手書き文字をデータ化するにはOCRが最適！その理由とおすすめのサービスを紹介

資料や契約書などを紙に依存している企業は少なくありません。しかし、紙書類は管理や保管に困ることが多く、脱・紙業務を目指す企業も増えています。
蓄積した手書きの書類をデータ化するのにおすすめなのが「OCR」「AI OCR」です。
こちらでは、手書きの文字や書類をデータ化する方法、OCRのメリット・デメリット、OCRサービスの選定ポイント、おすすめのシステムなどをご紹介します。ぜひ、ご覧ください。

目次

手書きの文字や書類をデータ化する方法
OCRとは
1. OCRのメリット
2. OCRのデメリット
OCRサービスの選定ポイント
定形フォーマットの書類が大量にある場合はAI OCRがおすすめ
JBATのAI OCRパックは精度の高いOCRとデータ化した後の業務フローもご支援！
JBAT「ペーパーレスソリューション」導入事例
まとめ

手書きの文字や書類をデータ化する方法

手書きの文字や書類をデータ化する方法には、主に下記の3つがあります。

手入力

一般的な方法は「手入力」です。書類の状態が悪くて文字が擦れていても、目で確認できれば手入力でデータ化が可能です。
また、内容に不備があるときも人が行う手入力ならその場で修正できます。
しかし、手入力は作業をする方の能力によって精度や作業時間に差が出るため、大量の書類のデータ化には向かないといえます。

クラウドサービスやアプリを活用する

OCR（光学文字認識機能）を利用すれば、カメラやスキャナーから読み込むだけで手書き文字や書類をデータ化できます。
近年では、クラウドサービスやスマホ用のアプリなどでOCR機能を利用することが可能です。画像として読み込むだけで、自動で文字をデータ化・テキスト化できるため、その手軽さから導入する企業が増えています。
OCR機能はソフトウェアやアプリ、サービス内容によっては精度にバラつきがあります。比較検討をして導入を決めましょう。
なお、OCRの詳細は次項にてご紹介しますので、ぜひ合わせてご確認ください。

専門業者に依頼する

専門業者に依頼することも1つの方法です。期限内に作業をしてもらえますし、ノウハウのある業者に担当してもらうことでクオリティの高い仕上がりになります。また、自社で人員をまかなう必要がないためコア業務に注力でき、自社の生産性や作業効率を高めることが可能です。
ただし、外注費がかかるためコスト高になる可能性もあります。費用対効果を考えながら専門業者の利用を検討してみましょう。

OCRとは

OCRは「Optical Character Recognition（Reader）：光学文字認識機能」の略語です。
手書き文字や書類をカメラやスキャナーで読み取ることで、テキスト部分を瞬時にデータ化します。
悪筆な手書き文字や劣化した紙の場合だとOCRの精度は低くなりますが、AIの機能を搭載した「AI OCR」は高い確率で手書き文字や書類をデータ化することが可能です。
手入力よりも高精度かつ短時間でデータ化できるため、効率良く紙ベースの資料や契約書を減らすことができます。
OCRの詳細については下記をご覧ください。

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OCRのメリット

OCRを活用すれば、データ化にかかる時間や手間、管理における手間などを削減できます。
手入力では人的ミスが起こりやすいですが、OCRにかけたデータと共に作業することで、チェック時間も短縮できるためコア業務に注力することができます。データ化することができれば、検索性も上がるため、過去の必要な情報を探す際にも時間をかけずにすぐに確認できます。
加えて、社内で情報共有がしやすくなるため業務効率を高められる他、書類の紛失リスクが少なくなるためセキュリティ強化にもつながります。

OCRのデメリット

OCRは導入コストがかかります。ただ、手入力にかかる人件費や書類の管理コストを削減できる他、コア業務に注力することで生産性が高まれば結果として費用対効果は高くなることが予想されます。
注意すべきなのは「対応できないフォーマットがある」という点です。どのような書類をデータ化したいのかを明確にし、自社に合うものを導入しましょう。なお、OCRでも転記ミスをする可能性はゼロではありません。
目視によるチェック体制を整える必要があるため、それらの作業も対応してもらえるOCRシステムを選びましょう。

