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注文書（発注書）の書き方のポイントを徹底解説！取り扱いの注意点も紹介

2024.02.06

注文書（発注書）の書き方のポイントを徹底解説！取り扱いの注意点も紹介

商品やサービスを注文する際に発行・送付する「注文書（発注書）」は、作成することで取引におけるトラブルを防止することが可能です。しかし、内容に不備があれば発注ミスなどにつながり、自社の損益になる恐れもあります。
そこで今回は、注文書の役割とともに記載内容や書き方、発行時のチェックポイントなどを解説します。
注文書に関する「よくある質問」もご紹介していますので、ぜひご参考にしてください。

目次

注文書の役割について
1. トラブルの防止
2. 信頼関係を築く
注文書の書式に決まりはあるのか？
一般的な注文書の内容と書き方
1. 注文書に定められている必要な内容
注文書の3パターンの交付方法
1. 郵送
2. FAX
3. メール
注文書送付方法を選ぶ際の注意点
注文書を発行する際のチェックポイント
1. 内容にミスや見積書など注文内容に相違がないか確認
2. メールでの取引の場合は基本PDF化し先方に送付の確認を取る
注文書の取り扱いについてよくある質問
インボイス制度に向けて注文書作成・発行の電子化で業務効率化を実現しませんか？
JBAT「ペーパーレスソリューション」導入事例
まとめ

注文書の役割について

まずは、注文書の役割についてご説明します。

トラブルの防止

1つは「トラブルの防止」です。口頭での注文は言った言わないの水掛け論が起こりやすく、その食い違いからトラブルが起きやすいです。
しかし、注文書という目に見える形で残すことで内容の食い違いが起こりにくくなり、安心してスムーズに取引ができるようになります。

信頼関係を築く

また「信頼関係を築く」という役割もあります。発注する側と受注する側、取引ではどちらかの立場が弱くなることがあります。分かりやすい例でいうと、仕事を発注するのが「大企業」で仕事を受けるのが「下請け企業」や「個人事業主」の場合、後者の立場が弱くなることもあると予想できるでしょう。
取引は両者の公正さを保つことが重要です。注文書を作ることで公正な取引を促し、それにより双方に信頼関係を築く余地を与えるのです。

注文書の書式に決まりはあるのか？

注文書の書式に決まりはなく、法的に決められたテンプレートやフォーマットもありません。しかし、公正取引委員会が定める一般的な注文書の内容・項目はあるため、それらのルールを守って作成することが大切です。
次から一般的な注文書の内容と書き方についてご説明します。

一般的な注文書の内容と書き方

一般的な注文書では、以下の内容を記載する必要があります。

注文書に定められている必要な内容

・タイトル（「注文書」または「発注書」と記載）
・注文書の交付を受ける事業者の名称（発注先の会社名、担当者名、個人事業主の屋号や名前）
・発行年月日、注文書の番号（注文書を作成した日付・管理用番号）
・発注元の情報（会社名、担当者名、住所、連絡先など）
・発注するプロジェクトの件名・発注内容、取引内容（商品名、数量、単価など）
・発注金額・希望納期・納入方法（納品方法・場所など）
・支払いの条件（支払い方法、期限など）
・小計、消費税、合計金額（税抜金額と消費税額、税込の合計金額）
・備考（上記以外の必要な項目を記載）※実際の注文書の画像（書面サンプル）

【公正取引委員会が定める注文書の記載事項】

出典：下請代金支払遅延等防止法第3条に規定する書面に係る参考例

注文書の3パターンの交付方法

注文書の交付方法に決まりはなく、一般的には「郵送」「FAX」「メール」の3つが用いられています。

郵送

郵送の場合、封筒や切手を用意しましょう。封筒の表面には「交付を受ける会社名・住所」を、裏面の左側には「自社情報や年月日」を記載します。封筒のサイズに規定はありませんが、中に何の書類が入っているのかを明記する必要があるため、表面に手書きやスタンプなどで「注文書在中」と記載してください。
なお、注文書（発注書）は信書に該当します。「日本郵便株式会社」または「国が認定した信書便事業者」を利用して送付するよう法律で定められているため、メール便などを使用しないよう注意しましょう。

FAX

FAXで注文書を交付する際は、事前に電話でFAXを送る旨を伝えることが大切です。
また、注文書とは別に送付状を添付する気遣いも必要です。

メール

メールの場合、注文書をPDFにして添付します。件名には「発注のお願い」「注文書を送付します」「【重要】注文書を送付」などというようにひと目で何のメールかが分かるような配慮が必要です。
中にはメールでの注文書を受けつけていない企業もあるため、メールで対応してもらえるかを事前に確認しましょう。
なお、これらの確認は先方の担当者が変わるたびに行うことが大切です。

