初心者向けExcelRPAツールデジピタ!~第6回 MAツールやCRMシステムの取り込み形式に加工しよう~

2020/03/18

2020/03/18




今回のブログではデジピタ!の機能を活用して、

セミナーのWeb申込みのリスト(Excel)名刺管理システムから取得したデータ(csv)

MAツールやCRMシステムの取り込み形式に加工する方法をご紹介します

セミナー参加者リストを、ツールに簡単に取り込みたい!

こんにちはあおいちゃん!!!
前回は2つのデータから「差分のあるデータのみをリスト化」する方法を学んだね。

うん。簡単に去年との違いのあるデータだけを作成することができたよ!

    詳細は第5回目を確認してね!

それはよかったね!
今回は「MAツールのなどの取込フォーマットに合わせてデータをコピペしたり電話番号などの形式を整える
を行ってみよう

セミナーのWebの申し込みのリストがあるのだけど、
MAツールやCRMシステム決まったフォーマットで取り込まないといけないの。
セミナー参加者、名刺管理はExcelで管理しているからデータをコピペしたり、
メールアドレスや、電話番号の形式を整えたりして大変なの。。

デジピタ!で特定のフォーマットにデータを加工するには、大きく分けて二通りの方法があるんだ
1.セミナー参加申し込みリストを元に特定のフォーマットに加工していく
2.特定のフォーマットに対して顧客リストを当てはめていく

1.の方法は、セミナー参加申し込みリストに対して、
システム取り込みのフォーマットにするために列を足したり削除したりを行っていく加工の仕方

2.の方法は、取り込みのフォーマットの列の並びをデジピタに読み込んで、
そこに顧客リストの列を当てはめていく加工の仕方
になるよ

今回は、1からやってみようか!

 

 

よろしくピタリナ!



今回使う「セミナー_web申し込み」のデータはこれかな?
顧客コードが空欄になっているね・・・

 

顧客コードをマージして、更に統一されていない、電話番号とか郵便番号のデータを整えたいの

わかった!一個ずつやっていこう!
まずは顧客コードを取り込んでみようか

まずは「全体」をクリックして「データのマージ」から「他のデータから列を取り込む」をクリックするよ

 

そしたら会社名が完全一致すれば、
「顧客マスタ」の顧客コードを「セミナー_web申し込み」の顧客マスターに上書きするという処理を順に説明するね

 

「 顧客マスタ.xlsx」を選択
「セミナー_web申し込み」(表編集データ)の"会社名"を比較へドラック&ドロップ
「顧客マスタ.xlsx」(参照先表編集データ)の"会社名"を比較へドラック&ドロップ
④ 処理で[上書きする]タブを選択し、"顧客コード"に対して「顧客マスタ.xlsx」の"顧客コード"をドラック&ドロップ

 

すごい簡単にできるね!
今までは顧客コードを検索してコピペしてたから、セミナー参加者が多いと大変だったんだ。
空欄は顧客マスターにないということだから新規だとわかるようにすることはできるの?

もちろんできるよ!
新規の列を追加して、空欄で絞込む。その後に、一括で新規のフラグを立てることができるよ!

どうすればできるの?

まずはフィルターから「空の列を挿入」から列を追加してフラグを立てる列を作成するよ。

 

その後に顧客コードに対して空白で絞込みを行うんだ。

 

そうすることで、顧客コードがないお客様(新規顧客)のみ絞り込むことができるんだ。
後は新しく挿入した列(新規フラグ)に対して空白を一斉に置換をすれば、
簡単に新規顧客なのかどうかわかるようにできるよ!

 

あっという間にできたね

 

すごい!
デジピタだと、大幅にかかるExcelの工数を削減できるね!

次は郵便番号、電話番号のデータを整えていこう

 

郵便番号、電話番号を半角に統一するのはフィルターの変換から
日本語の変換半角にを選択するんだ

簡単に半角にできるんだねー
あ、郵便番号に「〒」が残ってるね・・・

「〒」も置換で簡単に直せるよ

 

フィルター文字列置換から「〒」を置き換えればいいんだね

これできれいにデータを整えることができたね!

 

最後に項目名を指定のフォーマット合わせれば完成だね

 

変更したい列で「列名の変更」メニューから変更できるよ

出来た!ありがとう!


システムによっては取り込みの項目名がアルファベットだったり
元のファイルよりもたくさんの取り込みの項目があったりするんだけど、
その時に一つずつ列名を変えたり列を足すのは大変だね

そんな時は最初に話した2つの方法の2つめの方法で作成すると簡単なんだ!
次回はその2つめの方法を紹介するね

ありがとう、ピタリナ!

◇まとめ◇

デジピタの機能で、ExcelやCSV形式のデータをMAやCRMツールに簡単に取り込めるようになります

※登場する人物・団体・名称等は架空であり、実在のものとは関係ありません。


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