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GaroonーZoom自動連携で、会議予約の二度手間が解消!
全社で1カ月16.85時間の業務効率向上

  • 2022/03/23
 

シンプルかつわかりやすい操作でWeb会議の業務効率化とテレワーク推進を加速

YKアクロス株式会社 管理部門 総務・人事部 システム変革推進室 室長 中村 隆 氏(左)
YKアクロス株式会社 管理部門 総務・人事部 システムチーム 兼 システム変革推進室兼与信・債権管理部依田義通 氏(右)

 【会社プロフィール】
会社名
YKアクロス株式会社
代表者 代表取締役兼社長執行役員 中野 健次
所在地 東京都港区
事業内容 工業原料を商材とする専門商社。鉄鋼・金属関連原料、溶材、建材、 製紙用薬品、化学品、合成樹脂、半導体関連、精密化学品、電子材料 など多角的な商品を取り扱う
URL https://www.yk-akros.com/ 


工業原料を商材とする専門商社として、創業から110 年を超える歴史を誇る「YKアクロス株式会社」。同社では早くから Web会議ツールとしてZoomを導入、そのスケジュール管理もMicrosoft Outlookとの間で自動連携を実現して効率高く進めてきました。 企業合併を機に、コラボレーションを促進するためGaroonを導入したのですが、Zoomとの自動連携ができなくなってしまいます。 システム変革推進室はこの課題解決に乗り出し、『ATTAZoo G for Zoom 予約』と出会います。シンプルで使いやすい操作性と JBATのサポート力を評価して導入した結果、同社は従来の高い業務効率を再び取り戻しました。


『ATTAZoo G for Zoom予約』の特長

・会議メンバーに ZoomミーティングURLを自動共有 
・GaroonとZoomで会議を同時にスケジューリング 
・Zoom ミーティングの重複を防止 
・ユーザーの一括登録が可能(本導入以降、通常機能として実装)

『ATTAZoo G for Zoom予約』の導入ポイント

・Garoon-Zoom自動連携を実現する唯一のソリューション
・誰もが使いやすいシンプルな操作性
・従来享受していた高い業務効率を取り戻せるとの確信
導入の背景

Garoon移行に伴うZoom連携機能の中断

ーZoomはいつからお使いですか?

依田氏

「YK アクロス株式会社」では、Zoomを使ったWeb会議で早くから業務効率向上を図ってきました。当時、スケジュール管理にはMicrosoft Outlook(以 下、Outlook)を利用しており、ここではZoomとの自動連携が実現されていました。Zoomで会議スケジュールを作成すると、その内容がMicrosoft Outlookに自動的に反映されたのです。そのため、 社員はMicrosoft Outlook上でスケジュールさえ確認すれば、そこからいつでもZoomミーティングに臨むことができ、 その機能を当たり前のように利用していました。

ーGaroonを導入され気づかれたことはありますか?

依田氏

2020年7月、当社は全社コラボレーション促進のため、サイボウズ社のグループウェアGaroonを導入しました。 2020年4月に株式会社アクロス商事と株式会社YKイノアスが合併して「YKアクロス株式会社」が誕生しており、 2つの組織の融合を円滑に進める上でも、このようなコラボレーション基盤が必要でした。また、グループウェアの導入は、 コロナ禍が発生してテレワークへ移行したことも背景にありました。 当社では事業部門によって働き方が異なるため、統一したテレワーク基準を定めているわけではありません。 しかし、可能な部門はできるだけテレワークを利用するよう推奨されており、時間と空間を超えた情報共有という観点からも、 グループウェアは大きな役割を担うことになりました。

この導入に伴い、Outlookはメーラーとして引き続き利用するもの、スケジュールに関してはGaroonで一元的に管理することにしました。 ただ、Garoonの標準機能にZoomとの自動連携はなく、Web会議を主催する社員は、Garoon、Zoom のそれぞれにスケジュールを 登録しなければならず、ある意味すでに達成していた業務効率向上が一歩後退してしまったのです。


導入の理由

Garoon-Zoom直接連携を実現するソリューション

ー社員の方からは何か声が挙がりましたか?

依田氏

社員からは「GaroonはZoomと自動連携できないの?」という声が寄せられており、 業務効率向上を企画・推進していたシステム変革推進室としては、何とかこの問題を解決したいと考えました。一つ考えた方法は、GaroonとOutlookの自動連携機能を利用するというものです。 Zoomにスケジュールを登録すればOutlookスケジュールに内容が反映されるので、それをGaroonに自動連携できれば、 結果的にGaroon-Zoom連携を果たしたことになります。しかしこの方法では、せっかくスケジュール管理をGaroonに統一したのに、 またOutlookスケジュールに戻ることになってしまいます。

 ー『ATTAZoo G for Zoom 予約』を どのようにお知りになりましたか?

