導入の経緯

～毎週大量に発生 するデータを取り込むExcel作業で膨大なタイムロスとストレス～

SATORI株式会社（以下、SATORI）では、繁忙期には展示会のようなイベントや外部向けのセミナーを 週２回ペースで実施しており毎週数百から数千のお客様情報（リード）の獲得を行っている。
この際に獲得できるお客様情報のデータ形式は、イベントやセミナーによって様々であるため、 自社の製品でもあるMAツールの『SATORI』に取り込む際には、取込用のフォーマットに合わせてExcelでデータを加工する必要があった。 例えば複数列に分かれて記載された住所を１つの列にする、名字と名前を2つのセルに分割する、電話番号や郵便番号に“-(ハイフン)”を入れる、 全角・半角を整える、属性に基づいたフラグや企業を分類するためのタグをつける、など作業内容は多岐に渡る。
これまで同社ではExcelの数式を駆使してこれらのデータ加工作業を行っていたが、結局人間が行う作業となるため、 ミスによって行や列がずれてしまう場合もあり、必ずダブルチェック体制でかなり細かい確認を行うといった運用だった。 個人情報の取り扱いは会社の信頼に大きく影響するため、取り扱いには厳重な注意が必要だ。 仮にメールを送信する際に取り込むデータにミスがあれば配信事故につながる可能性もあるため、 毎週大量に発生するデータ取り込みのための加工作業に対し、担当者も確認者も時間と神経を使って作業を行っていた。

そんな中、マーケティング営業部　マーケティンググループ グループ長の豊川 瑠子氏（以下、豊川氏）が ＪＢアドバンスト・テクノロジー（以下、JBAT）の『デジピタ！』というデータ加工に特化したサービスが有ることを知り、 同マーケティング営業部　マーケティンググループの横関 友希氏がまずは無償体験版を使ってみることになった。
「リード情報の加工の作業は、絶対に間違えてはいけないという見えないストレスがあり、 社内でも何とか対策をとれないものかと問題視していました。 ただ、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は高価なイメージがあり、 当社が行っている加工作業の部分を解決するツールは、探してもなかなか見つけられない状況でした。 『デジピタ！』の話を聞いた時に、これならコストを抑えて課題を解決できそうだと思い、導入を検討することにしました」（豊川氏）

「まずJBATが行っている無償のハンズオンセミナーに参加して、実際に業務で使えるかどうか判断しました。 もちろんExcelと全く同じではないので最初は少し難しいと感じる部分もあったのですが、『デジピタ！』を使うことで 普段行っている加工の作業が楽になるというイメージを持つことができました。 色々と触ってみた結果、業務に耐えられそうだったため、『使いたい』と豊川に伝えました」（横関氏）

マーケティング営業部 マーケティンググループ 横関氏

導入の効果

～『デジピタ！』の採用でリスト取込の作業時間が大幅削減　２～３日の作業が当日中に実現～

リード情報を『SATORI』に取り込む際には、元の個人情報に分析用の様々なフラグを追加する作業が発生する。 そして取り扱うデータは個人情報のため、丁寧で確実な作業が求められる。そうした事情もあり、 少なくとも３時間（データ量によってはそれ以上）程度の時間をかけて、データの加工作業を行っている日々が続いていた。 この一連の作業でデータの登録者のみならず、ダブルチェックの確認者も神経と時間を使って確認を行っていたため、 リードの入手からデータの取込まで少なくとも２～３日の時間がかかることも多かった。

この一連の作業に『デジピタ！』を使用することにより、毎月同じフォーマットのリストは作業が自動化され、 30分以内に作業が完了するようになり、導入前後で作業時間がおよそ６分の１に短縮された。 もちろん今でもダブルチェック体制はとっているものの、『デジピタ！』で作業を行った後は安心感もあり、確認者のストレスも軽減され、チェックの戻しもなくなったという。 決まったパターンではない非定形のリストでも、当日中に取込までできるようになった。
当時の状況を振り返って、横関氏は次のように話してくれた。

「例えばExcelで作業をしていた時期は、気をつけて作業しているつもりでも、関数の式が誤っていて上手くデータが 編集できていなかったり、手順を誤ったままの状態で保存してしまうと、前の工程の作業に戻せなくなってしまうことがありました。 『デジピタ！』なら、半角や全角の変換がメニューを選ぶだけで簡単に実現できますし、仮に誤った作業をしてしまっても、 操作履歴から誤る前の手順に戻れるので、元のデータが上書きされない所がありがたいです。 また、獲得した名簿リストに対してエリア情報のフラグ付けや、マーケティング施策のためのフラグを追加する際にも 『デジピタ！』を使えばすぐにタグをつけられます。その御蔭もあって、取込リストの加工作業が短時間で行えるようになり、 実際にマーケ部門やインサイドセールス部門がリードフォローに着手するまでの時間が大幅に短縮できました。
このリードタイムの短縮は大きな効果だと感じています」
デジピタの効果は単なる加工作業に留まらない、と豊川氏は語る。

「『デジピタ！』を使うと獲得したリストの中にどのくらい有効リードがあって、ランクごとに何件あるのかを簡単に 集計できるのもいいですね。マーケティング部門のメインミッションは “リード獲得”なのですが、 イベントやセミナーなどで、数千から数万の名簿データを入手したときに、その中に狙ったターゲット（有効リード）が どれくらい含まれるかはスピーディーに確認したいというニーズがあります。 『デジピタ！』は加工だけではなく、こうした分析作業にも役に立っています」

今後の展望

～　 『デジピタ！』を他部門でも活用し、属人化しない運用へ　～

今後は新規に取り込むデータだけではなく『SATORI』の中に蓄積されているリード情報の整理にも『デジピタ！』を使用する予定だ。 「データベースに蓄積されている個人情報の中には、不揃いのものだったり、不足なものがあったりします。こうしたデータに 『デジピタ！』を使うことで、統一されて分析・アプローチのしやすいデータにすることを考えています」（横関氏）
また、同社では、豊川氏と横関氏の所属するマーケティンググループ以外に、 インサイドセールスやカスタマーサクセスを行うグループがあり、そちらの作業にも『デジピタ！』が役立ちそうだという。 「インサイドセールスでは、パートナー販売と直接販売で企業属性をわけて作業を行うこともあり、 『デジピタ！』のタグや条件を簡単につけられる機能で作業が楽になると思います」（横関氏）
他にも、Excel作業を無くし、属人化しない運用を進めていく予定だという。

「当たり前ですが皆が皆、Excelの達人ではありません。
『デジピタ！』を使うことで、誰かが作った定義を残しておけば、 それを当てはめて確認をするだけの運用にできるので、 属人化を排除できると考えています。例えばExcelだと担当者がお休みの時は作業が遅延してしまうことがありましたが、『デジピタ！』なら誰でも同じ作業を行えるようになるので、 遅延せずにインサイドセールスにデータを渡すことができるようになります」（豊川氏） 『SATORI』と『デジピタ！』が連携することにより、マーケティングの業務が一歩も二歩も先に進むことになりそうだ。

導入後の効果