ＪＢＣＣグループ
2023.02.14
領収書をペーパーレス化する方法とは？メリット・ツール選びのポイントを解説
近年、ペーパーレス化の推奨や電子帳簿保存法の規制緩和などから、領収書を電子化（デジタル化）して保存・管理する企業が増えています。
しかし、紙の領収書を電子化するには法律に則って正しく行う必要があるため、ペーパーレスにしたいが不安を持つ方もいるでしょう。
領収書などをはじめ、書類電子化の動きはますます加速することが予想されるため、ペーパーレス化へ素早く対応するためにも書類の電子化について知識をつけることが大切です。
そこで今回は、領収書・請求書を軸に、ペーパーレス化のメリットやデメリット、方法、注意点などをご紹介します。
- 目次
領収書を電子化しないと法律違反になる？
電子帳簿保存法は、領収書も含めた“国税関連の帳簿・書類”の電子化や保存に関しての決まりを定めた法律です。
より簡単にいうと、「一定の要件を満たせば、国税関連の帳簿・書類を電子データで保存しても良い」と認める法律です。
デジタル化が進む昨今、領収書や請求書を電子データとして受け取ることも増えています。いままではデータを紙に印刷し、それを保存・管理することを良しとしていました。
本整備による猶予措置では、データの保存は必要という変更が新たに加えられました。
新たな猶予措置では「相当の理由」があることが必要とされています。
令和5年度税制改正大綱
NISA拡充・恒久化、スタートアップ支援を強力に推進 与党税制改正大綱が決定
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結論からいうと、紙で受け取った領収書や請求書は、これまでと同じく紙のまま保存して問題ありません。
あくまでも電子取引のものが対象です。しかし、紙の領収書と電子データを管理するのは非効率であること、またペーパーレス化の動きが高まっていることから
紙の領収書も電子化しようとする企業が増えているのです。
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紙ベースの領収書・経費精算の課題
書類の印刷費・管理コストがかかる
例えば、交通費や会食などの経費申請が多い職場だと、その都度申請書類を印刷しなくてはならないため印刷費が嵩みます。
また、経費精算に関連する書類は保管しなくてはならないため、保管スペースを確保するコストもかかってしまうのです。
手作業のためミスが起きやすい
手作業による申請はミスが起きやすく、またチェックや差し戻しなどの手間が発生してしまうため非効率です。
時間を取られすぎてしまうと他の業務にも影響し、結果として業務全体の生産性を下げてしまう恐れがあります。
経費処理に遅れが発生しやすい
承認者側においてはコア業務を優先して承認作業を後回しにする可能性もあります。
そうなると経費処理に遅れが発生し、より業務の圧迫・悪循環を招きます。
領収書・経費処理をペーパーレス化するメリット
印刷費・管理コストの削減
また、経理担当者の業務負担が少なくなり、その分別の業務に注力できるため、業務効率化を図れます。
経費精算書類のミスを削減
ミスしづらい環境を作れば、承認者の確認もスムーズに行われるため、差し戻しなどによるタイムロスも緩和されるでしょう。
場所を選ばずオンラインで完結できる
手間がかからないため申請がスピーディーになり、経費処理の遅れが出にくくなることが期待できるのです。
検索作業の効率化
さらに年でまとめている場合はそこから1枚1枚めくって探さなくてはなりません。
しかし電子化すれば、領収書の発行日・発行者などを検索窓に入力するだけでほしいデータにたどり着きます。
印紙税の節税
仮に貼り忘れた場合には過怠税（かたいぜい）の支払い義務が生じ、印紙税の3倍のお金が徴収されてしまいます。
しかし、電子領収書では印紙税は不要です。節税になる他、収入印紙を準備したり貼りつけたりする作業時間も削減できます。
領収書・経費処理をペーパーレス化するデメリット
導入に費用・時間がかかる
導入のための費用がかかる他、社内ルールの作成や従業員への周知・賛同を得るための土台作りなどがあるため、導入までの準備に時間がかかります。
取引先に確認が必要
電子ではなく紙で領収書を発行したい・してほしいという取引先もいるので、事前に連絡し、確認を取ることが重要です。
領収書・請求書のペーパーレス化の方法
