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情報システム部を持たない企業の業務システム刷新への挑戦!

  • 2022/05/25
 

「奉行クラウド kintone 連携用ツール」で情報-基幹連携と業務負荷軽減を容易に実現

    kintone 導入時から見据えていた基幹システム連携 業務効率化実現の最終ピースは「奉行クラウド kintone 連携用ツール」

 


 【会社プロフィール】
会社名
理光商事株式会社
代表者 代表取締役社長 田川 英孝
所在地 石川県金沢市
事業内容 リコーOA 機器、その他機器、サプライの販売、リコーOA 機器のメンテナンスなど
URL http://ricoh-syoji.co.jp/

金沢を拠点に、中小企業のオフィスの効率化や生産性向上に貢献している理光商事株式会社では、基幹系・情報系システムにさまざまなパッケージを導入していました。そのた め、データの受け渡しなどに手作業が発生し、余計な業務負荷がかかっていました。デジタル化推進に合わせて業務品質の向上もめざそうと、まず情報系システムをkintone で、基幹系システムを奉行クラウドで統一。これらの連携を実現するツールとして「奉行クラウド kintone 連携用ツール」を導入しました。またkintone プラグインツール 「ATTAZoo+」できめこまやかなデータ制御や活用を実現。これにより負荷削減と品質向上、2つの目標がみごと達成されました。

『奉行クラウド kintone 連携用ツール』の特長

・kintone と奉行クラウドの自動連携を簡単に実現
・奉行クラウド上のデータをkintone から参照可能
・kintone 上の入力データがそのまま奉行クラウドへ反映
・シームレス連携により業務の生産性を大幅に向上

『奉行クラウド kintone 連携用ツール』の導入ポイント

・intone-奉行クラウド連携を実現するソリューション
・奉行クラウド開発元の推奨
・同一情報の二重入力解消
・紙ベースの情報連携による高い業務負荷を解消


金沢の地で50年。合言葉は「モノ売りからコト売りへ」。

金沢の地に創業して50年余り、「理光商事株式会社」は中小企業のオフィスの効率化や生産性向上、また時代につれて生じるさまざまな業務課題の解決に貢献し続けてきま した。同社はリコージャパン株式会社との絆が深く、リコーOA 機器やサプライの販売を主軸としていますが、今まで培ってきた紙文書のソリューションに加え、クラウド時代の新 しいソリューションも積極的に紹介。現場で働く人が快適に就業できるオフィス環境の提案、それが同社の得意とするところです。近年は、「モノ売りから“コト売り”へ」を合言 葉に経営シフトも明確に推進。たとえば建設業向けの土木積算ソリューションパックや、働き方改革のためのテレワークまるごとパックといったソリューションメニューは、その代 表例となっています。高度情報化社会に求められる新たな効率化に、同社ならではのアイデアを駆使して顧客をサポートしています。

導入の背景

めざしたのは業務品質の向上

ーどのような業務課題から出発されましたか?

基幹系、情報系ともにさまざまな市販パッケージを導入していて、しかも全部オンプレミスでそれぞれ孤立していたため、 データの受け渡しやメンテナンスが大変苦労していました。営業担当者は、SFA や見積りシステムのどちらにも顧客情報を 入力しなければいけない。経理担当者は営業担当者が紙に出力した売上情報を、あらためて、販売管理システムに入力しなければいけない、 といったようにきわめてアナログな業務体制をとっていました。しかも作業がどうしても締め日に集中し、急ぐためにミスが発生します。
なかでも課題だと感じていたのは、修理受付管理でした。お客様から電話で修理依頼が寄せられると、電話を取った者がメモをもとに、 修理担当者にショートメッセージを送りつつ、紙の修理台帳に記入します。しかし、修理担当者が作業中などでショートメッセージに 気づかなかったりすると対応が遅れます。また、修理の情報はサービス部門にとどまっていたので、営業担当者は知らず、 元気よくお客様を訪問すると「故障したのも知らないのか」と怒られる、といったことがありました。
こんなことをしていてはダメだ、もっとデジタル化を進めて業務品質を上げないと、痛感したのがきっかけです。

ーデジタル化に向けてどう動かれましたか?

まずはシステム統一です。2016年、お取引先企業のkintone推奨キャンペーンでその存在を知り、 情報系システムはこれを使って自分たちで作りたいように作ろう、と決心しました。市販のパッケージはよくできており、 会計や人事など法令遵守しなければならない領域は必須ですが、情報系のように形や進め方が決まっていないものは、 当社にいらない機能も多いと常々思っていたのです。それで、自分たちの作りたいものを作れる、と飛びつくようにkintoneの導入を決めました。

ー開発体制はどうされましたか?

