【医療連携室 主任 清水 信貴 氏】
プロフィール
上青木中央医院は埼玉県の川口市上青木にて長年地域医療を担っている。
近年、高齢化の波が押し寄せるにつれ、長期に療養される方の医療・介護に対する要望が高まり、
それに応えるべく療養型入院病棟、訪問看護、老人デイサービス、外来における老年内科を早くから取り組んでいる。
今後も高齢者医療・介護のノウハウを活かし、在宅生活を安心して過ごしていただける医療機関を目指している。
Excelでの情報共有に限界！訪問診療現場からの要望
上青木中央医院では、人生の最期を迎えるという高齢者のために、病院のベッドという限られた選択肢だけでなく、今までの思いが詰まった住み慣れた自分の家で最期を迎えたい」 そんな想いに応えるとともに、地域の方々に医療で貢献したい、という強い想いから、訪問診療サービスを始めることとなった。
訪問診療サービスは個人宅はもちろんのこと、有料老人ホームへの診療にも力を入れ始めた。
順調に推移してきたが、患者数の増大によって業務の煩雑化が起こるようになり、情報管理面でほころびがみられるようになってきた。
それまではExcelやメールでの情報共有を行ってきたが、増え続けるファイルと煩雑な情報管理に、システムを統括する医療連携室の清水 信貴氏は限界を感じ始めていた。
「まず第一に訪問診療という業務の性格上、外出先でデータを入力・閲覧したいという現場からの要望がありました。
これまではあらかじめ用意したExcelファイルのフォーマットに、現場へPCを持ち込んで必要事項を入力してもらっていました。
しかしそれでは最新の患者様の情報が外出先で共有されないのと、データの一元管理ができないため、バラバラのファイルに二重三重に入力するという手間が発生していたのです」
【上青木中央医院 訪問風景】
脱Excelになぜkintoneを選んだのか？
Excelやメールで回す仕組みには限界があると感じ、新しいシステムの採用に乗り出した清水氏。
様々な課題を解決するために目指したのは、現場と一体になって自分の手で構築できるシステムだったという。
「Excelやメールによる情報管理の課題を解決するために、著名な外資系のSFAツールの採用も検討しました。
確かによくできている部分もありましたが、外国産なので国内でのリファレンスが不足していたのがネックになりました。
今回のシステムは自分の手で見える形で構築して行きたかったので、純国産のツールである、サイボウズ社の『kintone（キントーン）』を選びました。
色々と比較検討しているうちに分かったのですが、様々な事例や情報が日本語でやり取りされていて、必要な情報がインターネット上に公開されているというのがkintoneの良さだと思います」
また、スクラッチやSIコア製品のようなカスタマイズ性の高い製品も検討したという。
「外部に発注して好みのシステムを開発してもらうことも考えました。
しかし、発注してから製品が見える形で出来上がるのに数ヶ月かかってしまうことや、高額な初期投資費用が求められるので採用を見送りました。
現場の人と一緒に作りたかったので、kintoneのようなわかりやすいツールのほうがありがたかったのです。
現場の人と意見交換をして、そこでシステムの課題を解決してあげると、信頼関係が生まれてより良い関係を構築することができました。
このように何か有っても素早く対応できるのがkintoneの良さであると思います」（清水氏）」
kintone 導入、そして見えてきた課題
清水氏は、まずkintoneで患者様の様々な情報を管理する『患者マスタアプリ』を作成し、そこからkintone標準のルックアップ機能を使用して、他のアプリに情報を反映させていた。
しかし、利用するにつれて患者マスタアプリで管理している動的な情報(要介護度や住所、施設での部屋番号、処方内容 等)が、ルックアップ先のアプリに反映されないことがわかってきた。
そのせいでメンバーがデータを閲覧する時にどれが正しい情報なのかがわからなくなり、現場が混乱したという。
その他にもkintoneのフォームに入力する際、フォーム毎に「半角カナ」等の入力ルールを設けたが、
どうしてもルールの統一ができなかったり、前述のルックアップ機能を使用すると、指定したフォームに入力できなくなるため、別の入力フォームを設ける必要があり、
結果として入力者の負担になってしまっていた。
特に患者様ごとの動的な情報は、他部署との共有や他の事業所に書類として渡す必要があるため、早急な解決が求められる課題であった。
