2. 請求書受け取りに関する悩み
請求書アプリに必要なアプリと作成の手順
請求書アプリを作成するときのポイント
1. 専門家からアドバイスを受ける
2. プラグインをうまく活用
請求書アプリに最適なkintoneのプラグインは？
請求書処理やペーパーレスをkintoneを活用して実現した事例
まとめ

kintoneの請求書管理アプリで解消できるお悩み

kintoneの請求書アプリを使用すれば、下記の悩みを解消できます。

請求書発行の悩み

請求書の発行や送付について手作業で行っている企業は少なくないでしょう。フォーマットはあるでしょうが、案件ごとに請求書を作成するのは手間がかかります。また、印刷や郵送での送付も手間がかかり、作業量が多いと従業員の負担も大きくなります。
kintoneの請求書アプリを活用すれば、基幹システムからデータを抽出し、アプリ内で請求書を作成・保存できる他、登録された取引先のアドレスに自動で請求書を送信することができます。作成や印刷、封入の手間を一括で解消できるため、大幅な時短と業務効率の向上につながります。

請求書受け取りに関する悩み

請求書の受け取りに関しても「請求書の遅れにより月次が締められない」「転記作業の手間がかかる」「手作業のためヒューマンエラーのリスクがある」などの悩みがあるでしょう。
kintoneの請求書アプリは、受け取った請求データをkintone内に保存できます。カスタマイズや拡張機能（プラグイン）の種類によっては、会計ソフトへの連携もできるため、請求書の受け取りに関する悩みにもアプローチが可能です。

請求書アプリに必要なアプリと作成の手順

kintoneで請求書アプリを作成する際は、別で「顧客管理」「売上管理」「入金管理」のアプリが用意してあると便利です。

顧客管理アプリに締め日を登録

請求書アプリを作成する際、請求書の締め日を登録し顧客情報と紐づける必要があります。顧客の名前や住所があれば情報の紐づけは可能ですが、紐づけの際はルックアップの対象項目に重複がないように設定しなくてはなりません。
取引内容によっては会社名などがかぶることもあるかもしれないため、顧客の基本情報が集約された顧客管理アプリが必要なのです。なお、会社ごとに請求書の締め日が異なる（複数ある）なら、締め日を記載するフィールドを作成してください。

売上管理アプリに日々の売上を登録

売上管理アプリには、日々の売上を登録します。ここに記載する内容は明細として請求管理アプリに記載されるため誤りがないよう注意しましょう。商品・サービス名に加えて単価や数量などをもとに「税抜金額」「消費税額」「税込金額」を集計する項目も必要になります。

【売上管理アプリに必要な項目】
・顧客管理との紐づけのためのルックアップ
・明細登録を行うテーブル
・テーブル内の数値を合算する計算項目

なお、商品・サービスによって税率が異なるケースにも対応できるように税区分を選べる項目を作成することも可能です。

入金管理アプリに入金日と金額を登録

入金管理アプリでは、顧客からの入金情報を登録します。入金日と顧客情報を紐づけるルックアップ、入金額を記載する項目を作成しましょう。

請求管理アプリに売上情報と入金情報を登録

3つのアプリの作成が完了したら、情報をまとめるための請求管理アプリを作成して売上情報と入金情報を登録します。請求情報の項目に必要なのは「請求日」「登録番号※インボイス事業者」「請求先名」「税抜の総売上額／総消費税額／税込の総売上額」「入金額」「繰越金額」「今回の請求額」「請求明細テーブル」などです。各アプリとの連携に必要な項目を設定しましょう。

請求書を自動送信

kintoneをカスタマイズしたり、拡張機能（プラグイン）を利用することで、kintoneアプリから直接メール送信を行うことも可能です。自動送信等の設定が実現できれば、kintoneに保存された請求書をkintoneで管理するメールアドレスに自動で送信できます。顧客情報と紐づけるためミスなく請求書送付ができる他、通常メール以外にも添付ファイルを含むパスワードつきのメールも送信できるため、仮にメール送付先に誤りがあっても情報漏えいを防げます。

