kintoneで見積書作成できる！あると便利なプラグインも紹介

顧客管理・案件管理の業務改善のために「kintone（キントーン）」を使っているという方もいらっしゃるでしょう。kintoneを使えば顧客情報や案件情報、売上情報の一元管理、スケジュール管理、ワークフローの申請はもちろん、面倒な帳票類の作成も簡単に行えます。帳票類の中でも見積書の作成は時間がかかりがちですが、それもkintoneを使えば自動化することが可能です。
今回は、kintoneを使った見積書の自動作成について解説します。自動化のシステムやメリットに加えて、見積書作成の方法、プラグインについてもご紹介するので、ぜひご参考にしてください。

見積書を一つひとつ個別で作成している方は多いでしょう。kintoneには「商品リストアプリ」と「見積書作成アプリ」がセットになった「商品見積書パック」というアプリが標準機能として備わっているため、一部を自動化しつつ見積書を簡単に作成できます。
商品リストアプリの項目はサービス種別・型番・商品名・単価（価格）などで、自社の商材に合うよう設定を行います。見積書作成アプリは商品リストアプリに登録した情報を参照してデータを取得します。ルックアップ機能により商品名や型番などの情報を手間なくミスなく入力可能です。また、kintoneにはテーブル機能があるのでルックアップ機能で参照したデータを1つの画面で管理できます。商品名や金額は自動で入力される仕組みになっているため、何度も入力する手間がなく便利です。また、各行の金額は自動で集計されるので合計金額がひと目で確認できる他、計算フィールドを追加すれば消費税額の算出も可能です。さらに、見積書には変更履歴やコメントを残せるのでやり取りがスムーズになる他、印刷・出力もワンクリックで行えます。kintoneの連携サービスやプラグインを使用すれば見積書の見た目も変更できるため取引先に応じて仕様を工夫できます。

kintoneで見積書の作成を自動化することで下記のメリットを享受できます。

kintoneを使えば見積書の作成時間を短縮しつつ、見積書の共有・管理や印刷・PDF化までを一元化できます。作成のたびに別の場所から顧客情報を取得する、共同編集ができないなどの問題を回避しながら効率良く見積書を作成することが可能です。

案件ごとに見積書を一つひとつ作成している方は多いですが、個別で作成するとかなりの手間と時間がかかります。
しかし、kintoneにより作業を簡略化・自動化すれば見積書の作成時間を短縮でき、空いた時間をコア業務にあてられます。

kintoneによる見積書の作成は、プログラミングなどの専門的な知識は必要ありません。クリックやドラッグ＆ドロップで簡単に見積書を作成できるため、基本的なパソコン操作ができればいつでも作成が可能です。

kintoneの標準機能だけでも見積書の作成はできますが、プラグインなどを使ってカスタマイズができます。見積書を作成する機会が多く、顧客によって見積書の形式が異なることもあるでしょうが、カスタマイズすれば見積書の変更・修正などが柔軟に行えます。

kintoneで作成した見積書は、誰でもクラウド上で確認できます。また変更履歴が自動で残る他、見積書にコメントを記入することもできるため、情報共有がしやすくプロジェクトの進捗把握などもしやすくなります。

こちらではkintoneで見積書を作成する大まかな流れをご説明します。

先でも述べましたが、kintoneには標準で「商品見積書パック」が備わっています。まずはkintoneアプリストアにて対象キーワード「見積書」を検索し、商品見積書パックを追加しましょう。そこから商品リストアプリと見積書アプリの内容を、自社の商材に適した形に変更します。

見積書パックがあれば見積書アプリを作成することはできますが、毎回同じ項目を見積書に入力するのは手間と時間がかかります。しかし、見積書アプリとは別に「見積書テンプレートアプリ」を作成してよく使用する見積内容を登録すれば、プラグインを用いてルックアップで情報を参照できます。新しく見積書を作成するときも、テンプレートから起こせるので時短で手間なく見積書が作成可能です。

見積書のデータは手入力できる他、商品リストアプリに登録された情報をルックアップ機能で参照できます。また上でも解説しましたが、見積書テンプレートアプリに登録した情報もプラグインを使って紐づけることができます。テンプレートを使って起こした見積書の内容は、適宜修正が可能です。その月だけ見積依頼の内容が異なっていても、瞬時に修正・変更して見積書を作成できるので大きな手間はかかりません。

見積書が完成したら、印刷・エクスポートを行います。kintoneの標準機能では「レコード詳細画面」から印刷ができ、kintoneに登録した情報がそのまま印刷されるので見た目はシンプルです。また標準機能ではレコードごとに一つひとつ印刷を行うため、印刷する枚数が多いと少々時間がかかります。もっとデザインをよくしたい、レイアウトを調整したい、まとめて印刷したいという場合はプラグインを活用しましょう。

kintoneで作成した見積書を印刷・PDF化する場合はプラグインを活用しましょう。印刷やPDF化ができるプラグインを探すなら、kintoneを提供する「サイボウズ株式会社」の公式ページが有効です。新着順・評価順で並び替えができるので、新しい機能を有したプラグインや、プラグインの実績がある企業のサービスを選ぶことができます。
またプラグインには有料のものと無料のものがあり、製品によって有する機能はさまざまです。無料のプラグインは個人使用なら充分ですが、ビジネスで利用するには少々物足りなく感じてしまうでしょう。というのも、無料のプラグインだと「kintone側のアップデートに対応できずに突然使えなくなる可能性がある」「手厚いサポートがない」などのデメリットもあるためです。もちろん必ず有料のプラグインを使わないといけないわけではありませんが、あらゆる場面を想定すると有料のプラグインがおすすめでしょう。
プラグインの種類は多種多様なので、ぜひ自社に適したプラグインを探してみてください。

こちらではkintoneをより便利に活用できるプラグインとして、ＪＢアドバンスト・テクノロジー株式会社が提供する「ATTAZoo＋（アッタゾープラス）」と「AI OCRパック for kintone」をご紹介します。

新日本商事株式会社では、kintoneとATTAZoo＋の活用で100以上の紙業務をアプリに移行。アプリ間のデータ集計ができる「集計サポート＋（関連レコード集計）」の機能により月次の売上算出がスムーズになった他、複数のアプリを同期して多重入力を自動化したり、対象キーワードを検索できる「簡易検索＋」機能を用いてデータ内の帳票検索を素早く行えるようにしたりと業務効率化を実現。作業時間が大幅に節約できたことで、従業員の作業費に置き換えて月140万円もの作業削減を達成しました。

AI OCRパック for kintoneは見積書や注文書、請求書、納品書など紙の転記入力を自動化できる他、紙文書やPDFデータを"テキストデータ"としてシステムに自動取り込みできます。取引先からの帳票はフォーマットもサイズもバラバラ。整えたくても取引先によっては様式の変更に対応できないというケースもあるでしょう。しかし、AI OCRパック for kintoneは形式の異なる帳票も自動で処理できます。AI OCR（人工知能搭載の光学文字認識機能）により手書き文字・活字も高い精度で読み取ります。

企業にとって見積書の作成はほぼ避けられない業務です。取引先ごとに一つひとつ作成すると時間も手間もかかるため、kintoneやプラグインを活用して自動化し、より業務効率化を目指しましょう。kintoneはシンプルな操作性なので現場に取り入れやすく、またプラグインをうまく組み合わせることで自社に適したものへとカスタマイズできます。見積書などの帳票作成にお困りなら、kintoneの活用を検討してみてはいかがでしょうか。
kintoneおよびプラグインに関するお悩みは、ぜひＪＢアドバンスト・テクノロジー株式会社へご相談ください。