−業務の効率化でまず取り組んだことは？

効率を求めると、いろんなことが目に付いて…。 まずは膨大な紙資料とExcel。
さらに売上データは営業部長、生産管理は生産部長と、担当者も保管場所もいちいち異なり、いざ渡されても欲しい情報になっていなかったりと、驚くほどの手間と労力。
「これはあかん！」となって、まずは製造業なので生産管理システムを入れました。続いて導入したのが、顧客ごと、製品ごとに細分化された生産データを分析するBI（ビジネスインテリジェンス）ツール。その組み合わせとして、さまざまな業務アプリが簡単に構築できるクラウドサービス「kintone」を併用しました。

−取り組みの中で課題となったのは？

当初は使おうとする人、しない人に、二極化しましたよ。苦手な人は苦手で、仕方がないと思います。
ただうちは導入時期に定年間近な人もいて、そもそもシステムを使うのを諦めているのも分かっていました。
経営サイドとしては時代の変化による移行期と判断し、若手の育成などほかのことに注力して頑張ってもらいました。

あとはベンダーさんとの相性。こちらの方が問題で、2017年頃からシステムを切り替えて、本格始動したのが2018年。その間、いろいろあってシステム会社が変わりました。
単一メーカーだけでは、本当に必要なものが見えにくくなるので業界をよく知る、ITアドバイザーと契約し「芙陽にとっての最善」を提案してもらっています。

導入の決め手／データ連携でスムーズな情報共有

−kintoneを導入してみていかがでしたか？

生産管理システムのほかに、クラウド型の勤怠管理システムも入れているのですが、アドバイザーから「それらで網羅できないところをアプリ化してデータベースにしましょう」と提案をいただき、メリットとして共感できる部分も多かったことから導入を決めました。社内のIT化を進める中で実感したのが『データ連携の意義』。今まで紙やExcelで、二重にも三重にもわたって入力していた手間が解消されるだけでは、システムを使った効率化とは言いません。それらの多様な情報をマスター化し、データを連携させてこそ、スムーズな情報共有が実現し、全体的な業務の効率向上につながるのです。

−kintoneの導入で課題になったことは？

kintoneでアプリを作ること自体は、慣れればすごく簡単。でもこれは生産から営業、人事、総務と、日常の業務をすべて分かっていることが前提になります。一つ一つのアプリに、どういう項目が必要で、どういう流れで誰から誰へ情報を流すのか、細分化して整理。でも整理してからアプリを作ったのではスピードに欠けるので、作りながら整理しています。洗い出せばいろいろ出てくるもので、昔から意味も分からず慣習的に行っていた作業もたくさん。どんどん整理しながらアプリを作っているのですが、これがすごく大変で、すべての業務を知る人間が限られているので、結局は僕と、あと2〜3名でアプリを構築。社長の仕事ではないことは分かっているのですが、人数が少ないので現場要員です（笑）。

うちは入力間違いを起こさないようにkintoneでマスターを作っていることが多く、顧客マスターや従業員マスターなどを組み合わせて、社内情報の管理・分析も行っています。現在は、業務日報や議事録、さらに取引先と情報を共有するタスク管理など、マスターアプリを中心に、設備点検表や備品管理表、営業見積もり等を合わせると200を超えるアプリを作って運用しています。使えば使うほど当然、無制限にレコード数がたまっていくわけです。するとある時「kintoneの検索って使いにくいなぁ」と気づくわけです。

