月 140 万円の削減効果＋業務効率向上と情報共有を実現
新日本商事株式会社 代表取締役 安部 文秋 氏
【会社プロフィール】会社名 |
新日本商事株式会社 |
|---|---|
| 代表者 | 代表取締役 安部 文秋 氏 |
| 所在地 | 宮城県美里町 |
| 事業内容 | 建築資材の販売・施工を中心とした総合商社事業 |
| ＵＲＬ | http://www.njtrade.jp/ |
宮城県 美里町を本拠地に、建築資材の販売・施工を中心とする総合商社を展開する新日本商事株式会社は、2019 年から ISO9001 関連業務のシステム 化をめざして kintone を導入しました。kintone のさらなる利活用のためにプラグイン「ATTAZoo＋（アッタゾープラス）」※1 を使い始めたが、kintone アプリ間の同期に課題を感じ、アプリ同士の情報連携が瞬時にできる「ATTAZoo U（アッタゾーユー）」※2 に出会いました。リーズナブルな価格と ＪＢＡＴへの好感から導入を決定。これが、受注前活動に重要な役割を果たすアプリの間でステータスを自動同期、業務効率の向上を実現しました。 従業員の作業費用に置き換えると、「ATTAZoo＋」と「ATTAZoo U 」の活用で、従業員の作業費に置き換えると、2 つで 140 万円の削減効果があったと 語る代表取締役の安部氏。導入 3 年で ISO9001 関連業務のシステム化を果たした同社は、この先奉行クラウドと kintone の自動連携を予定していま す。
『ATTAZoo』 導入前の課題
・紙の案件管理により、情報の属人化『ATTAZoo』 導入後の効果
・100 以上の紙の業務をkintone アプリで構築、 誰でも情報が見られるようにISO9001 業務のシステム化とExcel＆Access の 高難易度により決断
ー事業内容を教えてください。
当社は建築資材の販売・施工を行う総合商社です。ビス1 本を調達することもあれば、建築そのものを請け負ってお客様窓口となり、設計事 務所や工務店と仕事をすることもあります。私で二代目なのですが、「あれもできないの」「これも頼みたい」と要望されることを実現していくう ちに、かなり多角化しました。大きく、民間企業や官公庁などB to B 向けと、個人宅に関わるB to C 向けという2つのビジネスがあります。
ーkintone を導入されたのはいつですか。
3 年前の2019 年です。当社は品質マネジメントシステムのISO9001 を取得しており、あまり契約を交わす習慣のない個人宅向けの仕事は特に、“言った言わない”でトラブルにならないよう、ISO9001 に基づいて 案件管理を行っています。しかし、それらはすべて紙ベースだったため、いろいろな課題を感じていました。たとえば、紙で蓄積したデータは 再利用・分析できない、保管に関しても特定の帳票のありかを知っているのは経理の誰々さんだけなど、属人性が高い状況でした。IT 化が遅れてい るのは自認しており、何かシステムを導入しようとしたのですが、ISO9001 関連に関してはパッケージが存在せず、ゼロスクラッチから開 発するしかなく、これは膨大なコストがかかります。自分で作るしかないと、まずはEXCEL を検討しましたが、データ共有にかかる手間などを考 え断念。その後Access を勉強し始めたのですが、Access は機能は満たしていましたが、プログラミングが必要で自身での改良ができない、モバ イル環境に対応していないということで断念しました。何かユーザー側で微調整できるものと探す中で、見つけたのがkintone でした。外資系のツ ールも検討してはみましたが、kintone は日本語だし、試しに顧客名簿を作ってみたらうまくいったので、すぐに契約を決めました。
kintone アプリのステータス同期に課題 自動化できる「ATTAZoo U 」を導入
ー「ATTAZoo U 」を探していただいた理由は何でしたか。