介護医療の現場では日々患者様の症状が変わるため、常に最新情報の共有が不可欠なのである。 kintone標準の課題を解決「ATTAZoo＋」で Excel作業を一掃し、部門の残業がゼロに
kintoneを運用してわかってきたのが、PCの操作に慣れていない医療現場の人は、フォームに項目があると必要のない箇所でも全て入力しようとするのだという。
そこでATTAZoo+の機能の一つである『入力サポート+』を使い、必要のない項目を非表示にすることによって、ユーザーが迷わずに入力ができる仕組みを構築する事が可能になったという。
「現場の作業員の人はPC作業になれていない方も多いので、本当にシンプルに使えないと触ってすらもらえません。
構築する側も出来る限り簡単にしたいのですが、わかりにくいフォーマットだと、元の紙やExcelの運用に戻せと言われてしまいます。
また、「入力サポート＋」は追記の設定も出来るので、非常に便利に使えています。
入力をシンプルにするというATTAZoo＋のコンセプトが見事にマッチしたと感じています」
上青木中央医院では、インフルエンザワクチンの予防接種もkintoneで管理するようになったという。
例えば外出先で予防接種を依頼されても、その場で予約してワクチンを発注できるのが利点だ。
「kintoneで管理するようになって、予防接種の未接種や今月接種予定といった情報を現地で入力/閲覧出来るので、接種漏れがなくなりました。
特に未接種の患者様については一覧で確認が出来るので、一目瞭然です。
当院もそうでしたが、こうした予防接種の予約状況を紙で管理している病院がまだまだ多いと思います。
紙で管理する場合は、どうしても紛失や記録漏れなどが起こり得ます。
こうした予防接種が漏れることにより、在宅介護の患者様の体調に大きな影響が出ることになるのですが、健康が損なわれることが医療現場にとっては極めて重大な問題なのです」
また、データを活用して患者様の健康をサポートできるようになったのが重要だと清水氏は言う。
常に最新の情報で患者様の健康状態が管理出来るようになったため、Excelでやっていたときよりも事務作業量が大幅に削減でき、残業はゼロになったという。
「今回、kintoneとATTAZoo+の採用によって、事務作業の効率化がはかれたことと、データで患者様の健康をサポートができるという2つの大きなメリットがありました。
また、様々なデータを入力しておけば、後々情報として分析することも出来るようになります。これも大きいメリットだと思います」
最後にATTAZoo+の魅力も語ってもらった。
「ATTAZoo+は追加料金無しで複数の便利な機能が使えるのが嬉しいですね。 さらに新しい機能が追加されているのにも驚きました。
例えばATTAZoo+を採用後に困っていた部分があったのですが、ちょうど欲しかった機能が追加されたので本当にびっくりしました。結果的にうちの部署では全てExcel作業を無くすことができており、
Excel管理時代は頻繁に起こっていた患者様の情報を2度入力するという作業が無くなりました。本当によく使えているので、ＪＢアドバンスト・テクノロジーさんには是非御礼を言いたかったですね」
今後について
現在上青木中央医院では、病院内の一部署だけでkintone及びATTAZoo＋を使用しているが、地域医療のキーワードは多職種連携であるという。
「当院ではご自宅で暮らしながら医療を受けている方々を、「ホームヘルパー」「訪問看護」「ケアマネジャー」「医師」「薬剤師」「デイサービス」等の様々な専門職種が支えています。
これらの専門職が日々行っているサービスや情報を、その他の職種と共有することが患者様の安心や安全につながっていくと考えています」
また、今後はkintone及びATTAZoo＋を他部署にも導入していき、情報を介した連携で 患者様を支えていきたい。
そんな思いでシステム構築を続けていくつもりだという。
「開発する側としては、現場の意見を吸い上げながら、共にシステムを作り上げていくという姿勢が必要なので、
やはり現場の人間が構築することが一番だと実感しています。 今まではExcelで無理やりデータをやり繰りしたり、Access等のデータベースソフトに挑戦して挫折したりしていましたが、
kintone とATTAZoo＋の導入でやっと他部署を絡め たシステム構築実現のメドが立ってきたという実感が持てるようになりました。
最終的には院内全体からExcel作業を一掃し、高度なデータ分析で患者様にさらなる安心を提供できることを目指したいと思っています」
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