社内マンパワーの利用です。当社には情報システム部はありません。しかし、もともと私はシステムエンジニアで、 COBOLやC言語での開発経験があり、kintone は少し勉強すれば何とかなるように思えました。また社内には開発センスのある者が 数名いました。その中で開発に長けている経理担当者にkintone 関連書籍、営業やサービス担当者にはAccess 関連書籍なども渡して、 「うちに合うアプリを作って」と頼みました。中小企業は人が少ないので、その人にやれそうな見込みがあるなら仕事が割り振られます(笑)。 kintone を入れたときから、すでに基幹システム連携は見据えていて、システム統一を考える際も、クラウドでkintone と連携できるものという 条件で新システムを探し、2019年消費税10%対応のタイミングで奉行クラウドに決定しました。


導入の理由

見据えていたkintone-基幹連携を実現

ー「奉行クラウド kintone 連携用ツール」との出会いは?

OBCさんの紹介です。実現したかったkintone-奉行クラウド連携を可能にする、まさに望んでいたツールでした。 これにより、ノーコードでkintone 上のデータを商蔵奉行に渡す機能が実現でき、しかも担当者の作業もボタン一つ押す だけすみます。二重入力を一気に解消できて、業務が効率化できると確信しました。

ー今回は「ATTAZoo+」もご導入いただきました。

業務品質を上げたい、というのが、そもそもの目的だったからです。お話ししたとおり、私を含め社内4名体制でkintone アプリを次々開発していったのですが、作ってみると「もっとこうしたい」という要望がどんどん出てきます。 たとえば、見せる必要のないデータは非表示する機能などは、JavaScript を組んで実現していたのですが、 「ATTAZoo+」が発売されると聞いて、その中の「入力条件+」プラグインを使えば同じことができるじゃないか、と。 プログラムを自作したら、のちのち自分たちでメンテナンスし続けなければいけません。この作業から解放されることを考えると、 提供されるプラグインを使う方が、当社のような企業にとってはありがたいですね。
しかも、「ATTAZoo+」は、その他にも実務に役立つプラグインがいろいろ入っていました。 kintone のプラグインツールは他にも出回っていますが、多くは単体でいくら、それも結構安価ではなく、 3つ4つ使おうとすると簡単に年額10万円を超えてしまいます。しかし、JBAT のツールなら最大13プラグインも使えて、 年額10万円を超えません。かなり割得感のある、中小企業にやさしい価格体系でした。

ー業務品質を上げるために使われた「ATTAZoo+」のプラグインは ありますか?

代表的なのは、「アプリ間レコード更新+」プラグインです。当社では、営業活動のために未訪問ユーザーリストを作成しています。 これは、2ヶ月以上訪問できていないお客様を抽出して一覧化するものです。 どう実現しているかというと、まず、営業担当者がお客様を訪問して営業日報アプリに情報を入力すると、 「アプリ間レコード更新+」プラグインによって顧客管理アプリの最終訪問日付が更新されます。 未訪問ユーザーリストでは、その日付が2 ヶ月以上経っているものを探してきて一覧表示します。 これを見れば、優先すべき訪問先が一目でわかり、お客様との間で心の距離を保つのに役立てることができます。

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導入の効果

工数削減に加えて業務品質の向上を実感

ー導入効果をどう評価されていますか?

2016年のkintone 導入時、顧客管理、機器管理、営業日報という3つでスタートしました。その後、数百のアプリを技術研鑽も兼ねて試行錯誤しながら作 成し、現在はそこから磨き抜いた約30のアプリで情報系システムを構成しています。
業務システムの導入は全工程で3ヶ月程度かかりましたが、奉行クラウドとkintone のシステム連携部分に関しては、「奉行クラウドkintone 連携ツー ル」を使うことで、わずか3日間の作業で実現いたしました。
導入の結果、kintone のデータから、売上伝票が自動作成されるので、紙を見ながら商蔵奉行に再入力するという作業がなくなりました。
この業務にかかる経理担当者の業務負荷はゼロになり、月25時間の工数削減が実現しています。 しかしそれ以上に、「ATTAZoo+」を合わせ技で導入したおかげで、業務品質向上が実現したことを喜んでいます。 たとえば頭の痛い課題だった修理受付管理は、アプリ化することで、誰が依頼を受けつけても必要な情報を取得できるよ うになりました。また、修理担当者が依頼を開封しなければリマインダーを送ったり、申請者に差し戻したりできるようになって、 対応が放置されるといった事態が解消されました。 さらに、私にとってうれしかった効果としては、営業担当者の日報入力の定着があります。 日報データが案件管理アプリや未訪問ユーザーリストに反映され、活動状況が誰の目にも明らかになるので、より真剣に取り組んでくれるようになり ました。

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今後の展望

ー今後の展望をお聞かせください。

kintone と奉行クラウド、そして「奉行クラウド kintone 連携用ツール」というソリューションは、 他の中小企業のお客様にも非常に有効なソリューションだと考えており、これを外販していきます。 実際すでに紹介は始めており、行く先々で大変好評です。アプリ作りなど開発が必要な部分は、当社がお手伝いします。 まさに、今進めている「モノ売りからコト売りへ」を実践するソリューションとして、大いに期待をかけ、力を入れているところです。




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