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ＪＢＣＣグループ
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2022.12.14
請求書電子化のメリット・デメリットは？注意点・システム選びのポイント・事例紹介
DX化が推奨される昨今、ペーパーレス化に取り組む企業が増えています。請求書の電子化は、業務効率を高めたりコストを削減したりと企業にとってプラスになるため、まだ紙の請求書を使用しているという企業は、これを機に電子請求書への切り替えを検討してみてはいかがでしょうか。
今回は、電子請求書の概要や種類、メリット・デメリット、請求書を電子化する際の注意点などを解説します。請求書を電子化するためのシステムについてもご紹介しているので、ぜひご覧ください。
- 目次
請求書電子化（電子請求書）とは
請求書の電子化とは「データ化された請求書」のことで、PDF形式にした請求書も含まれます。請求書の発行や送付、受け取りをオンライン上で行うシステムを指す言葉としても使われており、「Web請求書」と呼ばれることもあります。
なお、電子請求書が法律で認められるためには下記の条件を満たす必要があります。
|
請求書を発行する側の条件 |
請求した事実を示すものが必要 例：メールの送信履歴、Web上の履歴など |
|
請求書を受け取る側の条件 |
電子帳簿保存法の要件を満たすこと |
電子請求書の種類とやり取りの方法
電子請求書は、やり取りの方法によって下記の3つの種類に大別できます。
メール
請求書をPDF化し、メールで送付する方法です。アドレスさえ分かれば送付できる手軽さが魅力ですが、誤送信のリスクや、セキュリティリスクがあるため注意が必要です。
Webサイト上
PDF化した請求書をWebサイト上（ファイル共有サービスなど）にアップロードし、受け取る側にメールなどでURLを知らせる方法です。
クラウドサービス
クラウド上で請求書を作成・共有・保管します。送信者も受信者もクラウド上で請求書に関する作業が行えるため利便性が高く、クラウド上に格納するのでデータ管理もしやすいです。
請求書電子化によって得られるメリット
法律に対応ができる
電子帳簿保存法が改正されたことで、2022年1月1日以降の電子取引においてはデータの出力保存が廃止・データのまま保存が義務化されました。
現在、2年間の宥恕（ゆうじょ）措置が取られていますが、その後は法律に則った対応が求められます。
いまから本格的にペーパーレス化（電子化）を進めることで、電子取引の法律に対応しやすくなります。
現在、2年間の宥恕（ゆうじょ）措置が取られていますが、その後は法律に則った対応が求められます。
いまから本格的にペーパーレス化（電子化）を進めることで、電子取引の法律に対応しやすくなります。
コストを削減できる
冒頭でも触れたように、請求書の電子化はペーパーレス化を後押しします。
請求書を発行する際に必要な紙やインク、郵送にかかるコストも削減できるため、会社の負担を軽減できるでしょう。
また、請求書発行業務を短縮できるため、人的コストの削減にもつながります。
請求書を発行する際に必要な紙やインク、郵送にかかるコストも削減できるため、会社の負担を軽減できるでしょう。
また、請求書発行業務を短縮できるため、人的コストの削減にもつながります。
情報漏えいの防止と改ざんリスクの低減を見込める
電子請求書は、紙の請求書のように紛失するリスクがほとんどありません。
紛失による情報漏えいのリスクを軽減できる他、電子データを修正すると記録が残るため、改ざんリスクも低くなります。
紛失による情報漏えいのリスクを軽減できる他、電子データを修正すると記録が残るため、改ざんリスクも低くなります。
修正や再発行がスムーズに対応できる
電子請求書なら、請求書にミスがあった場合でも修正や再発行がスムーズです。
また、共有もすぐできるため、従来の紙の請求書よりもやり取りに時間がかかりません。
また、共有もすぐできるため、従来の紙の請求書よりもやり取りに時間がかかりません。
担当者の出社が不要なため人件費の削減が可能
電子請求書なら、オンライン上でやり取りができます。
請求書の確認・承認作業のために出社する必要がないため、人件費の削減にもつながります。
請求書の確認・承認作業のために出社する必要がないため、人件費の削減にもつながります。
人的ミスを防止できる
請求書の入力・確認作業を人の手で行うと、どうしてもミスが起きやすくなります。
システムを利用した電子請求書なら人的ミスを防止できるため、請求書の不備や未着などのトラブルも起きづらくなるでしょう。
システムを利用した電子請求書なら人的ミスを防止できるため、請求書の不備や未着などのトラブルも起きづらくなるでしょう。
請求書を電子化することによるデメリット
こちらでは、請求書を電子化するデメリットについて解説します。導入コストがかかる
請求書を電子化するには新たに請求書発行システムを導入しなくてはなりませんが、システムの導入にはある程度のコストがかかります。
システム導入にはどれくらいの費用が必要なのか、システムを導入したらどれほどのコスト削減が見込めるのかを考えた上で導入を検討しなくては
必要以上にコストがかかることがあるため注意が必要です。
システム導入にはどれくらいの費用が必要なのか、システムを導入したらどれほどのコスト削減が見込めるのかを考えた上で導入を検討しなくては
必要以上にコストがかかることがあるため注意が必要です。
取引先の了承が必要
請求書の電子化を実現するには、取引先の了承も必要です。取引先によっては紙の請求書でのやり取りを希望するケースもあるため
一方は電子請求書、一方は紙の請求書というように、管理が煩雑化する可能性もあります。
下記の法律について調べておくことをおすすめします。
一方は電子請求書、一方は紙の請求書というように、管理が煩雑化する可能性もあります。
マニュアル作成・社内教育が必要
