受注処理の負担が重く、ミスを誘発

ー文理様の事業内容についてお聞かせください。

上村： 当社は小・中・高の児童・生徒のための学習参考書や問題集を発行している教材出版社です。教科書準拠に強みを持っており、「小学教科書ワーク」「中学教科書ワーク」はベストセラーになりました。2015年に学研グループの一員となってからも増収増益を続けており、文理ブランドでグループに貢献しています。
書店やEC で販売する一般消費者向けの教材と塾や学校向けの教材、最近はアセスメント事業にも注力し３分野で事業展開しています。一般消費者向けは、日本の商習慣として取次と呼ばれる販売会社を通して書店販売していますが、EC での販売量が増えてきているため、EC 企業と取次経由で取引をすることも増えている状況です。塾や学校向けについては、主に学校営業の販売店や塾専用の代理店を通して販売しています。

ー今回のシステムを導入する上では、どのような課題があったのでしょうか。

中村： 関連部署にヒアリングを行って洗い出した課題として、出版業界は紙の文化が根強く残っており、取引先の販売店・代理店は約400 社ありますが、そのうち8 割の注文書がFAXです。しかしコロナ禍をきっかけにデータでやり取りをしたいという企業も少しずつ増えてきました。
そこで中長期的にデータ受注への完全移行を見据えつつ、現状の手書きの注文書についても取引先の業務を変えずにデジタル化できないかと考えていました。

清宮： FAX で送られてくる注文書は弊社のひな型だけでも８種類以上あります。取引先のひな型で発注が来た場合は、社内の受注システムに入力するために注文書の情報から自社コードを調べて自社のひな型に転記する作業が必要です。
転記する作業は非常に非効率で、手間もかかりミスも増えます。繁忙期には1 日に2000 件ほど受注があり、情報システム課や営業担当者など他の課に協力を要請して人海戦術で作業していました。

業務に寄り添うＪＢＣＣの提案が決め手に

ー受注業務の改善に取り組むきっかけはどんなことだったのでしょうか。

清宮： 以前から受注業務の課題は認識していましたが、取引先の事情や予算の問題もあって実現できずにいました。きっかけとなったのは社内の企画コンテストです。応募の中に受注業務をOCRで改善する提案があったことで課題としての認識が社内で高まり、業務改善プロジェクトを立ち上げる後押しになりました。 活動の中でOCRを活用したシステムを検討するにあたり、いくつかのベンダーに声をかけました。

ーその中でＪＢＣＣのどんな点を評価されましたか。

清宮：他社の提案も素晴らしいものばかりでしたが、中でもＪＢＣＣの提案は当社の業務に寄り添った内容でした。当社と同じような業務改善に成功したＣ＆ＣＢＳが当社に来て、複合機や業務の流れを確認した上で的確な提案をしてくれたことが決め手になったと思います。kintoneとQanat Universeでシステムを実現するために、営業の中野さんをはじめＪＢＣＣ、ＪＢＡＴ、Ｃ＆ＣＢＳのＪＢグループ各社が一体となって提案してくれたことが信頼感につながり、良いものが作れると確信しました。

中村：システム化する前段階として、業務の棚卸をして課題を抽出するＣ＆ＣＢＳの業務改善の進め方は非常にわかりやすく、今後の業務改善の参考になりました。
また自社の経験をもとにした効率化の提案が優れていたと思います。当初はQanat UniverseでFAX受信した注文書を取り込み、kintoneで読み込み結果をチェックして受注システムに連携すればよいと考えていました。 それに対してＣ＆ＣＢＳからは注文書を処理する担当地域・担当者の割り振りなど、始点となる「複合機にFAX用紙を取りに行ってFAX仕分けを行う」という細かい現場の動きまで再現した業務フローをkintoneアプリでシステム化する提案があり、私たちの検討が不足していた部分もカバーしてもらえたと思います。