スキャナ保存によるペーパーレス化
先でも述べたように、一定の要件を満たせば紙原本を破棄しても問題はありません。
ただし、電子保存に問題がないかを定期的に検査・確認する必要があるため、それが完了するまで紙原本の破棄はできません。
領収書・請求書を最初から電子データで受領
スキャナ保存よりも満たすべき要件は少ないため、ペーパーレス化のハードルはある程度下がるでしょう。
ただ、電子データでの受領は取引先の協力が欠かせないですし、経費として扱う全ての領収書を電子データで受け取るのは困難です。
紙書類やスキャナ保存と併用しながら、徐々にペーパーレス化を進めていきましょう。
経費精算システムを導入
会社に戻ることなくオンライン上で申請が可能になる他、ミスがあってもすぐに修正できます。
システム導入には費用がかかりますが、ペーパーレス化によって得られる効果は大きいので、前向きに検討してみてはいかがでしょうか。
電子帳簿保存法に対応する
領収書・経費処理をペーパーレス化するときの注意点
社内整備・教育が必要
人によってはIT化に苦手意識を持つ方や、デジタル機器への理解・関心度が異なる場合もあります。
こうした場合でも一様に推し進めるのではなく、社内ルールを作り、使い方の指導なども行うことが大切です。
セキュリティ対策の実施
情報漏えいのリスクがあることも踏まえて、ペーパーレス化を講じる必要があります。
要件を満たすため税理士・弁護士にチェックを依頼
最初は要件を満たしていても、また法律が改正されたり、ペーパーレス後の定期的な見直しを実施しなかったりすると、要件が合わなくなるケースもあるかもしれません。
どのような状況でも速やかに対応できるように、税理士や弁護士にシステムのチェックを依頼しましょう。
ペーパーレス化のシステム・ツールを導入するときのポイント
現状を把握・導入目的を明確にする
現状を把握した上で導入目的を明確にすることで、最適なシステム・ツールを見つけることができます。
自社に合ったツールを選ぶ
同じような役割を持つシステム・ツールでも、機能においてそれぞれ得意・不得意があります。
機能面はもちろん操作性などもチェックした上で、導入するシステム・ツールの選定を行ってください。
ペーパーレス化の成功事例を紹介！成功させる方法や注意点についても解説
ペーパーレス化を進めるなら、成功事例から自社に役立つヒントを得ることも大切です。本記事では、ペーパーレス化の概要や3つの成功事例、ペーパーレス化を行う上での注意点、成功の方法、役立つシステム・ツールをご紹介します。ぜひ、ご覧ください。
JBATのペーパーレスソリューション導入事例
企業のあらゆる紙業務の課題にアプローチできます。
・手作業のミスをなくしたい
・電子データをテキスト化したい
・請求書や注文書を担当別に振り分けたい
・電子ノートの内容をそのまま読み取りたい
AI OCRによる文字認識で手書き文字も電子化できる他、レコメンド機能があるので文字が曖昧でも正しい文字を選べます。
C＆Cビジネスサービス株式会社
FAXを電子化（PDF化）してメールでのやり取りに変えたり、Qanat Universeを使って電子FAXをkintone上で受け取り社内システムと連携させたり
電子ハンコを導入したりと改革を推進。
JBグループ業務センターの毎月900件の請求書処理をテレワークで実現
ＪＢグループ業務センターでは、取引先からの紙の請求書や、FAXでやりとりしていた納期回答書をPDF化し、様々な製品やサービスをつなぐクラウドプラットフォーム「Qanat Universe」に取り込みます。毎月900件の請求書の処理を自動化する他、手書きの納期回答書への対応も可能にしています。
まとめ
システム・ツールの導入についても、自社の課題にアプローチでき、従業員に受け入れられやすいものを選ぶことが大切です。
ペーパーレス化についてお悩みの方は、ぜひJBアドバンスト・テクノロジー株式会社にご相談ください
ペーパーレス化に失敗する理由とは？成功させるためのポイント・メリットを解説
準備不足で導入するとペーパーレス化は失敗します。本記事では、ペーパーレス化が失敗する原因と成功のポイントを解説します。JBATのソリューションシステム「Qanat Universe」の導入事例についてもご紹介しているので、ぜひご覧ください。
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