データ入力は単純な作業ではありますが、正確な打ち込みが必要な他、数が膨大になりがちなので時間と手間がかかります。コア業務に支障をきたし、生産性や売上低下を招く要因ともなりかねないため早急な対策が必要です。
そこで今回は、データ入力の自動化についてご紹介します。データ入力の自動化に向いている業務やツールを導入する前に確認すべきことなどを解説していますので、ぜひご参考にしてください。
- 目次
-
- データ入力の自動化がおすすめな理由
- 初めての人でもわかりやすい
- 直感的な操作で設定ができる
- ヒューマンエラーを未然に防げる
- 24時間データの更新が可能になる
- データ入力の自動化に向いている業務内容
- 営業
- 経理
- 人事総務
- データ入力自動化ツールを導入する前に確認したいポイントと流れ
- データ入力自動化で効率アップが可能か
- 業務内容の可視化
- データ入力自動化ツールの選定
- 自動化前と自動化後の効率の比較
- 現場の理解を得る
- テスト期間（トライアル）
- 正式に導入
- データ入力自動化おすすめツール
- AI OCR
- RPA
- Excel マクロ
- JBATの『AI OCRパック』なら転記作業だけでなく集計の効率化も実現可能
- AI OCRの可能性
- JBAT「ペーパーレスソリューション」導入事例
- まとめ
データ入力の自動化がおすすめな理由
本来のデータ入力は人が手入力で行うものですが、ツールを利用して自動で処理することを「データ入力の自動化」といいます。データ入力の自動化をおすすめする理由は下記のとおりです。
初めての人でもわかりやすい
自動化ツールは誰でも簡単に扱えます。近年はプログラミングの知識経験がなくても扱える自動化ツールが流通しているため、導入することで従業員の業務負担を軽減できます。
直感的な操作で設定ができる
近年流通するデータ入力自動化ツールは、ドラッグ＆ドロップなどの直感的な操作で設定できるものもあります。
複雑な工程がないため、コア業務を圧迫することなく作業効率を高められます。
ヒューマンエラーを未然に防げる
自動化ツールを使用すれば、ミスタイプや誤入力など手入力で起こりやすいヒューマンエラーを防ぐことが可能です。
24時間データの更新が可能になる
人ではなくツールによって自動化されるため、時間帯を問わず作業が可能になります。
これによりデータの更新性が高まることで業務効率や生産性の向上にも役立つことがあります。
データ入力の自動化に向いている業務内容
こちらでは、データ入力の自動化に向いている業務について解説します。
営業
営業は取引先との関連業務を自動化することで業務効率を高められます。
例えば、取引先からいただいた名刺データを登録する業務に対しては、OCR機能やデータ連携ツールを活用することで
「名刺に記載された顧客情報の抽出」→「システムへの入力」→「ダイレクトメールの送信」といった作業を自動化できます。
|
営業の自動化できる業務
|
|
・名刺データの登録
・請求書や納品書の作成
・見積もり、受発注に関する書類の作成
・プレゼンなどに使用する資料の作成
|
経理
経理業務は手順の決まったルーティン作業に対しては自動化の恩恵を享受しやすいことがあります。
例えば、給与計算であれば
「経理システムのデータから給与を算出」→「従業員の銀行口座へ振り込み依頼」→「帳票の作成」などの流れを自動化することができる場合があります。
|
経理の自動化できる業務
|
|
・帳票作成
・決算書の作成
・税金などの計算
・経費精算
・給与計算
|
人事総務
人事総務の業務を自動化すると、ヒューマンエラーの防止や工数削減などにつながります。
例えば、採用活動であれば
「会社説明会の案内メール送付」→「書類選考・採用試験の採点」→「面接スケジュールの調整」→「採用結果のメール送付」などを自動化できます。
|
人事総務の自動化できる業務
|
|
・個人情報の管理
・採用活動関連のメール送付
・マニュアルの完備および配布
・研修関連の情報発信
|
この他、近年多くの企業が取り組んでいるECの運営に関しても自動化が検討できます。
業務の複雑化や人手不足などの課題を抱える企業にとって、データ入力などの単純作業を自動化するメリットは大きいでしょう。各部門の課題を洗い出しつつ、導入に向けて前向きに検討してみてはいかがでしょうか。
データ入力自動化ツールを導入する前に確認したいポイントと流れ
データ入力の自動化は有益ではありますが、ただ導入すれば良いわけではありません。
導入前に下記のポイントを確認し、納得した上で導入を決定することが大切です。
データ入力自動化で効率アップが可能か
まずは、自動化によって業務効率アップが可能かを確認しましょう。当然ですが自動化ツールの導入にはコストがかかるため、目に見える結果がなければ導入する意味がありません。また慣習的にデータ入力をしているが、実はそもそも必要ない業務だったという可能性もあります。その場合、自動化ツールを導入するよりもデータ入力業務自体をなくしたほうが効率的ということもあります。本当に自動化が必要なのか、導入することで効率アップは可能か、をきちんと見極めることが大切です。
業務内容の可視化
業務内容を可視化することも重要です。業務内容をきちんと把握することで、「自動化ツールを導入したのに利用できない」「いざ導入したときの業務実態のヒアリングに時間がかかる」などの問題が起こりづらいでしょう。明文化されていない業務も少なくないはずなので、マニュアルを作成するなどして手順や内容の確認を行いましょう。
データ入力自動化ツールの選定
自動化ツールの種類はさまざまで、それぞれ特徴が異なります。操作性やセキュリティ面、価格帯など、あらゆる面を比較検討しながら自社に適したものを探してみましょう。
自動化前と自動化後の効率の比較
