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紙の書類をPDFに変換する方法や注意点を解説

2023.07.17

紙の書類をPDFに変換する方法や注意点を解説

DX・ペーパーレス推進のため、紙やデータの書類のPDF化したいと考える企業は多いのではないでしょうか。
PDFの正式名称は「Portable Document Format」といい、紙へ印刷したときと同じ状態での保存が可能なファイル形式です。WordやExcel、PowerPointなどで作成した書類を紙に印刷する必要がないため、大幅なペーパーレス化を実現できます。また、取引先に文書データのままで送信すると誰でも閲覧・編集できることから数字の不一致などのトラブルを招くことがありますが、PDF化することで編集しづらい状況にできるためビジネスにおいては必要不可欠な対応といえるでしょう。
そこで今回は、紙をPDFにする方法について解説します。PDF化のメリットや注意点、合わせて導入したいAI OCRについても解説するので、ぜひご覧ください。

目次

書類をPDFファイルにする方法
書類をPDF化するメリット
PDFに変換できる書類の種類と制限
紙をPDF化するにはAI OCRの導入がおすすめ
JBAT「ペーパーレスソリューション」導入事例
まとめ

書類をPDFファイルにする方法

紙や文書データの書類をPDF化するには、主に下記の方法が選択できます。

ExcelやWordなどで作成した書類をPDF出力する

ExcelやWordなどで作成した書類は、PDF形式での出力が可能です。文書データを開いたら、「ファイル」から「エクスポート」を選択し、「PDF/XPSの作成」をクリックします。

紙の書類をスキャンしてPDFに変換する

請求書や発注書、納品書など取引先から受け取った紙の書類や、社内で作成・保管している紙書類はスキャンすることでPDF化できます。
製品によって細かな違いはありますが、基本的には下記の手順でPDF化を実行できます。

1.スキャナー（スキャン可能な複合機でも可）に紙書類をセットする
2.メニューから「スキャン」を選ぶ
3.保存形式や保存先を指定後にスタートボタンを押すと、書類がPDF化される

コピー機や複合機でPDF化すると、データをそのままFAXで送ることもできます。
FAXでのやり取りを希望する企業もまだ多いので、大量にFAXを扱う機会が多いという方はコピー機や複合機でのPDF変換をおすすめします。

スマートフォンで撮影してPDFに変換する

紙書類をスマートフォンで撮影し、そのデータをPDFに変換することもできます。
例えばiPhoneだと、メールやメモ機能を活用することで簡単にPDF変換が可能です。

紙をPDFにする方法（iPhone）
メール	メールの本文を入力する部分をタップすると、四隅に枠がある書類マークが出てきます。それをタップするとカメラが立ち上がり、紙書類をファインダーに合わせることで自動的にスキャンされます。完了・保存するとメールに添付されるため、そのまま自分のパソコンや取引先に送ることが可能です。
メモ機能	メモ機能を開いて新規メモを追加したら、キーボードの上にあるカメラマークから「書類をスキャン」を選択しましょう。自動的にカメラが立ち上がるため、紙書類を撮影してください。撮影後に保存すれば完了ですし、保存した画像からトリミングすることも可能です。

作成したPDFデータは「メモ」または「ファイル」のアプリに保存できます。
iPhone内に保存すれば自分だけしかアクセスできないので安全性があり、iCloudに保存すればさまざまなデバイスからアクセスできて便利です。

AndroidでPDF変換を行う場合は、下記の手順で行いましょう。

紙をPDFにする方法（Android）

1.Googleドライブを起動したら、「＋」をタップする

2.スキャンと書かれたカメラマークを選び、写真を撮影・保存したら完了

オンラインツールを使ってPDFに変換する

PDF化に対応するフリーのオンラインツールもあり、文書データをアップロードすればPDF変換ができます。
無料で使用できるツールの中には、文字化けをしてしまうものもあります。
トラブルを招かないためにもツールの精査はしっかりと行い、クオリティの高いものを選ぶようにしましょう。

書類をPDF化するメリット

書類をPDF化するメリットは、主に下記の4つです。

ストレージの節約

まずは、ストレージの節約です。紙書類をPDF化すると、紙を保管するスペースの確保が必要なくなります。
オフィスや倉庫、自宅のスペースが空くのでコスト面でも節約になりますし、またPDF化したデータを圧縮すればハードディスクやクラウドなどの容量を節約できます。

検索の容易さ

PDFファイルはキーワード検索ができます。日付やファイル名などからファイルを絞り込むことができるため、必要な情報を瞬時に見つけられます。
また紙書類だと月別・年度別にファイリングして管理する手間が発生しますが、PDF化してデータとして管理すればパソコン上で「名前順」や「日付順」で整理できます。
情報を探す時間が短縮できるため作業効率が高まり、コア業務などの進捗にもプラスに影響します。

資料の共有や配布の便利さ

PDFにすると資料の共有や配布がしやすくなります。紙書類のように郵送したり手渡ししたりというコストは必要なく、電子メールやクラウド上ですぐに共有できます。
特定の人だけで共有することも可能なので、チームや部署間での情報の連携がしやすくなります。また、社外にいてもデータの確認ができるという点も大きな魅力です。
営業や出張で出先にいるときや自宅にいるときなど、場所を選ばずに業務を進めることが可能です。