先に「ATTAZoo＋」を使っていました。欲しかったのはアプリ間のデータ集計ができる「関連レコード集計」プラグインで、これ使いたさにkintone の拡張機能紹介ページで見つけて導入しました。すると今度はア プリ間でステータスを同期させる機能が欲しくなって。最初は「ATTAZoo＋」の「アプリ間レコード更新＋」でできるかなと思い、ＪＢＡＴに問い 合わせをしたところ、そういう用途なら、最大20 アプリ、50 フィールドまで対応可能で高機能な「ATTAZoo U 」の方がいいですよ、と教えてくれました。そのとき想定していたのは3 つのアプリ間での1 フィールド更新でしたから、「アプリ間レコード更新＋」でもよかったのかもしれま せんが、メールで対応してくれた人がこちらの質問に的を得た答えを返してくれたので、これは信頼できる会社だと思って入れることにしました。 kintone 上のプラグイン提供者は個人から法人まで幅広く、何かあったときに対応してもらえるのかと不安になるものもありますが、その点、ＪＢＡＴ なら安心できました。価格もそんなに高くなかったですし。「ATTAZoo＋」も最初びっくりして、「そんな価格でいいのでしょうか？」と聞き返した覚えがあります。
業務効率として｢ATTAZoo＋」で月100 万円、「ATTAZoo U 」で月40 万円の作業削減に
ー「ATTAZoo U 」を利用して自動同期しているアプリを教えてください。
「要求事項確認書」と「見積」と「案件管理」この3 アプリ間のステータス同期に利用しています。「要求事項確認書」というのは、B to C 事業で 営業担当者が利用する、お客様からのヒアリングシートのようなものです。たとえば、ウォシュレットをご希望であれば、どのメーカー、どの型式の何色で、どんな機能が必要か。また希望納期はいつかといったことを記入 していきます。案件によっては道路許可申請など省庁に書類を出す必要があるので、そうした項目もプルダウン形式で忘れずに記入できるようにし ています。これが「言った言わない」を回避するためのISO9001 にのっとった仕事上の手続きで、出力してお客様に確認いただき、認印をいただ きます。次に、営業担当者はこの「要求事項確認書」の内容に基づいて、「見積」を作成してお客様に提出します。そうした案件を包括的に管理 しているのが「案件管理」で、案件の進行に応じて、受注前、活動中、受注、失注などとステータスを更新します。営業担当者はそこで一息つきますが、私の方では「要求事項確認書アプリ」や「見積アプリ」で何か見落 としていることはないかとチェックをかける必要があります。その際に、5 年分ぐらいの案件一覧で出てくるため、目的の案件を探すのが大変で、 しかもこの3 アプリ間でステータスを厳密に同期させるのも、手作業だと二重手間、三度手間でこれが一つの仕事になってしまいます。これを自動 同期させたいと思って「ATTAZoo U 」を入れました。案件のステータスをアプリ間で同期できることによって、アクティブな案件だけを表示する、 受注済みの案件は非表示にするといった運用を自動で行えるようになり、確認のための作業不可が短縮され私の業務効率が上がりました。
ー「ATTAZoo＋」はどのように使われていますか。
ー 御社でのkintone 利用の現状はいかがですか。
ー「ATTAZoo＋」「ATTAZoo U 」の導入効果を教えてください。
会計システムとkintone の自動連携で納品書や請求書の作業を自動化 周りの困っている経営者を助けたい
ー今後の展望をお聞かせください。
オンプレミスで使っている奉行シリーズを、10 月にクラウドへ移行する予定です。今kintone で作成している納品書や請求書をここに自動連携 させたいと思っていて、ＪＢＡＴには何らかの形で支援してもらえるとう れしいなというのが一つあります。※3あとは、周りの困っている経営者を助けられたらいいですね。仕事でおつき あいのある保育園の園長先生が、園の名簿類や省庁に提出する書類をExcel管理で苦労していたので、kintone というのがあるよ、と紹介したのです。 使ってみたいということだったので私が導入を手伝いました。その園は今も継続して使っています。仕事にするとなるとサポートなど体制を組む 必要がありますから、あくまでボランティアベースですが。経営者の中には身を削りながら組織を切り盛りしている人がいるので、そういう人には kintone の存在を知らせて業務効率化を手伝ってあげたいなと思います。
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