シンプルかつわかりやすい操作でWeb会議の業務効率化とテレワーク推進を加速
YKアクロス株式会社 管理部門 総務・人事部 システム変革推進室 室長 中村 隆 氏(左)
YKアクロス株式会社 管理部門 総務・人事部 システムチーム 兼 システム変革推進室兼与信・債権管理部依田義通 氏(右)
会社名 |
YKアクロス株式会社 |
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代表者 | 代表取締役兼社長執行役員 中野 健次 |
所在地 | 東京都港区 |
事業内容 | 工業原料を商材とする専門商社。鉄鋼・金属関連原料、溶材、建材、 製紙用薬品、化学品、合成樹脂、半導体関連、精密化学品、電子材料 など多角的な商品を取り扱う |
URL | https://www.yk-akros.com/ |
工業原料を商材とする専門商社として、創業から110 年を超える歴史を誇る「YKアクロス株式会社」。同社では早くから Web会議ツールとしてZoomを導入、そのスケジュール管理もMicrosoft Outlookとの間で自動連携を実現して効率高く進めてきました。 企業合併を機に、コラボレーションを促進するためGaroonを導入したのですが、Zoomとの自動連携ができなくなってしまいます。 システム変革推進室はこの課題解決に乗り出し、『ATTAZoo G for Zoom 予約』と出会います。シンプルで使いやすい操作性と JBATのサポート力を評価して導入した結果、同社は従来の高い業務効率を再び取り戻しました。
『ATTAZoo G for Zoom予約』の特長
・会議メンバーに ZoomミーティングURLを自動共有『ATTAZoo G for Zoom予約』の導入ポイント
・Garoon-Zoom自動連携を実現する唯一のソリューションGaroon移行に伴うZoom連携機能の中断
ーZoomはいつからお使いですか?
依田氏
「YK アクロス株式会社」では、Zoomを使ったWeb会議で早くから業務効率向上を図ってきました。当時、スケジュール管理にはMicrosoft Outlook(以 下、Outlook)を利用しており、ここではZoomとの自動連携が実現されていました。Zoomで会議スケジュールを作成すると、その内容がMicrosoft Outlookに自動的に反映されたのです。そのため、 社員はMicrosoft Outlook上でスケジュールさえ確認すれば、そこからいつでもZoomミーティングに臨むことができ、 その機能を当たり前のように利用していました。
ーGaroonを導入され気づかれたことはありますか?
依田氏
2020年7月、当社は全社コラボレーション促進のため、サイボウズ社のグループウェアGaroonを導入しました。 2020年4月に株式会社アクロス商事と株式会社YKイノアスが合併して「YKアクロス株式会社」が誕生しており、 2つの組織の融合を円滑に進める上でも、このようなコラボレーション基盤が必要でした。また、グループウェアの導入は、 コロナ禍が発生してテレワークへ移行したことも背景にありました。 当社では事業部門によって働き方が異なるため、統一したテレワーク基準を定めているわけではありません。 しかし、可能な部門はできるだけテレワークを利用するよう推奨されており、時間と空間を超えた情報共有という観点からも、 グループウェアは大きな役割を担うことになりました。
この導入に伴い、Outlookはメーラーとして引き続き利用するもの、スケジュールに関してはGaroonで一元的に管理することにしました。 ただ、Garoonの標準機能にZoomとの自動連携はなく、Web会議を主催する社員は、Garoon、Zoom のそれぞれにスケジュールを 登録しなければならず、ある意味すでに達成していた業務効率向上が一歩後退してしまったのです。
Garoon-Zoom直接連携を実現するソリューション
ー社員の方からは何か声が挙がりましたか?
依田氏
社員からは「GaroonはZoomと自動連携できないの?」という声が寄せられており、 業務効率向上を企画・推進していたシステム変革推進室としては、何とかこの問題を解決したいと考えました。一つ考えた方法は、GaroonとOutlookの自動連携機能を利用するというものです。 Zoomにスケジュールを登録すればOutlookスケジュールに内容が反映されるので、それをGaroonに自動連携できれば、 結果的にGaroon-Zoom連携を果たしたことになります。しかしこの方法では、せっかくスケジュール管理をGaroonに統一したのに、 またOutlookスケジュールに戻ることになってしまいます。
ー『ATTAZoo G for Zoom 予約』を どのようにお知りになりましたか?
依田氏
「何とか直接自動連携する方法はないものか」と考えていた私たちに、情報を教えてくれたのは Garoon 活用について支援を依頼しているコンサルティングファームでした。JBアドバンスト・ テクノロジー株式会社(以下、JBAT)が、 Garoonにスケジュールを登録するだけでZoomミーティングも同時に予約できる『ATTAZoo G for Zoom 予約』というサービスを提供していると教えてくれました。 似たようなサービスがないか他にも探してみましたが、どうも見当たりません。『ATTAZoo G for Zoom 予約』が有力候補になりそうだと判断、 導入を前提に2020年秋、実際の試用をスタートしました。
ー導入の決め手は何でしたか?
依田氏
使ってみると、使い勝手に関してはまったく問題ありませんでした。社員の操作としてはGaroonで会議スケジュール登録する時、紐づけたいZoomユーザーを選択するだけなので、誰でも簡単に 使いこなすことができます。課題があるとすれば、管理者として Zoomユーザーを登録するプロセスでした。初期設定では一人ひとり入力することが前提となっていたため、約200名のZoomユーザーが存在する同社にとっては、 時間のかかる作業になってしまいます。それに対し、JBAT は追加機能(※注釈1)の提供を申し出てくれました。これによってCSVデータでの 一括登録が可能になり、スムーズに導入できる目途が立ちました。導入の決め手は、シンプルで使いやすい操作性でした。また、 Garoon-Zoom自動連携を実現する唯一のソリューションであったことも大きいです。
※YKアクロスさま導入以降、CSVデータでのユーザー一括登録機能は通常機能となりました。
中村氏
登場したばかりのサービスで、細かな不具合はありましたが、基本的には安定的に動いており、 導入に不安はありませんでした。JBATが追加機能を提供してくれたことも背中を押しましたね。 あれがなければ決断できていなかったかもしれません。
全社で 1 カ月 16.85 時間の業務効率向上
ーユーザー研修はおこなわれましたか?
依田氏
2020年12月より全社導入を開始し、これに先だって、『ATTAZoo G for Zoom 予約』を使ったWeb会議予約方法に関し、資料を制作しました。そして、システム変革推進室が主催する「Garoon 利用説明会」社内ウェビナーで、このサービスを紹介するとともに、実際の操作画面も映しつつ使い方を周知徹底しました。
ー導入による定量的効果があれば教えてください
テレワーク奨励のため、めざすはさらなる活用
ー独自開発も行われたと伺いました。今後の展望をお聞かせください。
依田氏
中村氏