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ATTAZoo+(デイ・ナイト様)

  • 2019/01/17

わずか1ヶ月で業務改善が実現できたのは『kintone』と『ATTAZoo+』があったから!


会社プロフィール
会社名 デイ・ナイト株式会社
本 社 東京都千代田区内幸町1-1-6 NTT日比谷ビル5F
設 立 1990年2月
資本金 40百万円
事業内容 ホール・カンファレンス事業(イベント会場、セミナー会場の運営)
ロケーションサービス事業(NTTグループ施設、自治体施設等の撮影場所の提案・提供)
コンビニエンスストア・物産品販売事業
(新しいオフィス型コンビニエンスストアの運営)
URL http://www.daynite.jp/

デイ・ナイト株式会社は、オペレーションにより、新たな施設価値を創生する会社として、
イベント会場、セミナー会場の運営を行う「ホール・カンファレンス事業」撮影場所の提案・提供を行う「ロケーションサービス事業」 新しいオフィス型コンビニエンスストアの運営(『ファミマ!!』等)を行う「コンビニエンスストア・物産品販売事業」を展開している。 

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【画像:左下…企画部:斉藤氏】
kintone導入の経緯 ~Excel運用の脱却~
デイ・ナイトでは20年以上のレストラン事業を中心に展開してきたが、
ここ数年で新たな施設価値を創生する事を目的として、ロケーションサービス事業やホール・カンファレンス事業などの新規事業展開が行われてきた。




従来デイ・ナイトでは、ケータリング事業のお弁当の受発注や、ロケーションサービス事業で各ロケ施設の担当者から売上報告兼請求発行依頼をExcelとメールで行うなど、 いくつもの業務をExcelを駆使して行ってきた。1日に100件~150件以上の依頼をExcelでやり取りするため、 どうしてもメールの見逃しや記入ミスが発生するなど、手戻りが発生してスムーズな業務運用ができていない状態だった。 その他にも請求金額を報告するためだけに現場担当者がオフィスに戻り、会社のPCでExcelを入力するという無駄な作業が定常的に行われていた。
こうした背景もあり、企画部の斉藤氏は、今後も店舗や施設が増えていくことを考えると、現在のExcelによる運用では限界があると感じ、システム化を検討することになった。
そこで社内を調査した所、以下の課題が明確になってきた。

導入前の課題
1.業務がExcel前提になっている(更新履歴が取れない・リアルタイムではない)
2.現場担当者が報告のためだけにオフィスに戻ってくるといった非効率な運用体制

こうした課題を解決するべく、斎藤氏はいくつかのシステムベンダーに聞いて回ったが、自社の要件を満たし、かつコスト感に合う製品は中々見つからなかった。 そんな時、サイボウズ社のビジネスアプリ制作プラットフォーム『kintone』を広告で知った。kintoneは価格や柔軟性はもちろん、 「システムの一元管理」や「外出先からの入力」といった自社に必要な要件を満たしていた。
導入の要件
1.今後の事業展開も踏まえ出来る限り一つのシステムで管理できること
2.現場の担当者がモバイル端末から閲覧/操作できること

上記課題を解決できることの加え、元々デイ・ナイトではスケジュール管理で『サイボウズOFFICE』を利用していた。 同社のツールには馴染みがあったこともあり、今後の社内改革ツールとしkintoneに白羽の矢が立つことになった。
kintoneによるスピード構築と導入の効果
斉藤氏が主導した結果、デイ・ナイトのkintone導入プロジェクトはスムーズに行われ、わずか1ヶ月程度で自社での運用を開始することができた。

「当社では思った以上にすんなりとkintoneを導入することができました。今まで使っていたExcelと同じような運用イメージで進められたため、 使い勝手もそれほど変わらずに利用することができています」

最初期こそいくつかのアプリ作成と操作指導を外部に依頼して構築してもらったが、極力カスタマイズは行わずに標準機能での構築を依頼したため、現在は社内だけで運用することができている。

「kintoneならシステムを改善したいというときに、本当にすぐ対応ができるのがありがたかったですね。 これまで使っていたExcelファイルの運用では、各個人のPCにしかデータがなかったので、調査するにも物凄く手間がかかっていました。 kintoneならクラウド上に全てのデータがあるので、情報の検索が本当に楽になりました。 例えば銀行の入金情報をkintoneで検索・確認ができるようになりました。 当社は複数の事業にまたがっているので情報の把握に時間と手間がかかっていましたが、kintoneの導入で色々と効率化でき、知りたい情報がすぐに入手できるようになりました」