OCRサービスの選定ポイント

OCRサービスを選定する際は、下記の3つのポイントを確認しましょう。

精度を確認する

OCRでは読み取り精度の高さが重要です。手書き文字は人によって癖があり、中には目視でも読み取りづらい悪筆なものもあります。
読み取り精度が高いOCRを選ぶことで転記ミスのリスクを抑えられ、修正にかかる時間や手間を軽減できます。
可能であれば「読み取り精度が90％以上」のOCRサービスを選択することをおすすめします。
ホームページを確認したり、記載がない場合は直接問い合わせをしたりして読み取り精度の高いOCRサービスを探しましょう。

自社の業務フローにスムーズに取り入れることができるか

自社の課題解決を目指せるかつ業務フローに組み込みやすいOCRを導入することも大切です。
OCRには得意・不得意があります。例えば、手書き文字のデータ化をしたいのに活字にしか対応していないOCRを選んでも意味がありません。また、送られてきたFAXを瞬時にデータ化したいという場合、自社のシステムと連携できるものを選ぶ必要があるでしょう。
ベンダーの事例などを確認して、何に特化したOCRなのか見極めた上で導入を検討しましょう。

サポート体制が整っているか

OCRサービスでは、サポート体制が整っているかも確認ポイントです。
企業に合わせて設計・開発・運用までサポートしてくれるOCRサービスもあるため、従業員のOCR知識の有無なども考慮した上で手厚いサポートを受けられるサービスを利用することをおすすめします。

定形フォーマットの書類が大量にある場合はAI-OCRがおすすめ

大量の定型フォーマットの書類をデータ化するならAI-OCRがおすすめです。定型フォーマットの書類を繰り返し読み取らせることで、AI-OCRの精度は徐々に高まります。
請求書や領収書、見積書、報告書などの書類を大量に活用する部署に導入することで、作業効率や業務効率の改善を実感できるはずです。
AI-OCRは企業だけでなく自治体などでも積極的に導入されています。
下記に事例をまとめていますので、ぜひ合わせてご覧ください。

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JBATのAI OCRパックは精度の高いOCRとデータ化した後の業務フローもご支援！

OCRやAI-OCRは、手書き文字や書類のデータ化に欠かせません。JBアドバンスト・テクノロジー株式会社（JBAT）が提供する「AI OCRパック for kintone 」は、自社の基幹システムに連携できるため業務の流れを可視化し、業務拡張につなげられます。
自社での開発は不要。スピーディーかつ低コストで導入できるため、OCR活用がはじめてという企業でも安心です。
もちろん手書き文字にも対応しているため、アンケートなどのデータ化・集計などにも役立ちます。
一度書類を取り込めば、画像データとOCR結果をパソコンの一画面で同時に確認できるため、手元に紙の書類がなくても正誤チェックが可能です。

JBATがペーパーレスを成功に導いた事例をご紹介

JBグループ業務センターの毎月900件の請求書処理をテレワークで実現
ＪＢグループ業務センターでは、取引先からの紙の請求書や、FAXでやりとりしていた納期回答書をPDF化し、様々な製品やサービスをつなぐクラウドプラットフォーム「Qanat Universe」に取り込みます。毎月900件の請求書の処理を自動化する他、手書きの納期回答書への対応も可能にしています。

FAX受注業務をkintone とQanat Universeペーパーレスソリューションで自動化、作業時間4割削減
株式会社文理様は、取引先からFAX で送られてくる注文書をOCRで読み込みデジタル化することに成功。取引先の業務を変えずにどのように受注処理を改善したのか。バックオフィス業務を取りまとめる担当者の方と情報システム課としてシステム構築に携わった担当者の方にお話を伺いました。

まとめ

手書き文字や書類をデジタル化するには、OCRの技術が欠かせません。
しかし、単にデータを電子化するだけでは、本来の目的を果たすことが難しいことがあります。成功には、選択するソリューションが業務フローを含めた包括的なサポートができることが不可欠です。
業務フローを組み込んだソリューションは、データの単なる変換以上に、それを活用して業務プロセス全体を効率化し、透明性を確保することができます。OCR技術だけでなく、全体の業務環境に適した包括的なアプローチを選択することが成功の鍵となります。

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