情報漏えいの防止

PDFデータにすることで、情報漏えいのリスクも軽減できます。紙書類の場合、持ち出しのリスクや水濡れなどの破損リスクがありますが、データなら物理的な持ち出し・紛失・破損のリスクは少なくなります。
また、アクセス権を制限するなどセキュリティの強化もできるので、紙書類よりも安全性を高められます。ただし、PDFにも編集による改ざんリスクがあります。しづらいという点では紙書類よりも優秀ですが、編集ができるソフトウェアがあるのでそこには注意が必要です。
契約書などのビジネス文書をデータ化する際はパスワードを設けて、閲覧や編集、印刷などに制限をかけるようにしましょう。

PDFに変換できる書類の種類と制限

PDF化できる書類やデータは多数あります。
「何ができて何ができないのか」「どれを取り入れてどれを選ばないのか」など、企業の中でPDF化・ペーパーレス化を進める上でのヒントにしてみてください。

書類の種類	PDF変換	ポイント
文書データ（Excel／Word／PowerPoint）	○	PDF形式により出力ができる。
マルチメディアコンテンツ（Webページ・音声・動画など）	△	WebページをPDF形式で保存できる。音声や動画を挿入したPDFデータを作成することは可能だが、PDF変換は難しい。
印刷文字の紙書類	○	スキャン、スマートフォンやデジタルカメラによる撮影でデータ化・PDF変換ができる。

一般的に100MB以下の書類であればPDF変換は可能ですが、変換後のPDFファイルのサイズがもとの書類のサイズよりも大きくなるケースがあります。とくに、ExcelやWordはデータ容量が大きくなりがちです。
メールに添付する際は容量超過になることもありますし、閲覧時にパソコン本体へ負荷がかかることもあります。PDF圧縮で容量を小さくするなどの工夫も必要です。

また、ページ数が膨大なファイルや、含まれているフォントやグラフィックの種類によっては処理が難しくPDF変換ができないケースもあります。この他、パスワードが設定されている書類、編集制限のある書類もPDFに変換できないことがあります。

紙をPDF化するにはAI OCRの導入がおすすめ

紙書類をPDF化するなら「AI OCR」がおすすめです。OCR（光学文字認識機能）は画像内にある文字をテキスト化する機能ですが、OCRにAI技術がプラスされたものがAI OCRです。

AI OCRは文字認識の精度が高く、クセのある手書き文字でも高い精度で読み取りができます。また、AI OCRはディープラーニング（深層学習）などによって少しずつ文字認識の精度が向上します。
使えば使うほど学習によってミスを減らしていくため、長期的な面を考えるならAI OCRの導入が良いと判断できます。

AI OCRのメリットや注意点について詳しく知りたい方はこちら

AI OCRとは？メリット・注意点・活用事例をご紹介
AI OCRは、従来のOCRよりも高い精度で文字認識が可能です。大量の紙データをデジタルデータに変換したいなら、AI OCRの利用がおすすめです。本記事では、AI OCRの概要やOCRとの違い、導入メリット、注意点などをご紹介します。

JBAT「ペーパーレスソリューション」導入事例

JBアドバンスト・テクノロジー株式会社（以下、JBAT）の「QanatUniverse ペーパーレスソリューション」は、ペーパーレスに特化したサービスです。請求書の振り分けや転記業務、アンケートの電子データ化などあらゆる紙業務に対応できる他、最先端のAI技術を搭載したAI OCR技術によっては、手書き文字でも99.2%という高い読み取り精度でデジタル化をすることが可能です。

JBグループ業務センターの毎月900件の請求書処理をテレワークで実現
ＪＢグループ業務センターでは、取引先からの紙の請求書や、FAXでやりとりしていた納期回答書をPDF化し、様々な製品やサービスをつなぐクラウドプラットフォーム「Qanat Universe」に取り込みます。毎月900件の請求書の処理を自動化する他、手書きの納期回答書への対応も可能にしています。

FAX受注業務をkintone とQanat Universeペーパーレスソリューションで自動化、作業時間4割削減
株式会社文理様は、取引先からFAX で送られてくる注文書をOCRで読み込みデジタル化することに成功。取引先の業務を変えずにどのように受注処理を改善したのか。バックオフィス業務を取りまとめる担当者の方と情報システム課としてシステム構築に携わった担当者の方にお話を伺いました。

まとめ

紙をPDF化する方法はさまざまなので、書類の形態に合わせて最適な手段を講じてみましょう。
大量の紙書類をPDF化するなら、その後の管理のしやすさの面からもAI OCRのシステム導入を検討してみましょう。JBATの「QanatUniverse ペーパーレスソリューション」は、あらゆる紙業務の自動化をサポートできます。

毎分80枚の高速読み取りでPDF化を行える他、クラウドとの連携により後続処理もスムーズです。
紙書類のPDF化やAI OCRの導入を検討している方は、ぜひJBアドバンスト・テクノロジー株式会社へご相談ください。

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