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ＪＢＣＣグループ
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最新更新日:2023.08.18 記事追加日:2022.08.15
業務効率化の具体的なステップは？生産性向上の秘訣を解説！
多くの企業が抱える課題のひとつに「業務効率化」があります。
実際に、「業務を効率化して生産性を上げよう」という話が議題に上がっている企業もあるのではないでしょうか。
そこで今回は、業務効率化にフォーカスし、その概要やメリット、進め方、注意点についてご紹介します。
あわせて、業務効率化の方法とツール選びの重要性も解説しているので、ぜひご覧ください。
- 目次
業務効率化とは
業務効率化とは、業務のプロセスにおける「無駄」「無理」「ムラ」を省いたり減らしたりして、企業全体の生産性を高める取り組みのことです。
無駄には「必要以上に資金を投下すること」、無理には「社員に負担がかかるスケジュールを組むこと」
ムラには「人によって指導内容に偏りが出ること」などが挙げられ、これらはITツールを導入したり、RPAによる自動化を図ったりすることで省く
または減らすことができます。
実現できればリソースの削減につながり、企業の利益を増大させやすくなります。また、生産性の向上により企業の競争力も高まるでしょう。
無駄には「必要以上に資金を投下すること」、無理には「社員に負担がかかるスケジュールを組むこと」
ムラには「人によって指導内容に偏りが出ること」などが挙げられ、これらはITツールを導入したり、RPAによる自動化を図ったりすることで省く
または減らすことができます。
生産性向上との違い
業務効率化と類似する言葉に「生産性向上」がありますが、これら2つは別物です。
業務効率化は上述のとおり、業務のプロセスにおける「無駄」「無理」「ムラ」を省いたり減らしたりして、企業全体の生産性を高める取り組みのことです。
これに対し生産性向上は、少ないリソースで高いパフォーマンスを発揮することを指します。
つまり、業務効率化は生産性向上を実現するための施策のひとつということです。混同して覚えないよう注意しましょう。
これに対し生産性向上は、少ないリソースで高いパフォーマンスを発揮することを指します。
つまり、業務効率化は生産性向上を実現するための施策のひとつということです。混同して覚えないよう注意しましょう。
業務効率化のメリット
企業が業務効率化に取り組むことには、以下の2つのメリットがあります。
時間的コスト削減
まず挙げられるのは「時間的コストの削減」です。
業務効率化によって無駄・無理・ムラを省いたり減らしたりできると、業務の遂行にかかる時間を削減でき
ひいては残業も必要なくなるため人件費も削減できます。残業がなくなることは、社員にとって働きやすい環境を確立することにつながるため
結果として離職率の軽減・採用力の強化が期待できます。
業務効率化によって無駄・無理・ムラを省いたり減らしたりできると、業務の遂行にかかる時間を削減でき
ひいては残業も必要なくなるため人件費も削減できます。残業がなくなることは、社員にとって働きやすい環境を確立することにつながるため
結果として離職率の軽減・採用力の強化が期待できます。
モチベーション向上
時間的コストの削減により働きやすい環境を実現できれば、「社員のモチベーションの向上」というメリットも得られます。
これは、従業員満足度の向上につながるため、離職率の軽減はもちろん、生産性の向上も期待できると考えられます。
これは、従業員満足度の向上につながるため、離職率の軽減はもちろん、生産性の向上も期待できると考えられます。
業務効率化の進め方
業務効率化は以下のように進めるのが一般的です。
①現状把握
まずは、業務の棚卸しを行い、現状把握することから始めましょう。
全体像を把握することで、どの業務をどのように効率化すべきか適切に判断しやすくなります。
全体像を把握することで、どの業務をどのように効率化すべきか適切に判断しやすくなります。
なお、業務を棚卸しする際には、あわせて担当部署や担当者（責任者）、必要な知識・スキルなどをまとめておくことをおすすめします。
これにより、さらに整理しやすくなります。
これにより、さらに整理しやすくなります。
②業務効率化を進める業務を決める
全体像を把握できたら、実際に効率化する業務を決めます。
基本的には「シンプルな業務」「発生頻度が多い業務」「マニュアル化しやすい業務」から優先的に効率化していきます。
基本的には「シンプルな業務」「発生頻度が多い業務」「マニュアル化しやすい業務」から優先的に効率化していきます。
加えて、効率化する業務を社内で行うか、外部に委託するかを決めることも大切です。
もし、リソースに限りがある場合は外部への委託を検討しましょう。
もし、リソースに限りがある場合は外部への委託を検討しましょう。
③方法の検討・実施
効率化する業務が決まったら、次にその方法を検討し実施します。
このとき、「ECRS（イクルス）」というフレームワークを使うと、業務をどのように効率化すべきかがわかりやすくなります。
このとき、「ECRS（イクルス）」というフレームワークを使うと、業務をどのように効率化すべきかがわかりやすくなります。
ECRSは「改善の4原則」を意味しており、
それには「Eliminate（排除）」「Combine（結合）」「Rearrange（交換）」「Simplify（簡略化・単純化）」の4つが挙げられます。
これらの視点で検討することで、適切な方法を見出しやすくなるでしょう。
それには「Eliminate（排除）」「Combine（結合）」「Rearrange（交換）」「Simplify（簡略化・単純化）」の4つが挙げられます。
これらの視点で検討することで、適切な方法を見出しやすくなるでしょう。
④効果検証
効率化の方法を実施したら、効果検証を行います。PDCAサイクルを回して問題点や課題点を明確にし、より高い成果が見込める方法を考案しましょう。