そこで紹介されたのが、kintoneのプラグインセット「ATTAZoo+」でした。

導入の効果／「見える化」で次なる課題

−ATTAZoo＋を導入してみていかがですか？　

圧倒的に活用している「簡易検索+」と「自動採番+」

とにかくkintoneでは、膨大な情報を検索することがネックでした。検索条件で引っかかり、欲しい情報がなかなか取り出せない…。それを一気に解決してくれたのが、ATTAZoo+の「簡易検索＋」。レコード一覧画面から簡単に検索ができるようになりました。あと僕がよく使うのが、レコードに通し番号を自動的に設定してくれる「自動採番＋」。これまでは手作業で管理番号を採番・入力していたので、番号の重複があったりして管理しづかったのですが、「自動採番+」では重複がなくなり、情報が管理しやすい・絞り込み検索がしやすいなどのメリットがあり、案件管理などでも大変重宝しています。桁数や日付などニーズに合わせた管理番号を設定できるのもいいですね。たださらに詳細アイテムへの枝番が付けば、その案件だけの推移が時系列で見られるので、よりベスト（笑）今後に期待します。それぞれアプリを作る人間のクセもあるのか、担当者によって使っているプラグインはバラバラですね。ほかには、フィールドの入力内容によって他のフィールドを制御する「入力条件＋」、レコードの集計と結果をアプリに書き込める「集計サポート＋」、アプリ内のデータを一括変更できる「レコード一括更新＋」も人気が高いプラグインです。

▶ ATTAZoo+「簡易検索+」使用画面（画面上部黄色枠で囲んだ所に最大6個まで検索窓を設置できる）
『～よく使う検索項目を一覧上に表示、見たデータを瞬時に検索可能に～』　
「簡易検索+」の詳細はこちら

−ATTAZoo+の良いところを教えてください。

　「痒いところに手が届く」ATTAZoo+

業務の効率向上に向け、まだまだ手探りの状態。すべてのシステムを100%、運用・連携できているとは言えません。ATTAZoo+に限らず、これで売上が良くなったとか、作業時間が減ったとかは、正直なところ実感はありません。ただ、データ分析で製品別や顧客別の利益率がリアルタイムに把握できること、電子化によってのペーパーレス、データ連携による事務作業の自動化、さらに課題の見える化など、具体的な変化はたくさんあります。
ATTAZoo+に関しては、kintoneの作業をもっと便利するアイテムとしての位置付けで、僕にとっては「痒いところに手が届く」イメージ。効果的にはkintoneの業務工数が減って、手を止めることが少なくなった感じ。
仕事においてストレスフリーは大事ですから（笑）。

−ほかに意外なところの成果・効果はありますか？

情報が一元化され、必要なデータをいつでも簡単に取り出せるようになっているので、お客様への対応というところでは、スピード面においても提案面においても、上がっているのではないかと思います。もちろんシステムの一つ一つが、業務を見直すいい機会になったのは言うまでもありません。ただ便利になったと思う反面、新たな課題も次々に表面化してきます。決して、社長業がラクになるもの、ではなかったですね（笑）。
あと余談としては僕自身、学生時代は野球漬けの体育会系。パソコンの苦手な人間が、四苦八苦しながらですがkintoneを使っていると、いやでもスキルが上がります。

今後の展望／ITを活用してフレキシブルに対応

−今後の展望を教えてください。

まずはIT化の推進。無駄をなくした業務の効率化。とにかく今やっていることをどんどん進めていきたいと思っています。フォークリストの業界自体、ニッチな世界なのでパイは限られています。中国製品も入ってきて、ここから先、右肩上がりに増えてはいかないでしょう。だからこそフォークの品質は守りつつ、効率を上げて売上を死守。まだまだ動きとしては遅いかもしれませんが、すごいスピードで移り変わる世の中の変化に対応できるフットワークと柔軟性を持って、これからも努力し続けたいと考えています。気持ちは常にITの最前線。一人ひとりにその気持ちがあれば、いざという時、自分たちで対処できるスキルも身につくし、何より大掛かりなシステム投資をしなくて済みます。

 

（ 現場の様子 ）

IT活用で今後も更なる進化を遂げていく芙陽工業様の今後のご活躍を応援しております。
弊社のATTAZoo+が少しでもお役に立てれば幸いです。

田中様、ありがとうございました！！