 依田氏

「何とか直接自動連携する方法はないものか」と考えていた私たちに、情報を教えてくれたのは Garoon 活用について支援を依頼しているコンサルティングファームでした。JBアドバンスト・ テクノロジー株式会社(以下、JBAT)が、 Garoonにスケジュールを登録するだけでZoomミーティングも同時に予約できる『ATTAZoo G for Zoom 予約』というサービスを提供していると教えてくれました。 似たようなサービスがないか他にも探してみましたが、どうも見当たりません。『ATTAZoo G for Zoom 予約』が有力候補になりそうだと判断、 導入を前提に2020年秋、実際の試用をスタートしました。

ー導入の決め手は何でしたか?

依田氏

使ってみると、使い勝手に関してはまったく問題ありませんでした。社員の操作としてはGaroonで会議スケジュール登録する時、紐づけたいZoomユーザーを選択するだけなので、誰でも簡単に 使いこなすことができます。課題があるとすれば、管理者として Zoomユーザーを登録するプロセスでした。初期設定では一人ひとり入力することが前提となっていたため、約200名のZoomユーザーが存在する同社にとっては、 時間のかかる作業になってしまいます。それに対し、JBAT は追加機能(※注釈1)の提供を申し出てくれました。これによってCSVデータでの 一括登録が可能になり、スムーズに導入できる目途が立ちました。導入の決め手は、シンプルで使いやすい操作性でした。また、 Garoon-Zoom自動連携を実現する唯一のソリューションであったことも大きいです。

※YKアクロスさま導入以降、CSVデータでのユーザー一括登録機能は通常機能となりました。

中村氏

登場したばかりのサービスで、細かな不具合はありましたが、基本的には安定的に動いており、 導入に不安はありませんでした。JBATが追加機能を提供してくれたことも背中を押しましたね。 あれがなければ決断できていなかったかもしれません。


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導入の効果

全社で 1 カ月 16.85 時間の業務効率向上

ーユーザー研修はおこなわれましたか?

依田氏

2020年12月より全社導入を開始し、これに先だって、『ATTAZoo G for Zoom 予約』を使ったWeb会議予約方法に関し、資料を制作しました。そして、システム変革推進室が主催する「Garoon 利用説明会」社内ウェビナーで、このサービスを紹介するとともに、実際の操作画面も映しつつ使い方を周知徹底しました。

ー導入による定量的効果があれば教えてください

依田氏

現在、全社約320名、Zoom ミーティングを主催するユーザーが約200名という中、『ATTAZoo G for Zoom 予約』を 日常的に活用する便利な業務環境が戻ってきました。Zoom ミーティング設定作業に3分かかるとすると、 当社ではGaroonでの会議スケジュール登録だけですむため、この3分が削減されることになります。 2022年1月だけでWeb会議は337回開催されており、その結果、1,011 分、つまり全社で1カ月当たり16.85時間単純作業にかかる時間が削減されたことになります。実際、社員からは「再び自動連携できるようになって便利になった」という喜びの声、 役員からも便利になったね」という賞賛の声が寄せられています。
一方、管理に関しては、ZoomでのWeb会議を主催したいという申し出に伴って、 当該ユーザーを追加登録する作業のみ。ほとんど私たちの手をわずらわせることはありません。


今後の展望

テレワーク奨励のため、めざすはさらなる活用

ー独自開発も行われたと伺いました。今後の展望をお聞かせください。

依田氏

テレワーク推進のため、『ATTAZoo G for Zoom 予約』を今後もさらに活用していきたいと思っています。 新型コロナウイルス感染症の拡大状況を考えると、まだまだ安心できる段階に達した とはいえないようです。そうした中、 よりテレワークしやすくなるこのサービスの存在は大きく、「便利なツールを使って、可能な部門はできるだけテレワークを実施しましょう」 と社内に声をかけていきたいと思っています。

中村氏

テレワーク推進のため、『ATTAZoo G for Zoom 予約』を今後もさらに活用していきたいと思っています。 これは、グループウェアを活用し、日常的にWeb会議を行う企業が必要としている機能を備えた普遍的なサービスだと思います。


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