業務効率化を進める際の注意点
業務効率化を進める上で注意すべきことには、以下の3つが挙げられます。
目的・目標を共有
業務効率化を進める上で、社員にその目的や目標を共有しないのは望ましくありません。
なぜなら、効率化の方法をただなぞることが目的となり、満足な成果を得られない可能性があるからです。
なぜなら、効率化の方法をただなぞることが目的となり、満足な成果を得られない可能性があるからです。
この事態を防ぐには、業務効率化の先にある「生産性の向上」や「社員の負担軽減」が目的であることをきちんと共有することが大切です。
そうすれば、社員が本来の目的を見越して動くようになり、目標を達成しやすくなります。
そうすれば、社員が本来の目的を見越して動くようになり、目標を達成しやすくなります。
体制を整備
業務効率化の体制が整っていないのにもかかわらず無理に実施した場合、当然ながら思うような効果は得られません。
最悪の場合、効率化を実現するどころか、状況がさらに悪化することもあります。
そのため、まずは現状把握をして、業務効率化を進めて問題ないかを確認するようにしましょう。
最悪の場合、効率化を実現するどころか、状況がさらに悪化することもあります。
そのため、まずは現状把握をして、業務効率化を進めて問題ないかを確認するようにしましょう。
使いやすさ
業務効率化を進めるにあたって、ITツールやRPAを導入するケースは珍しくありません。
ただし、これらが効果を発揮するのは、あくまで社員に利用が浸透した場合のみです。
例えば、「使いづらさからなかなか活用してもらえない」という状況だと、業務効率化を実現することはできません。
ただし、これらが効果を発揮するのは、あくまで社員に利用が浸透した場合のみです。
例えば、「使いづらさからなかなか活用してもらえない」という状況だと、業務効率化を実現することはできません。
そのため、ITツールやRPAなどを導入する場合は、あらかじめ使いやすいかどうかを確かめることが大切です。
業務効率化の方法
業務効率化の方法には、例えば以下の2つがあります。
クラウドサービス
クラウドサービスとは、クラウド上にデータをアップロードできるサービスのことです。
動画をはじめとする大容量のデータも保存できるほか、任意の社員にはクラウドを経由してデータを共有することもできます。
従来のUSBを使ったデータ共有と比較して、簡単かつ安全にデータを共有できるのが最大の魅力です。
なお、代表的なサービスには「Google Drive」や「DropBox」があります。
動画をはじめとする大容量のデータも保存できるほか、任意の社員にはクラウドを経由してデータを共有することもできます。
従来のUSBを使ったデータ共有と比較して、簡単かつ安全にデータを共有できるのが最大の魅力です。
なお、代表的なサービスには「Google Drive」や「DropBox」があります。
アウトソーシング
アウトソーシングとは、業務の一部を外部に委託することです。
自社のリソースが限られている場合は、アウトソーシングが業務効率化につながる手段になり得ます。
リソースを有効活用しやすくなったり、コア業務に集中することで競争力を強化しやすくなったりと
さまざまなメリットを得られるため、選択肢のひとつとして考えておくと良いでしょう。
自社のリソースが限られている場合は、アウトソーシングが業務効率化につながる手段になり得ます。
リソースを有効活用しやすくなったり、コア業務に集中することで競争力を強化しやすくなったりと
さまざまなメリットを得られるため、選択肢のひとつとして考えておくと良いでしょう。
業務効率化にはツール選びも重要
業務効率化につながるツールを導入したとしても、そのツールをうまく使えなければ本末転倒です。
例えば、RPAを導入したものの業務を自動化できなかったり、RPAの管理・調整によりかえって業務が増えたりした場合、本来の目的である業務効率化を実現できなくなります。
例えば、RPAを導入したものの業務を自動化できなかったり、RPAの管理・調整によりかえって業務が増えたりした場合、本来の目的である業務効率化を実現できなくなります。
こうした事態を防ぐには、自社の体制に合わせた運用が可能なツールを選び導入することが大切です。
「便利だから」「使い勝手がよいから」といった理由だけで選ぶのは避け、自社に合っているかどうかを必ず確認するようにしましょう。
「便利だから」「使い勝手がよいから」といった理由だけで選ぶのは避け、自社に合っているかどうかを必ず確認するようにしましょう。
まとめ
業務効率化は、「時間的コストの削減」「社員のモチベーションの向上」などのメリットが期待できる取り組みです。
これは言い換えれば、業務が圧迫した状態が続くと無駄な時間やコストが発生しやすくなる他、社員のモチベーションが低下して離職率を高めかねないということです。
もし、現状このような状況なのであれば、速やかに業務効率化を図ることをおすすめします。
今回ご紹介した進め方・注意点を参考に、ぜひ取り組んでみてください。
これは言い換えれば、業務が圧迫した状態が続くと無駄な時間やコストが発生しやすくなる他、社員のモチベーションが低下して離職率を高めかねないということです。
もし、現状このような状況なのであれば、速やかに業務効率化を図ることをおすすめします。
今回ご紹介した進め方・注意点を参考に、ぜひ取り組んでみてください。
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企業内外（オンプレミス・クラウド）のさまざまなデータをノンプログラミングで簡単に他のシステムへ連携・変換できるため
業務効率化を図れるのはもちろん、運用コストの削減にもつながります。
「どのように業務効率化を進めればよいかわからない」という企業は、ぜひQanat 2.0の利用をご検討ください。
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