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kintoneとは？できることや導入に向いている企業や業界を紹介

2024.02.24

kintoneとは？できることや導入に向いている企業や業界を紹介

サイボウズ株式会社が提供するクラウドサービス「kintone（キントーン）」。アプリに関する専門知識などがなくてもアプリ開発ができる手軽さから、業務効率をサポートするツールとしてさまざまな企業に活用されています。業務効率の向上にこうしたITツールを活用するのは一般的になりつつありますが、中には「本当に便利なのか」「使いやすいのか」などと疑問に感じる担当者さまもいるでしょう。
とくに、デジタルへの苦手意識が強い方は使用に抵抗があるケースも少なくないため、導入前に不安を取り除くことが大切です。今回は、kintoneの概要や導入メリット、利用例、使い方などを解説します。kintoneの導入に向いている企業の特徴についてもご紹介しますので、ぜひご参考にしてください。

目次

kintoneとは？
kintoneで何ができるのか？
kintoneを利用して企業が改善できること
各部門のkintoneの利用例
1. 各部門での使い方
kintoneの使い方
kintoneの導入はどんな企業が向いている？
kintoneを活用した事例
まとめ

kintoneとは？

kintoneとは、最短3分で業務アプリを開発できるクラウドサービスです。プログラミングやコーディングなどの知識・経験がなくても業務日報や顧客管理、受発注管理、プロジェクト管理、交通費申請などが行えるアプリを容易に開発できます。
kintoneの強みは「情報の蓄積・活用」にあります。
アプリを介して入力した情報はkintone内に蓄積されますが、その情報を活用・管理できるアプリを簡単に開発することが可能です。100種類以上のテンプレートを使用してアプリを開発できる他、ゼロからカスタマイズしてアプリを作ることもできます。
kintoneはクラウドサービスなのでネット環境は必須ですが、逆に言えばネット環境さえ整っていればどこにいてもアプリの操作が可能です。営業や出張などで社外からも瞬時にアクセスし情報共有ができ、また複数人でアクセスできるため、時短をしつつ業務効率の向上を目指せます。

kintoneで何ができるのか？

kintoneの活用により、下記のことができるようになります。

データの共有と見える化

kintoneはさまざまな情報を管理・リアルタイムに共有できます。顧客に関する情報はもちろん、案件やプロジェクトの進捗、売上、ワークフロー申請などの情報をリアルタイムに共有することでチームや部署の業務の見える化につながり、仕事の質やスピード感が高まります。

さまざまな端末からアクセス

kintoneはクラウドサービスなので、パソコンやタブレット、スマートフォンなどさまざまな端末からアクセス可能です。どこにいてもデータを確認できるので、常に新しい情報を活かして営業や商談に臨めます。

基幹システムとの連携

生産管理や在庫管理、受発注管理、販売管理、会計業務などを行うためにシステムを導入している企業は多いでしょう。kintoneはCSVやExcelの入出力機能を標準で備えている他、カスタマイズや拡張機能（プラグイン）によるAPI連携も可能なため、例えば「基幹システムのデータを業務に活かしたい」「kintoneに蓄積したデータを帳票出力したい」といった要望にもシステム構築次第では幅広い業務課題にアプローチできるようになります。

一元管理ができる

社内のあらゆる場所にデータが散らばっており、そうしたデータは活用はおろか見つけることも容易ではありません。しかし、kintoneなら散らばったデータを一元管理でき、さらに情報修正やコメント入力などのメンバー間のやり取りも残せます。kintoneを見ればどの仕事がどう進んでいるのか、誰にボールがあるのかも追うことができるため、無駄を省いて効率よくプロジェクトを進められます。

kintoneを利用して企業が改善できること

kintoneを使うことで、多くの企業が抱える下記のお悩みを改善できます。

紙やFAX中心の働き方からの脱却

ペーパーレス化を推進する動きは活発化していますが、まだまだ紙やFAX中心の働き方をしている企業は目立ちます。
手書き書類の多さに辟易している、データ入力の負担が大きくコア業務を圧迫している、FAX受け取りのために出社しなくてはならないなど、紙ベースの働き方には課題が多いもの。しかし、kintoneなら情報をデータベースに集約するので紙の資料は不要。社内の申請業務もkintone上でできるので承認待ちに時間がかかりません。
また、FAX受信の内容をkintoneにアップロードすれば、受け取りやファイリングの手間も省けます。

