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エクセルで業務効率化したい!知っておきたい4つの方法

Excel(エクセル)は表計算ソフトとして社会人の多くが利用している必須ソフトの一つです。様々な職場でまず最初に使うことが多いソフトのため、基本操作には慣れている方が多いと思いますが、「より早く操作したい」「効率化したい」と考える人もいるのではないでしょうか。 本記事では、そんな方のためにExcel操作を効率化させる4つの方法について解説していきます。

エクセルで業務効率化したい!知っておきたい4つの方法(INDEX)

1. ショートカットを覚える

2. 関数を覚える

3. マクロを覚える

4. ツール(デジピタ!)を使う

ショートカットを覚える

まず思いつくのがショートカットでしょう。 ショートカットは、一回で削減できる時間はわずかですが、早めに使いこなせるようになっておけば日々の積み重ねで飛躍的に時間短縮が可能です。ぜひ覚えて活用してみてください。

■必ず覚えたいショートカット15選!(操作はWindowsの場合)

操作 ショートカットキー
コピー Ctrl + C
ペースト Ctrl + V
1つ上のセルをコピー&ペースト Ctrl + D 
上書き保存 Ctrl + S
元に戻す Ctrl + Z 
直前の操作の繰り返し Ctrl + Y 
印刷ダイアログボックスの表示  Ctrl + P  
範囲選択  Shift + 矢印 
データの最後まで移動 Ctrl + 矢印(↓) 
データの頭まで移動 Ctrl + 矢印(↑) 
オートフィルタのON/OFF Ctrl + Shift + L  
検索  Ctrl + F   
置換 Ctrl + H   
全選択 Ctrl + A 
リボンの表示/非表示 Ctrl + F1 



関数を覚える

関数は、あるルールに従ってExcelが自動で処理してくれる機能です。例えば、範囲内の数値を合算するSUM機能も関数の一つとなります。簡単な関数であれば誰でもすぐ使えるようになりますが、複雑な関数はやや学習が必要です。 

関数を使いこなすことができれば、毎回計算を手入力する必要がなくなるなど、業務効率化に非常に役立ちます。計算以外にも様々な関数があるため、まず「関数でどうにかできないか」と考えて、目的を達成するための関数を探してみることがコツです。まずは、簡単な関数の使い方から学習し、少しずつ目的に応じて複雑な関数を学習すると良いでしょう。手始めにSUM関数、IF関数、COUNT関数といった、利用頻度の高い関数から慣れていくことをおすすめします。以下は関数を使用した例です。

上のようにB列に並んだ数値を合計したり平均を出したい場合、手入力だと「B2+B3+B4……」といったように入力が非常に大変でミスも起きやすくなります。

関数であれば、範囲を選択するだけで合計値や平均値が入力されます。早いだけでなくミスの防止にもつながります。

マクロを覚える

マクロは、複数の操作を記録し、再現できる機能です。繰り返し処理が多い場合に非常に効果を発揮します。例えば、「A作業→B作業→C作業」を100回繰り返すことを手入力で行うと非常に時間がかかりますよね。 

マクロを使うことで「A作業→B作業→C作業」を記録させ、自動実行させることができます。 

マクロ機能は開発タブから利用できますが、初期状態では開発タブが表示されていません。ファイルタブのオプションから表示させましょう。

※Excelのバージョンによって表示方法が異なる場合があります。

マクロの記録は、開発タブに表示されている「マクロの記録」から行います。 上記の例では、以下のようにマクロを記録しました。

A8セルにカーソルを置き、「マクロの記録」で記録開始

 ↓ 

A8セルに「=A2」と入力(「アイウエオ」が入力される)

 ↓ 

B8セルにカーソルを移動させる

 ↓ 

B8セルに「=B2+C2」と入力(合計値50が入力される) 

↓ 

A9セルにカーソルを移動

 ↓ 

記録を終了

A9セルにカーソルがある状態でマクロを実行すると、マクロによって自動でA9にA3の文字列(カキクケコ)が入力された後、カーソルがB9に移動し、B9に「=B3+C3」が入力されます。 このようにマクロは、自分の操作をそのまま記録して再現することができる便利な機能です。複雑な操作もそのまま記録することができます。 ただし、実際に行ってみると、複雑な操作を自分の思った通りに再現させることは中々大変です。 VBAというプログラムを記述することで、条件分岐などができるマクロを作ることも可能ですが、習得するには多くの勉強時間が必要になります。

ツール(デジピタ!)を使う

ここまでは一般的なExcel効率化の方法を3つ紹介してきましたが、もう1つ効率化をする方法としてソフトを使う方法があります。今回紹介するのは、「デジピタ!」というソフトです。「デジピタ!」は、Excelの標準機能では実現することができない(または非常に時間のかかる)作業を一括で操作することができるソフトで、便利な機能がたくさんあります。 例えば以下のように、会社名の表記ゆれをキレイに統一することも可能です。

「株式会社」がついていない会社や、名前が一部間違っている会社が混在しているリストも「デジピタ!」を使えばまとめて表記統一してくれます。

Excelの計算機能では実現が難しいような表記ゆれも認識して統一してくれるスグレモノです。Excelで大量なデータを扱っている方や、統一があまりされていないデータを扱っている方であれば、非常に便利です

デジピタ!の操作イメージを掴むための動画も公開していますので、こちらも参照ください。
Excelの業務効率化なら「デジピタ!」もご検討ください

Excelでの業務効率化には、様々な方法があります。Excelに慣れていない方は、まずショートカットの簡単なものから覚えてみましょう。慣れている方であれば、関数やマクロなどを駆使することで大幅な業務効率化が図れます。 

マクロや関数だけでは、中々難しい操作や勉強をする時間がとれないという方であれば、ソフトを利用するのも手です。「デジピタ!」であれば、今回紹介したようなExcelの標準機能では中々難しい表記ゆれの統一も行うことができます。 ショートカット、関数、マクロと合わせて、「デジピタ!」による業務効率化もぜひご検討ください。

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