注文書送付方法を選ぶ際の注意点

注文書の送付方法について、セキュリティが弱い送付手段は避けたほうが賢明です。例えば、メールでの送付は郵送に比べると手軽ですし、ミスがあってもすぐに修正して送付し直すことができます。また封筒代などのコストも削減できる他、誤配達や紛失リスクもありません。しかし、誤送信や第三者からの通信傍受、ウイルス感染などのリスクがあることも事実です。
チェック工数を設ける、パスワードを設定するなど、リスクヘッジを行うよう注意が必要です。

注文書の電子化についてはこちら

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注文書を発行する際のチェックポイント

注文書を発行する際は、下記の点に留意しましょう。

内容にミスや見積書など注文内容に相違がないか確認

注文書の内容にミスがないか、見積書などとの相違点がないかを確認しましょう。誤った内容のまま交付してしまうと業務が滞る他、不要な在庫を抱えたり、取引先との信頼関係が悪化したりとマイナスの事態を招く恐れがあります。

メールでの取引の場合は基本PDF化し先方に送付の確認を取る

先でも述べたように、メールで交付する際は注文書をPDFにして添付します。送付の前に先方へ連絡を入れ、注文書を送る旨を伝えておくことが大切です。
膨大に届くメールの中から優先的に見てもらうためには、こうした一手間がとても重要です。メールの見落としからトラブルに発展することもあるため、メール送付が可能なのか、いま送っても大丈夫かなどの確認は怠らないようにしましょう。

注文書の取り扱いについてよくある質問

こちらでは、注文書の取り扱いに関する「よくある質問」をご紹介します。

保存の期間と義務はあるのか？

注文書には一定期間の保存義務があり、法人と個人事業主で保存期間が異なります。
保存義務を怠ると追徴課税の対象になる恐れがあるため注意が必要です。

法人	・確定申告書の提出期限の翌日から7年間　※欠損金発生の事業年度では10年間
個人事業主	・書類（見積書、注文書、納品書、契約書など）は5年間

メールでの注文書は規制対象になるのか？

メールでの注文書送付は電磁的記録に該当するため、規制対象になります。
送信するだけでは受注する側のファイルに記録として残らないため、ダウンロード機能を設けるなど、確実に相手方のファイルに記録されるよう工夫しなくてはなりません。

印鑑や収入印紙の必要性は？

注文書に印鑑は必要ありませんが、押印にすることで正式な書類であると示せるため受注側に安心感を与えられます。また、注文書には原則収入印紙は必要ありません。
しかし、注文書のやり取りのみで契約に至った場合は収入印紙の添付が必要です。受注する側が「注文請書」と呼ばれる書面を交付しない場合は収入印紙が必要になると思われるため、もしそうなった場合は速やかに管轄の税務署に確認しましょう。

インボイス制度に向けて注文書作成・発行の電子化で業務効率化を実現しませんか？

インボイス制度（適格請求書等保存方式）とは、適格請求書（インボイス）の発行・保存により消費税仕入額控除の適用が受けられる制度のことで、2023年10月1日に施行されました。
商品などを発注する側からすると、受注する側から適格請求書を受け取れないと税負担が大きくなる可能性があるため注視すべき制度といえます。注文書においてはインボイス制度の影響を受けることはありませんが、請求書や納品書、領収書などに関してはインボイス制度の影響を受けるため、どのような企業でもインボイス制度について知識を深めることが大切です。

また今後、ペーパーレス化が進むことも踏まえて、注文書などの書類の電子化もともに進めていくことが望まれます。

インボイス制度の詳細はこちら

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株式会社文理様は、取引先からFAX で送られてくる注文書をOCRで読み込みデジタル化することに成功。取引先の業務を変えずにどのように受注処理を改善したのか。バックオフィス業務を取りまとめる担当者の方と情報システム課としてシステム構築に携わった担当者の方にお話を伺いました。

まとめ

注文書は、商品やサービスの発注に欠かせない書類です。法律で定められた決まりこそありませんが、だからこそ省略せずにきちんと発行・送付しましょう。
郵送やFAX、メールと交付方法はさまざまですし取引先に合わせて対応する必要もあるため、記載内容や交付方法をきちんと理解することが大切です。帳票関連の電子化をサポートするツールも流通しているので、それらを導入しつつ業務効率化を目指してみてはいかがでしょうか。

帳票類の電子化、ペーパーレス化を検討している方は、ぜひJBアドバンスト・テクノロジー株式会社へご相談ください。

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