業務やスケジュール管理が見えてコミュニケーション率アップ

「隣の席の同僚がどんな仕事をしているのか分からない」という方は意外と多いのではないでしょうか。お互いにどんな仕事をしているか分からないと声掛けや助け合いができなくなる他、最悪の場合はコミュニケーション率の低下から風通しが悪くなり離職率にも影響してしまうでしょう。
kintoneはスレッドやコメントといったコミュニケーションにつながりやすい機能を備えているため、業務の見える化につながりやすい面もあり、チームだけでなく部門全体の業務内容や進捗、スケジュールといった情報共有も生まれやすいです。お互いが声掛けしてサポートできる環境が生まれるため、コニュニケーション率がアップして団結力も育まれるでしょう。

業務の属人化の回避できめ細かな顧客対応が可能

業務の属人化はどの企業でも起こりやすい問題です。担当者が不在だと顧客に関する情報や業務進捗が分からず、業務は立ち行かなくなります。工程管理や人員配置すらできなくなるでしょう。
kintoneによるワークフローや案件管理アプリといったものを構築することでクライアントなどとの電話やメールのやり取り、見積もりや契約に関する情報などが確認できるため、情報管理・共有を徹底につながります。
担当者がいなくても顧客対応に困ることは少なくなるため、顧客対応の改善にも効果があります。

脱Excelシートで快適に

Excelでデータ管理をしている企業は多いです。たしかにExcelは便利なツールですが、情報の共有や複数人による同時編集がしづらいなど業務における情報管理にはどうしても限界があります。しかし、kintoneならいま使用しているExcelをアップロードすることができるため、簡単にアプリ化できるメリットがあります。一度kintone化してしまえば複数人での同時編集もスムーズに行えます。
納品日のお知らせなどを特定の社員へ自動アラートで通知することもできるので、Excel以上に便利に活用できます。

無駄なコストを削減できる

外注費を含めた案件ごとの収支を把握していないケースも少なくありません。担当者が知っていても、現場の技術部門や製造部門が予算について細かく把握していなければ、部材の発注などがコスト高になってしまい満足な利益を生むことができなくなります。
kintoneなら案件管理のツールを外注する必要がなく、社内で作成したアプリ内で案件ごとの収支をまとめられます。収支の内容が明確に管理できるため、不要なコストの削減を促せます。

各部門のkintoneの利用例

kintoneはさまざまな部門の業務課題を解決できます。次にkintoneの使い方を各部門別にまとめましたので、各部門のご担当者さまはご覧ください。

各部門での使い方

経理・財務部門	商品管理、原価計算、棚卸管理、入出庫管理　など
人事・総務部門	採用管理、契約管理、社員名簿、入退社管理、研修管理タイムカード、人事評価管理、エントリーシート管理物品購入申請、健康診断問診票管理　など
販売管理部門	受発注管理、請求管理、支払管理、入金管理、出荷指示管理　など
システム部門	社内システム相談の受付、問い合わせ管理、ヘルプデスク窓口貸し出し機器の管理、タスク管理　など
生産管理部門	プロジェクト管理、生産計画管理、工数管理作業内容・実績管理、評価管理　など
営業・顧客サポート	顧客情報、案件、見積書、受注・出荷管理、予算・実績管理活動履歴管理、問い合わせ管理、コールリスト・クレーム管理自社セミナー管理、アルコールチェック管理　など
マーケティング部門	イベント管理、タスク管理、制作物の進捗管理、外注先管理　など

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経理部門でkintone（キントーン）を利用する際の悩みを、プラグイン「ATTAZoo+」で解決！
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kintoneを人事・総務部門で利用されている企業も多くいらっしゃいます。実際に、kintoneのサンプルアプリにも人事、総務向けのものが多数用意されています。今回は人事・総務部門でkintoneを利用する際に多い悩みについて、プラグインを活用して解決する方法をご紹介します。

kintoneの使い方

kintoneの使い方はシンプルです。こちらでは、3つのアプリ作成方法についてご紹介します。

サンプルアプリから作成

1つ目は、サンプルアプリから作成する方法です。kintoneのストアには100種類以上のサンプルアプリがあり、これをベースにアプリを作ることができます。作成したアプリは、テンプレートとして繰り返し利用可能です。