ツール導入後は、自動化前と自動化後の効果を比較しましょう。数値化することで、データ入力自動化への取り組みに対して理解や協力を得やすくなります。手作業で行った場合の手順や時間を記録し、どの部分に時間がかかっているのか、自動化によってどれほどの時間削減が見込めたのかを測定します。継続しながら改善することで、より業務効率化を図れます。
現場の理解を得る
データ入力の効率化に取り組むのは現場の従業員です。現場の理解を得られないまま導入を進めても反発を招くだけですし、業務フローの変化などから現場が混乱することが予想されます。自動化についての説明を行い、メリットなどを提示した上で協力・理解を得られるように心を尽くしましょう。
テスト期間（トライアル）
自動化ツールの多くは、テスト期間（トライアル）が設けられています。複数の自動化ツールを試しながら自社に合うものを探してみましょう。
正式に導入
テスト期間に大きな問題がなければ正式に導入します。導入して終わりではなく、業務効率につながったかどうかを分析することが重要です。定期的に従業員にヒアリングを行い、自動化ツールで改善した点や課題などを把握し改善を続けましょう。
データ入力自動化おすすめツール
こちらでは、おすすめのデータ入力自動化ツールをご紹介します。
AI OCR
AI OCRは、OCR「Optical Character Reader（Recognition）：光学文字認識」にAIの技術をプラスしたものです。通常のOCRだと誤認識する文字も、AIの機械学習などにより文字補正結果を学習、それにより文字認識率・読み取り精度が向上しています。
RPA
RPAは「Robotic Process Automation：ロボティックプロセスオートメーション」の略語で、パソコン上で行う事務作業を自動化できます。人が行う作業の手順を登録すれば、人が操作するのと同じように作業を行えます。
Excel マクロ
Excel マクロは、Excelで行う定型業務を自動化できるツールです。各部署の毎月の売上を合算したり、伝票や請求書を印刷したりと、繰り返し行う業務の自動化に適しています。
JBATの『AI OCRパック』なら紙の転記作業の効率化を実現可能
JBアドバンスト・テクノロジー株式会社（JBAT）では、紙やFAX、PDFなどの内容の転記作業を効率化できる「AI OCRパック」を提供しています。スキャナやメールなどから自動で情報を取り込み、デジタル化した帳票を自動で振り分けます。
プログラミングなどの専門知識が不要なので、誰でも簡単に操作できます。作業が早く、またコストパフォーマンスに優れているため、
「すぐにでも導入したいけどコスト面で不安」という企業にもおすすめです。
AI OCRの可能性
AI OCRを導入すれば、高精度の文字認識が可能になります。定型帳票の文字はもちろん手書き文字のようにクセのある文字や悪筆などの読みづらい文字も自動で識別できます。
AI OCRにデータ入力業務をで活用することで、コア業務に注力できるため、業務効率アップや生産性の向上も期待できます。
AI OCRとは？メリット・注意点・活用事例をご紹介
AI OCRは、従来のOCRよりも高い精度で文字認識が可能です。大量の紙データをデジタルデータに変換したいなら、AI OCRの利用がおすすめです。本記事では、AI OCRの概要やOCRとの違い、導入メリット、注意点などをご紹介します。
JBATのサービスでペーパーレスを実現した事例を紹介
JBATではアンケートの電子データ化はもちろん、請求書の振り分けや転記業務など、あらゆる紙業務に対応できる他、最先端のAI技術を搭載したAI OCR技術によって、手書き文字でも99.2%という高い読み取り精度でデジタル化をすることが可能です。
JBグループ業務センターの毎月900件の請求書処理をテレワークで実現
ＪＢグループ業務センターでは、取引先からの紙の請求書や、FAXでやりとりしていた納期回答書をPDF化し、様々な製品やサービスをつなぐクラウドプラットフォーム「Qanat Universe」に取り込みます。毎月900件の請求書の処理を自動化する他、手書きの納期回答書への対応も可能にしています。
FAX受注業務をkintone とQanat Universeペーパーレスソリューションで自動化、作業時間4割削減
株式会社文理様は、取引先からFAX で送られてくる注文書をOCRで読み込みデジタル化することに成功。取引先の業務を変えずにどのように受注処理を改善したのか。バックオフィス業務を取りまとめる担当者の方と情報システム課としてシステム構築に携わった担当者の方にお話を伺いました。
まとめ
データ入力を自動化すれば、それまでかかっていた膨大な時間や工数をコア業務に注力できます。
業務効率化はもちろん生産性の向上にもつながるため、企業の業績アップにも一役買うでしょう。自動化ツールはさまざまなので、トライアルなどを利用して自社に適したツールを探してみましょう。
データ入力の自動化によるペーパーレスやAI OCRサービスを検討している方は、ぜひJBアドバンスト・テクノロジー株式会社にご相談ください。
現場でできる！＼kintoneプラグイン／ 「ATTAoo AI OCRパック」
“開発なし”でカンタン・スピーディ・低コストで即導入
『ATTAZoo AI OCRパック』は紙業務の効率化がなかなか進まない
チャレンジしたけどうまくいかず諦めてしまった皆様のために
「現場でできる」にとことんこだわったサービスです
『ATTAZoo AI OCRパック』なら
紙業務の課題を幅広く解決できます！
●費用面や導入機関の不安
紙業務をデジタル化したいが
開発費用など高額で
導入期間もかかりそう
●工数が膨大でミスリスクも多発
転記作業は工数もかかるし
ミスも多発
●手書き帳票への対応の手間
手書き帳票は読みにくく
入力に手間がかかる
kintoneと連携することで開発なしに帳票をデータ化し
素早い業務改善を実現いたします
是非一度お悩みや、お話をお聞かせください
＞＞詳細はこちら
ＪＢＣＣグループ
