簡単にできる！PDFのテキストデータ化で作業効率を上げる方法
これまでPDFをテキストデータ化するには手動での入力が必要でしたが、手動入力はミスを誘発するリスクが多く、入力だけでなく修正やチェックに時間がかかりすぎていました。しかし、OCR（光学文字認識機能）を利用することで、PDFのテキストデータ化をより早く、より簡単に行うことが可能です。そこで今回は、PDFをテキストデータ化するメリットに加えて、データ化する方法やツールを導入する際の注意点、おすすめのOCRソフトなどをご紹介します。ぜひ、ご参考にしてください。
- 目次
PDFのテキストをデータ化するメリットとは？
ソフトの利用で手動入力の手間が省ける
検索で効率的に情報をピックアップ
書類のデジタル化で管理しやすい
画像もテキスト化ができる
他形式ファイルに変換して保存できる
RPA 連携で単純作業の自動化
PDFからテキストデータ化する方法
Googledriveでテキストデータ化
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・GoogledriveにPDFファイルをアップロードする ・Googleドキュメントを開き、画面の左上にある「＋新規」をクリックする ・「ファイルのアップロード」からテキスト化したいPDFデータを選ぶ ・アップロード完了後、右クリックで「アプリを開く」からGoogleドキュメントを選択する |
Onedriveテキストデータ化
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・Onedriveにアクセスし、アップロード（ファイルかフォルダを選択）をクリックする ・画像やPDFファイルを右クリック ・テキストが抽出され、コピー＆ペーストが可能になる |
OCRソフトの活用
読み取り精度が高いので修正・チェックの手間を短縮できますし、AI（人工知能）を搭載した「AI OCR」を使えば、より高い精度の文字認識が可能になります。
また、繰り返しの学習で手書き文字はもちろん癖のある字体や悪筆な文字にも対応できます。
スマホの画像でもテキストデータ化できる
GoogleやMicrosoft、Adobe、LINEなど、身近なアプリでテキストデータ化が行えます。
OCRソフト導入時に注意したいこと
OCRソフトでも読み取り精度は100％ではない
一見すると問題ないように見えても「文字と文字の間にスペースが入っている」「改行位置がズレている」「誤字がある」などの問題もあるため、修正・チェックの時間を設けることが大切です。
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OCRは本当に実用的？現在の精度や向上させるための方法を徹底紹介
OCRの精度について懐疑的な方もいるかもしれません。そこで本記事ではOCRの概要に加えて、現在のOCRの精度や精度を向上する方法などをご紹介します。OCR導入を検討している方、ペーパーレス化を進めたいという方は、ぜひご覧ください。 |
OCRソフト導入にはコストがかかる
プライバシーの取り扱いには要注意
絶対にないとは言い切れないため、プライバシーの取り扱いやセキュリティ対策には注意が必要です。
テキストデータの品質管理を怠らない
適したグレードのものを選ぶ
変換形式や連携機能で選ぶ
デバイスのOSに対応したもの
PDFをテキストデータ化できるツール
無料と有料のOCRソフトはどちらが良いか
おすすめOCRソフト
ソースネクスト「読取革命」
縦書きや横書き、画像や表などが書かれた文書でも再現可能。また、取り消し線や下線がついた文字やFAX、コピーした書類、手書きのメモなども扱えます。
エヌジェーケー「e-typist v.15.0」
直感的な操作で扱いやすく、つぶれたりかすれたりした文字も問題なく読み取ります。また日本語以外に58か国語の言語に対応しているため、海外のお客さまとやり取りの多い企業にもおすすめです。
ワンダーシェアーソフトウエア「Wondershare PDFエレメント Pro」
操作性もシンプルで、Office製品を使ったときのようにスムーズに扱えます。ExcelやWord、PowerPoint、HTMLなどへの変換も容易ですし、共同作業にも向いています。
ＪＢＡＴ「AI OCRパック」
帳票をPDF化したら後はkintone上でボタンを押すだけ。スピーディーかつ低コストで精度の高いテキストデータを作れるので、OCRソフトを初めて導入する企業にもおすすめです。
AI OCRパック for kintoneで取引先からの帳票をデータ化
AI OCRパック for kintoneは見積書や注文書、請求書、納品書など紙の転記入力を自動化できる他、紙文書やPDFデータを"テキストデータ"としてシステムに自動取り込みできます。取引先からの帳票はフォーマットもサイズもバラバラ。整えたくても取引先によっては様式の変更に対応できないというケースもあるでしょう。しかし、AI OCRパック for kintoneは形式の異なる帳票も自動で処理できます。AI OCR（人工知能搭載の光学文字認識機能）により手書き文字・活字も高い精度で読み取ります。
テキストのデータ化で業務効率化を実現した事例
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ＪＢＣＣグループ業務センターの毎月900件の請求書処理をテレワークで実現ＪＢＣＣグループ業務センターでは、取引先からの紙の請求書や、FAXでやりとりしていた納期回答書をPDF化し、様々な製品やサービスをつなぐクラウドプラットフォーム「Qanat Universe」に取り込みます。毎月900件の請求書の処理を自動化する他、手書きの納期回答書への対応も可能にしています。 |
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FAX受注業務をkintone とペーパーレスソリューションで自動化、作業時間4割削減株式会社文理様は、取引先からFAX で送られてくる注文書をOCRで読み込みデジタル化することに成功。取引先の業務を変えずにどのように受注処理を改善したのか。バックオフィス業務を取りまとめる担当者の方と情報システム課としてシステム構築に携わった担当者の方にお話を伺いました。 |
まとめ
現場でできる！＼kintoneプラグイン／ 「 ATTAoo AI OCRパック」
“開発なし”でカンタン・スピーディ・低コストで即導入
『ATTAZoo AI OCRパック』は紙業務の効率化がなかなか進まない
チャレンジしたけどうまくいかず諦めてしまった皆様のために
「現場でできる」にとことんこだわったサービスです
『ATTAZoo AI OCRパック』なら
紙業務の課題を幅広く解決できます！
費用面や導入機関の不安
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工数が膨大で
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手書き帳票への対応の手間
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kintoneと連携することで開発なしに帳票をデータ化し
素早い業務改善を実現いたします
是非一度お悩みや、お話をお聞かせください