新しく請求書発行システムを導入した場合、請求書に関する業務内容や運用方法が変更になる可能性があります。
現場に混乱を招かないためにも、マニュアルを作成したり、社内教育を行ったりする必要があります。
現場に混乱を招かないためにも、マニュアルを作成したり、社内教育を行ったりする必要があります。
請求書の電子化に関する法律の3例
請求書の電子化に関する法律は、下記の3つです。請求書などの電子化された取引書類の扱いが法律によって細かく定められているため下記の法律について調べておくことをおすすめします。
電子帳簿保存法
「電子帳簿保存法」は、国税関係帳簿書類（請求書や領収書など）の電子化を認める法律です。国税関係書類を電子データで扱う場合、以前は税務署長による事前承認が必要でしたが、2022年の法改正により制度が廃止されました。こうした緩和が進んでいるため、請求書などの電子化に前向きな企業が増えています。
なお、電子取引による請求書は紙保存ができなくなります。
インボイス制度
「インボイス制度（適格請求書等保存方式）」は、インボイス（適格請求書：国公認の請求書）を使用して仕入税額控除を受ける制度で、2023年10月1日から導入されます。
フォーマットや書式は自由に決めて良いですが、記載する項目が増えるため、請求書の様式を変更する必要があります。
システムを使用して電子化する際は、システム改修する必要があるため注意しましょう。
システムを使用して電子化する際は、システム改修する必要があるため注意しましょう。
e-文書法
「e-文書法」は、3つの要件（※）を満たせば紙書類の作成や閲覧、保存を電子データで行っても良いと定めた法律です。
請求書に関しては7年間の保存・保管義務があり、紙だと保管スペースの確保が難しく、経済的な負担も大きいという問題がありました。
しかし、電子データならこれらの問題は起こりません。
請求書に関しては7年間の保存・保管義務があり、紙だと保管スペースの確保が難しく、経済的な負担も大きいという問題がありました。
しかし、電子データならこれらの問題は起こりません。
なお、紙での保存から電子データに変更する際は、税務署長の事前許可が必要です。
※変更・改ざんがされていない「完全性」、いつでも閲覧可能な「検索性」、データアクセスを制限する「機密性」
請求書を電子化するときの注意点
社内体制の整備
電子請求書に対応できるよう、作成や管理、保管方法などについて社内ルールを整備しましょう。
誰でも扱えるように配慮することで、導入・利用がスムーズになります。
誰でも扱えるように配慮することで、導入・利用がスムーズになります。
受け取る側は税務署への承認申請が必要となることも
請求書を含む書類の保管を紙から電子データへ変更する際、税務署への承認申請が必要になることもあります。
提出する添付書類はもちろん、提出する部数もそのときどきで変わるため、国税庁のサイトをチェックしましょう。
提出する添付書類はもちろん、提出する部数もそのときどきで変わるため、国税庁のサイトをチェックしましょう。
取引先への案内を送付
請求書の電子化が決まったら、すぐに取引先へ案内を送付しましょう。先でも述べたように、電子化に対して消極的な企業もあります。事前に対応可能かどうかを確認し、後々トラブルにならないように配慮することが大切です。
なお、請求書電子化による取引先のメリットや、電子化の理由を明記することで、電子化の同意を得やすくなります。
請求書電子化システムを選ぶときのポイント
システムを導入する際は、下記のポイントに留意しましょう。自社業務との対応範囲
自社の請求業務のうち、自動化したい業務を洗い出しましょう。その上でシステムの対応範囲に含まれているかどうかを確認します。
既存の業務フローとの連携
既存の業務フローと連携しやすいものを選ぶのも重要です。請求金額の確認や承認フロー、請求書の郵送、入金管理・督促など
いくつかの業務もカバーできるシステムを選べば、さらに別のシステムを追加で導入する必要がなく、コストなどの導入負担を軽減できます。
いくつかの業務もカバーできるシステムを選べば、さらに別のシステムを追加で導入する必要がなく、コストなどの導入負担を軽減できます。
データ連携の対応
社内で利用しているシステムと連携ができなくては、システムを導入しても使い勝手が悪く、導入した意味が薄れてしまうでしょう。
既存システム・データとの連携が可能かを確認し、導入を検討することが大切です。
既存システム・データとの連携が可能かを確認し、導入を検討することが大切です。
データ化の業務負荷がどれくらい減るか
システムを導入した場合、業務負荷がどれくらい減るかも確認しておくと良いでしょう。
ある程度の成果が見込めると分かれば導入にも前向きになるはずです。
ある程度の成果が見込めると分かれば導入にも前向きになるはずです。
サポート体制の充実
サポート体制が充実しているかどうかも重要な判断基準です。
システムに不具合が起きたときすぐに復旧してもらえるのか、どこまでサポートしてくれるのかを事前に調べておくと導入後も安心です。
システムに不具合が起きたときすぐに復旧してもらえるのか、どこまでサポートしてくれるのかを事前に調べておくと導入後も安心です。
請求書電子化の事例紹介
システムを導入する際は、下記のポイントに留意しましょう。まとめ
請求書の電子化は、ペーパーレスでコスト削減になり、業務効率も高められます。
また法改正によって電子データでの保存は必須になるため、瞬時に対応できるようにいまから社内体制を整えておきましょう。
請求書を電子化するシステムはさまざまなので、自社に合うものを導入し、取引書類のデータ化、ペーパーレス化を目指してみてください。
また法改正によって電子データでの保存は必須になるため、瞬時に対応できるようにいまから社内体制を整えておきましょう。
請求書を電子化するシステムはさまざまなので、自社に合うものを導入し、取引書類のデータ化、ペーパーレス化を目指してみてください。
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