請求書アプリを作成するときのポイント

請求書アプリ作成のポイントは下記の2つです。

専門家からアドバイスを受ける

kintoneは扱いがそこまで難しいツールではありませんが、請求書アプリは複数のアプリと紐づけて情報をまとめる必要があります。知識がないままスタートすると設定などに時間がかかることが予想されるため、kintoneに詳しい方はもちろん、インボイスに対応した請求書に詳しい方などからもアドバイスを受けることが大切です。

プラグインをうまく活用

kintoneで請求書アプリを作成する際、標準機能では不充分だと感じることも多々あります。プラグインにより機能を拡張すれば請求書アプリの作成がスムーズになりますし、kintoneをより便利に活用できるようになります。
プラグインにはさまざまなものがあるため、比較検討しながら導入を進めてみてください。

請求書アプリに最適なkintoneのプラグインは？

現在様々な企業がkintoneプラグインを制作・販売していますが、その中にはデータを連携して請求書を電子発行できるものもあります。こうしたプラグインを活用することで印刷や郵送にかかる費用、人件費を削減できる他、作成・封入にかかる作業時間も削減、またペーパーレス化を推進することもできます。クラウド会計や決済サービスとも連携可能な種類のものもあるので、自社の業務に合わせて最適なプラグインを選定してみることをおすすめします。

kintoneプラグインって何？kintoneをより有効的に活用するためには？

プラグインを導入すれば、kintoneをより便利に活用できます。本記事では、kintoneプラグインの概要や導入メリット、導入時の注意点、カスタマイズに役立つスターターキット「ATTAZoo＋」についてご紹介します。ぜひ、ご覧ください。

kintoneプラグイン詳細 ≫

kintoneプラグインについては、kintoneの公式サイトでも紹介されています。
ぜひこちらのサイトから自社にあったプラグインを探してみてください。

kintone（キントーン）- 拡張機能 | サイボウズの業務改善プラットフォーム
拡張機能⇒サービスを探す
https://kintone-sol.cybozu.co.jp/integrate/search/

請求書処理やペーパーレスをkintoneを活用して実現した事例

ＪＢＣＣグループ業務センターの毎月900件の請求書処理をテレワークで実現

ＪＢＣＣグループ業務センターでは、取引先からの紙の請求書や、FAXでやりとりしていた納期回答書をPDF化し、様々な製品やサービスをつなぐクラウドプラットフォーム「Qanat Universe」に取り込みます。毎月900件の請求書の処理を自動化する他、手書きの納期回答書への対応も可能にしています。

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FAX受注業務をkintone とペーパーレスソリューションで自動化、作業時間4割削減

株式会社文理様は、取引先からFAX で送られてくる注文書をOCRで読み込みデジタル化することに成功。取引先の業務を変えずにどのように受注処理を改善したのか。バックオフィス業務を取りまとめる担当者の方と情報システム課としてシステム構築に携わった担当者の方にお話を伺いました。

事例詳細 ≫

まとめ

kintoneを活用することで、さまざまな業務改善アプリを作成することが可能です。業種や業務、部門ごとにテンプレートがあるため、プログラミングなどの専門知識がなくてもアプリ開発を行えます。
クラウドサービスなのでいつでもどこでも情報を活用でき、テレワークの促進やペーパーレス化の後押しにも役立ちます。kintoneプラグイン「ATTAZoo（アッタゾー）シリーズ」などを活用すれば、より密な情報共有と業務効率化を図れます。

業務効率化のツールをお探しなら、kintoneの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
ATTAZoo（アッタゾー）シリーズについてのご質問・ご相談は、ぜひJBアドバンスト・テクノロジー株式会社にお問い合わせください。

現場でできる！＼kintoneプラグイン／「 ATTAoo AI OCRパック」