右より、 中山 由喜 氏 / 代表取締役 清井 正弘 氏 / 加藤木 一城 氏
【会社プロフィール】
会社名 | 株式会社換気生活 |
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設立 | 2017 年9 月 |
所在地 | 東京都大田区 |
事業内容 | レンジフード・浴室暖房乾燥機・換気扇の修理・交換工事 住宅設備機器の交換工事 |
URL | https://kankiseikatsu.com/ |
株式会社換気生活様は、レンジフード・浴室暖房乾燥機・換気扇の修理・交換工事、住宅設備機器の交換工事事業を
「換気生活」ブランドとして展開しています。会社の強みは"スピード" スタッフの換気扇交換に対する技術が豊富であり、少人数で安く早く対応することで、多くの実績と信頼を築いています。業務プロセスの効率化を図りkintone アプリを作成しましたが、データの不整合により業務をスムーズに進められない問題が発生しました。「一時はkintone の利用をあきらめかけた」と語る中山 由喜 氏がATTAZoo U を活用してアプリをどのように改善したのか、お話を伺いました。
導入前の課題
●お客様と約束した工事日程がスケジュールアプリに連携されず、日程が守れない事態が発生
● 業務プロセス上のそれぞれの作業が完了したかどうかをチェック表で確認したり、
複数アプリを確認したり、手間がかかっていた
●棚卸をする際に採用する金額情報を取得するために一時的に作業を中断する必要があった
● アプリ修正には開発会社へ依頼する必要があり、柔軟な改修が難しい
導入後の効果
●各業務担当部門が利用するkintoneアプリのデータが連携することにより、
部門間の連携ミスがなくなりお客様対応の品質が上がった
●データ処理のメッセージが都度表示されるようになったため、チェック表で確認したり、
ほかのkintone アプリを確認したりする手間がなくなり業務効率化につながった
●棚卸時に改めて価格情報を反映させるために業務を中断する必要がなくなり
業務効率化につながった
●プラグイン設定が簡単に行え、自社でアプリ修正が対応できるようになった
もともとは別のアプリケーションを利用していましたが、数年前にアプリケーションの作成や修正等が自社でできる、kintoneに移行しました。当初は個人のエンジニアに特注し、JavaScriptでつくられたkintoneをしばらく使っていました。社内で「使えない」「変えたい」等、要望はいくつが出てきたものの、自分たちで直すことが出来ず、kintoneの使い勝手が次第に悪くなってしまいました。そこで、kintoneのアプリをリニューアルすることになり、JavaScriptを組むことをやめて、プラグインを使って運用することになりました。本番環境で運用を開始したのは2023年の1月頃からです。
kintone のアプリ間でデータを連携させて複数のデータを更新する作業を自動化するのにkintone の開発会社から紹介されたプラグインを採用したところ、検証の段階では問題なく使うことが出来ました。
しかし、本番環境で多くのデータを同時に更新するようになるとエラーが発生し、そのエラーに誰も気が付かないということがありました。実際に、データの連携がうまくできていなかったためにお客様との約束をすっぽかしてしまったことが何件かありました。本当に困ってしまいました。
自分で「アプリ間のデータ更新ができるプラグイン」を検索して見つけました。30日間程、無料で使える体験版があったので、検証アプリで試してみました。使ってみるとコードを書くわけでもなく、項目をリストから選ぶだけというように操作方法が簡単で自分で設定を進めることが出来ました。最初の1~2週間で、できなかったデータの更新ができると確信し、導入を決めました。
「せっかく作ったkintone がお蔵入りになるかもしれない」という危機でしたが、ATTAZoo U がこの危機を救ってくれました。
当社ではお客様からの依頼をコールセンターで受け付けた時、「受注管理アプリ」に登録すると同時に、「予定管理アプリ」で工事担当者のスケジュールを登録します。毎日コールセンターから20~30件くらいの受注と、別途メールなどからのお問い合わせがありますが、"スピード感"を大事にしている弊社にとって、お客様から工事のお問い合わせがあったら、すぐに担当者の予定表に工事の日程を入れたいので「受注管理アプリ」と工事の担当者のスケジュールを管理する「予定管理アプリ」の連携はできるだけ早く対応する必要があります。受注が入力されたタイミングで、在庫があれば翌日対応も行います。(図1)
設定や運用が自分でできることです。
"スピード命"なので社長が急に「今日からキャンペーンを開始する!」と いうようなこともありますが、(kintone とATTAZoo U があれば)誰かに依頼しなくても自分ですぐに対応することが出来ます。