これまでは事業毎に複数のExcelのファイルや様式が存在していたため、情報を探し出すのにも苦労していたが、kintoneの導入でその苦労から解放されたという。

「kintoneによる運用は徐々に社内でも定着し始めています。今後は社内の文書管理や会計の仕訳入力でもkintoneを活用して、 データの記録だけでなく、データを分析して活用するフェーズに移っていきたいと考えています」
kintoneをもっと便利にする「ATTAZoo+」で現場からも絶賛の声
デイ・ナイトではkintone導入が驚くほどスムーズに行われてきたが、 その背景にはkintoneで使えるJBアドバンスト・テクノロジー社のプラグインツール『ATTAZoo+(アッタゾープラス)』の存在があったという。 斉藤氏の主導で極力カスタマイズを行わずに構築されたデイ・ナイト社のkintoneだったが、どうしても標準機能ではカバーしきれず、 手間のかかる運用で回避せざるを得ない部分があった。

「請求書番号を自動的に採番するようにしたかったのですが、kintoneの標準機能では当社の想定した採番ができませんでした。そんな時に見つけたのが、ATTAZoo+で提供されている機能の一つである『自動採番+』のプラグインでした。

kintoneの標準機能では【テキスト+連番】といったルールに沿った採番機能がないため、他の番号と重複しないように現場が手動で採番する必要がありました。」



『自動採番+』の導入によってkintone上で自動採番が行えるようになり、重複確認の手順が不要になるなど、現場のストレスが緩和されました」



          










<自動採番+によって任意の採番ができるように設定>

その上、ATTAZoo+は『自動採番+』のプラグイン以外にも、追加料金無しで9つのプラグインが利用できるため、その他のプラグインも自社の運用で活用を始めた。


<ATTAZoo+のプラグイン群を1つのアプリで組み合わせて活用>

「例えば『ステータス更新+』は飲食事業の請求業務に使っています。当社では毎日現場から2~30件ほど請求書の発行申請がありますが、 kintoneの標準機能では業務処理後に発行待ち状態のレコードを1件ずつ発行済のステータスに変えていく必要がありました。 『ステータス更新+』を利用することで、複数のレコードを一気に更新できるので、作業がとても楽になりました。
今後はさらにロケーション事業の宿泊申請でも『ステータス更新+』を適用していく予定です」

そしてATTAZoo+の中でも社内で一番ウケがいいプラグインが『簡易検索+』だという。

「kintone標準の検索機能だと、1回の操作を完了させるのに工程が多いと感じていました。 当社ではkintoneアプリ内に96個の項目があるため、目的の項目を探して検索条件を指定するという手順はかなり面倒でした。 ですが『簡易検索+』の導入によって、知りたい情報をすぐに検索できるようになりました。この機能は現場から絶賛されましたね」


『簡易検索+』は請求番号の検索でも活用しており、請求済みかどうかの確認も手順が少なくなったので非常に重宝しているという。

<簡易検索+によって追加された検索ボックスから請求ナンバーや会社名をすぐに検索>

また、「入力条件+」では部門ごとに施設・店舗の入力フォームを制御し、担当者に必要な入力フォームだけを表示させているという。

<入力条件+で、値と紐づく入力項目を制御(上記は設定画面>

「これまではアプリごとに同じ項目をずらっと並べていましたが、項目が多すぎてややこしい画面になっていました。入力条件+によって
1つのアプリで入力フォームを制御することができたので、画面周りスッキリし、現場からも好評でした。これはかなりの改革になりました」

その他にも、入金情報の入力・参照アプリでは「集計サポート+」を活用している。

対象のアプリでは未入金案件を調べることがあるが、同一顧客で複数の未入金レコードがある場合、合計金額は通常のkintone機能では表示されないのがネックだった。

<集計サポート+では、集計対象のフィールドを指定することで一覧画面上に合計値を表示できる>


「これまでは電卓やExcelを立ち上げて合計額を出していましたが、『集計サポート+』によって、対象レコードの合計計算を行ってくれるので、余計な手間がなくなりました」

★ATTAZoo+がkintone運用の細かいストレスを解消。

⇒kintoneの“あと少し足りない”を上手く補っている


今後について
今後の展望について、斉藤氏は以下のように語ってくれた。

写真

「社内文書のテンプレートをkintoneとATTAZoo+で作成したいと思っています。例えばATTAZoo+の『入力条件+』を使うことで、 FAX/郵送をラジオボタンで切り替えれば、連動して入力フォームが当該のテンプレート用に切り替わるといった利用が出来ると思います。 また、『レコードコピー+』とkintoneのアクション機能を組み合わせれば、レコード単位でのデータ復旧が出来ると思うので、これも早期に実施したいと考えています」



デイ・ナイトではkinotneとATTAZoo+を使って、さらに者にの業務改善を推進していく予定だ。

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