自分ではじめから作成

2つ目は、データの入力画面をはじめから作成する方法です。はじめからといっても、フォーム（アプリの入力画面）はドラッグ&ドロップで簡単に作れるためプログラミングの知識は不要です。
「アクセス権を設定できるアクセス制限機能」「承認経路を設定できるプロセス管理機能」「他アプリのデータ取得・利用ができるルックアップ機能」などの機能が活用できます。

CSVやExcelデータを読み込んで作成

3つ目は、CSVやExceデータを読み込んでアプリを作る方法です。フォームは編集できるため、業務や開発目的に合わせてカスタマイズできます。

kintoneの導入はどんな企業が向いている？

kintoneは便利なツールですが、全ての企業がkintone導入に向いているわけではありません。改善したい課題が複雑であればあるほど、kintoneだけではカバーできなくなります。
導入する前に、自社がkintone導入に向いているかどうかを確認しましょう。

アプリ開発の専門家や知識がある人がいない

業務効率ツールを自社で開発する場合、それらのノウハウがなければ難しいものですが、kintoneは専門知識がなくてもアプリ開発ができるツールなので、システム開発の専門家や知識・経験がある人材がいない企業に向いています。
しかし、誰がどのように利用するか？という要件定義はkintoneアプリであっても大切です。「簡単にアプリが作れること」が必ずしも業務改善につながるわけではありません。アプリを作成する前に確認すべきことはしっかりと確認することも気を付けておいたほうがいい時もあります。

コストをかけずに業務管理システムを導入したい

ツールの導入やアプリ開発にはコストがかかりますが、kintoneは比較的価格帯を抑えて導入できます。もちろん安価な分、膨大な費用をかけて自社用に開発したツールやアプリには機能面で劣る部分もありますが、基本的な機能は備わっているため業務課題がkintoneで改善できるなら大きな節約になります。

データ管理が複雑でない業務管理アプリを求める企業

kintoneは誰でも簡単に扱えるアプリを作れることがコンセプトのため、kintone以外とのシステム連携が必須だったり、データ管理が複雑化しやすい企業にとってはkintoneの標準機能だと物足りない部分を感じることもあります。こうした場合はkintoneがシステムの選定から外れてしまうこともあります。
ただし、kintoneもカスタマイズや拡張機能（プラグイン）によってデータ連携を行えるケースもあります。まずはシンプルなデータ管理をしているものからkintoneで初めてみて、徐々に詳細な設計に入っていくことでkintoneであっても複雑な要件に応えることは可能なケースも多いです。

kintoneを活用した事例

JBグループ業務センターの毎月900件の請求書処理をテレワークで実現
ＪＢグループ業務センターでは、取引先からの紙の請求書や、FAXでやりとりしていた納期回答書をPDF化し、様々な製品やサービスをつなぐクラウドプラットフォーム「Qanat Universe」に取り込みます。毎月900件の請求書の処理を自動化する他、手書きの納期回答書への対応も可能にしています。

FAX受注業務をkintone とペーパーレスソリューションで自動化、作業時間4割削減
株式会社文理様は、取引先からFAX で送られてくる注文書をOCRで読み込みデジタル化することに成功。取引先の業務を変えずにどのように受注処理を改善したのか。バックオフィス業務を取りまとめる担当者の方と情報システム課としてシステム構築に携わった担当者の方にお話を伺いました。

まとめ

kintoneを活用することで、さまざまな業務改善アプリを作成することが可能です。業種や業務、部門ごとにテンプレートがあるため、プログラミングなどの専門知識がなくてもアプリ開発を行えます。
クラウドサービスなのでいつでもどこでも情報を活用でき、テレワークの促進やペーパーレス化の後押しにも役立ちます。kintoneプラグイン「ATTAZoo（アッタゾー）シリーズ」などを活用すれば、より密な情報共有と業務効率化を図れます。
業務効率化のツールをお探しなら、kintoneの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

kintoneプラグイン「ATTAZooシリーズ」についてのご質問・ご相談は、ぜひＪＢアドバンスト・テクノロジー株式会社にお任せください。

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