また、私は経理担当なのですが、経理の仕事の合間にできるというのがATTAZoo U の素晴らしいところです。
検証用のkintone アプリを作るのはハードルが高かったのですが、ATTAZoo U の設定は、項目を選ぶだけで簡単だったので経理の仕事をしながらでも利用することが可能でした。
【実行結果とエラー内容が表示されデータ更新状況が一目でわかる】
データの更新を実行すると必ず「更新が完了しました」というポップアップが出るんですよね。
これが出なかったら動いていないということなので誰が見てもわかりやすいですね。
もし分からないことがあれば、メールで問い合わせをすると翌日には(JBATのサポートより)返事をいただくことができて、漠然とした質問でも、背景を予測した上で解決法を回答してくれます。とても丁寧で的確なサポートだと思います。
kintone に関しても素人でしたが、私にもできたのでATTAZoo U には感謝しています。
導入してから、社内でのkintoneのアプリについて要望や相談が増えました。社内で(「できるかな?」という)不安な声が上がっても、「大丈夫です!うちにはATTAZoo U がありますから」といつも応えています。システムは「触ってはいけないもの」「勝手に触るとおかしなことになってしまうもの」だと思っていたのですが、積極的に自分で修正をしたり、新しいものや便利なものを追加したりするようになり、kintone の扱い方が変わった感じがします。kintone でのデータ連携が可能になったことでkintone の活用の幅が広がりました。
例えば、ニュースレターのダイレクトメール不要の依頼を受けた際も、「顧客マスタアプリ」と「送付リストアプリ」の両方のアプリをそれぞれチェックしなければならない作業がありましたが、データを連携させることでどちらか一方のアプリを更新するだけで済むようになりました。手で直すとどうしても漏れが発生してしまいますが、別の部門の方がそれぞれ管理しているアプリ内のお客様の最新の情報が常に連携&共有できている状態です。
また、棚卸業務にも活用しています。弊社では棚卸の際に使う金額を、直近の発注価格で管理するようにしています。以前は、外部に依頼して受発注履歴を参照し、直近の商品の金額を「商品マスタアプリ」に最新の価格として反映させていました。データを1つ1つ実行させるために一時的に作業を中断することもありました。今ではATTAZoo U で、日常業務の中で常に新しい価格を「商品マスタアプリ」に反映させているので、棚卸時に改めて商品の最新価格を反映させる必要もなく、外部への依頼も不要です。在庫がある商品だけを一覧表として表示し、最新の金額を反映させたものをファイルに書き出すだけという作業になり、すごく手間が省けました。( 図2)
関連レコードで参照しているデータをアプリ内にコピー&ペーストで転記するという単純な作業があるのですが、転記して保存という作業も、件数が200件を超えてくると結構大変で、ATTAZoo U を使うと全然違いますね。すごく簡単で、作業が楽でした。
【ATTAZoo U ~レコード連続編集~のイメージ】
kintone 標準機能でのレコード編集では、
「編集→入力→保存→次のレコードへ遷移→編集...」とそれぞれクリックして進める必要がありますが、
「入力→次のレコードへ遷移」の2ステップに削減することができます。
(編集と保存は自動反映されます)
ATTAZoo+も使っているのですが、ATTAZoo U はまた、性格が全然違いますね。
"システムを変える"ことができるんですよね。
プラグインを入れる前と後ではkintone の使い方が変わります。すごく使い勝手がいいと思いますよ。
コールセンターでの引き継ぎ業務も他社のサービスを利用していて、以前はそこで管理しているデータをkintone に取り込んで管理をしていました。今は(ATTAZoo U で)データの連携&更新ができるようになったので、kintoneを主として、管理できるようにしようとしています。社内でkintoneに対しての考え方もやり方も変わり、kintoneを使いこなしています。ATTAZoo Uでできるかもと思えば、なんでもできるんです!
ATTAZoo Uのことはまだまだ勉強させていただきたいです。
― 中山様、ATTAZoo U をたくさんご活用いただきありがとうございます!
御社の素晴らしい取り組みに、今後もATTAZoo U が貢献できますと幸いです。
貴重なお話お聞かせいただき、ありがとうございました。
※「ATTAZoo U」とは、一つのkintone 環境内では実現が難しい「kintone環境を超えたデータ連携」を可能にするプラグインです。
実現が難しいデータ連携をかんたんステップで実現!kintone の業務・部門連携活用をスムーズにします。